Tugas dan tanggung jawab terpenting dari manajer proyek | #25 Memulai manajemen proyek

Manajer Proyek (PM) seperti CEO dalam skala yang lebih kecil, berpikir strategis tentang proyek yang sedang berlangsung dan menempatkannya dalam perspektif kegiatan seluruh organisasi. Tugas mereka bersifat interdisipliner. Meskipun mereka tidak harus menjadi ahli dalam menjalankan bisnis atau di bidang yang berkaitan dengan proyek, mereka harus memiliki pengetahuan umum tentangnya. Sementara itu, adalah spesialis yang merupakan anggota tim proyek yang akan mengusulkan solusi terbaik, Manajer Proyek harus memahami mengapa solusi tersebut adalah yang terbaik. Jadi, apa saja tugas dan tanggung jawab utama Manajer Proyek?

Tugas dan tanggung jawab Manajer Proyek – daftar isi:

1. Pengantar
2. Perencanaan dan organisasi
3. Persiapan anggaran
4. Pemantauan proyek
5. Mendukung tim
6. Komunikasi dengan pemangku kepentingan
7. Ringkasan
8. Lihat perangkat lunak kami untuk manajemen proyek

Pengantar

Manajer Proyek tidak mengelola orang tetapi proyek. Oleh karena itu, dia harus selalu ingat bahwa tim terdiri dari spesialis yang melakukan pekerjaan mereka sebaik mungkin. Tugas PM adalah memfasilitasi pelaksanaan kegiatan ini dan memberikan arahan. Oleh karena itu, PM harus:

• Hindari manajemen mikro – menginstruksikan anggota tim tentang cara melaksanakan tugas mereka,
• Memberikan kebebasan untuk memilih cara menyelesaikan masalah,
• Kelola tanggung jawab – mencocokkan ruang lingkup tugas dengan kemampuan masing-masing anggota tim.

Namun, tugas apa saja yang merupakan bagian dari tanggung jawab Manajer Proyek?

Perencanaan dan organisasi

Manajemen waktu dalam proyek terdiri dari tugas-tugas termasuk perencanaan dan mengorganisir pelaksanaan tugas. Perencanaan adalah salah satu bagian dari siklus hidup proyek, yang, meskipun dalam proporsi yang berbeda, merupakan bagian integral dari setiap tahap proyek. Tapi, seperti apa perencanaan sebagai bagian harian dari tugas Manajer Proyek, yaitu, dari sisi praktis?

Aspek krusial dari perencanaan adalah penggunaan perangkat lunak manajemen proyek yang efisien. Pertama, ini termasuk menyusun daftar tugas yang harus dilakukan dan memprioritaskannya. Terkait dengan tugas terakhir adalah tugas kunci kedua dari PM – mengorganisir pekerjaan.

Ini melibatkan tidak hanya memilih tugas yang paling mendesak untuk dilakukan, tetapi juga memastikan bahwa tugas tersebut diselesaikan tepat waktu dan bahwa semua anggota tim memiliki beban kerja yang seimbang. Ini akan menghindari kemacetan. Organisasi yang tidak tepat dari pekerjaan tim mengakibatkan satu orang bertanggung jawab atas jumlah tugas yang tidak wajar. Penumpukan tanggung jawab menyebabkan pekerjaan anggota tim lainnya terhenti, dan kemajuan proyek melambat atau bahkan berhenti.

Pastikan untuk menyesuaikan kompleksitas program yang Anda gunakan atau untuk bervariasi dalam aplikasi fungsinya sesuai dengan spesifikasi proyek yang ada. Lagipula, jumlah kemungkinan tidak selalu berarti manajemen yang lebih baik. Kami merekomendasikan untuk tetap pada prinsip Lean dan mengadopsi hanya fungsi-fungsi yang meningkatkan kemampuan tim atau menyediakan data yang diperlukan untuk menilai kemajuan proyek. Meskipun data yang disajikan dengan indah dapat menggoda pemangku kepentingan, tidak ada gunanya menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengumpulkannya jika hanya untuk tujuan itu.

Persiapan anggaran

Manajer Proyek menetapkan anggaran selama fase perencanaan proyek. Ini disebut dalam PMBOK sebagai:

“Estimasi yang disetujui untuk proyek atau komponen struktur rincian kerja atau aktivitas terjadwal.” (Estimasi yang disetujui untuk proyek atau komponen struktur rincian kerja (WBS) atau aktivitas terjadwal.)

Menyiapkan anggaran dan mengontrol pengeluaran dalam proyek bukanlah tugas yang mudah. Meski pengeluaran direncanakan dengan cermat, perubahan akan diperlukan untuk hampir setiap proyek yang dilaksanakan. Oleh karena itu, anggaran proyek yang direncanakan dengan baik mengasumsikan minimum 10-15% untuk pengeluaran tak terduga. 20% dari semua biaya dianggap sebagai ambang batas yang aman, tetapi ada proyek di mana perubahan anggaran bahkan lebih tinggi.

Untuk mencegah penyimpangan yang berlebihan dari pengeluaran yang direncanakan, maka perlu tidak hanya merencanakan dengan cermat dengan mempertimbangkan pengeluaran yang paling mungkin. PM juga harus memberikan perhatian yang cukup untuk memantau pengeluaran dalam proyek yang sedang berlangsung agar dapat bereaksi tepat waktu, misalnya, terhadap perubahan harga.

Pemantauan proyek

Set lain yang penting dari tanggung jawab Manajer Proyek adalah pemantauan proyek. Ini memungkinkan kita untuk secara bijaksana menangani risiko, mengantisipasi, dan merespons perubahan secara proaktif.

Namun, pemantauan tidak hanya tentang melacak risiko yang muncul. Tanggung jawab Manajer Proyek untuk memantau proyek juga mencakup:

• Mencatat statistik tentang kemajuan tugas,
• Kecepatan pelaksanaan anggaran,
• Kontrol dan optimisasi alur kerja.

Tujuan dari semua tanggung jawab pemantauan Manajer Proyek adalah untuk mengoptimalkan kegiatan sehingga proyek dilaksanakan sesuai rencana, serta untuk belajar bagaimana proses yang berulang dalam banyak proyek berjalan dan berubah.

Mendukung tim

Tanggung jawab Manajer Proyek mencakup membentuk tim, mengorganisir dan mengoordinasikan pekerjaannya, tetapi juga mengakhiri kerjasama dengan mereka yang tidak melaksanakan tugas mereka dengan memuaskan.

Ketika membentuk tim, PM harus memastikan bahwa anggota-anggotanya bersama-sama memiliki semua keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek. Tetapi juga, pastikan ada pembagian tanggung jawab yang jelas dan transparansi dalam tim.

Ingatlah bahwa Manajer Proyek tidak harus, dan bahkan tidak bisa, menjadi ahli di bidang yang diwakili oleh setiap peserta proyek. Mereka bertanggung jawab untuk mendukung para ahli dalam pekerjaan mereka dan memastikan bahwa metode pelaksanaan proyek dipahami dan efektif, serta bahwa alur kerja tim dioptimalkan.

Komunikasi dengan pemangku kepentingan

Area lain dari tugas yang dilakukan oleh Manajer Proyek adalah komunikasi dengan pemangku kepentingan. Tugas kunci adalah memilih informasi untuk disampaikan kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat – yaitu, untuk mengoptimalkan saluran komunikasi, serta memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memahami pesan yang disampaikan kepada mereka mengenai proyek. Ini bisa sangat penting dalam kasus tugas yang secara teknis kompleks atau sangat khusus yang relevan dengan proyek secara keseluruhan.

Dialah PM yang mengadakan pertemuan berkala dengan pemangku kepentingan dan menyiapkan laporan. Terkadang ini dalam bentuk email singkat, dan terkadang dalam bentuk dokumen multipage yang berisi data dan analisis yang mendetail.

Perlu diingat bahwa peran perwakilan PM tidak selalu menyenangkan. Terutama pada saat mereka harus menyampaikan informasi negatif tentang proyek kepada pemangku kepentingan. Saat inilah keterampilan interpersonal yang baik akan sangat berguna.

Ringkasan

Manajer Proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan mengawasi pelaksanaan proyek. Tugas utamanya meliputi:

• Membuat rencana pelaksanaan proyek dan mengorganisir pelaksanaan tugas,
• Menentukan anggaran proyek,
• Memantau – pengeluaran, risiko, dan potensi masalah,
• Organisasi pekerjaan tim proyek
• Komunikasi dengan pemangku kepentingan dan pelaporan

Oleh karena itu, Manajer Proyek harus memiliki berbagai kompetensi yang luas – baik yang bersifat khusus maupun interpersonal. Dia juga harus mengenal metodologi manajemen proyek seperti Waterfall, Agile, dan Scrum.

Lihat perangkat lunak kami untuk manajemen proyek:

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.