4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio | #24 Memulai manajemen proyek

4Ps manajemen memiliki banyak kesamaan – mereka memerlukan keterampilan organisasi dan interpersonal, serta fleksibilitas dan kemampuan untuk memotivasi tim. Tapi apa yang tersembunyi di balik empat huruf P?

4Ps manajemen – daftar isi:

1. Pengantar
2. 4Ps – Proyek, produk, program, portofolio
3. Manajemen proyek
4. Manajemen produk
5. Manajemen program
6. Manajemen portofolio
7. Ringkasan

Pengantar

Perusahaan kecil sering kali melaksanakan satu proyek atau menciptakan satu produk. Dalam kasus seperti itu, ini adalah satu-satunya tujuan organisasi. Namun, ketika perusahaan tumbuh, strateginya memerlukan pandangan yang lebih luas untuk masa depan dan tujuannya beragam, maka penting untuk mempertimbangkan bagaimana cara terbaik untuk mengatur manajemen proyek agar pelaksanaannya seefisien mungkin.

4Ps – Proyek, produk, program, dan portofolio

4Ps merupakan singkatan dari kelompok tugas yang sedikit berbeda, sering kali saling terkait. Ini adalah:

• proyek
• produk
• program
• portofolio

Di bawah ini, mari kita lihat lebih dekat apa saja ini dan mengapa penting untuk mengetahui spesifikasinya saat merencanakan, mengorganisir tugas, dan mengeksekusi sebuah proyek.

Manajemen proyek

Setiap proyek dapat dilaksanakan secara independen. Ini juga dapat menjadi bagian dari program atau portofolio. Proyek memiliki awal dan akhir yang ditentukan, dan tujuannya adalah untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil unik lainnya.

Karakteristik ciri-ciri proyek meliputi:

• waktu mulai dan selesai yang ditentukan
• tujuan yang jelas
• tim sementara yang dibentuk khusus untuk melaksanakan tugas ini

Banyak Manajer Proyek menangani beberapa proyek secara bersamaan. Ini terutama berlaku untuk proyek yang termasuk dalam satu program atau portofolio. Tapi bagaimana proyek berbeda dari produk?

Manajemen produk

Manajemen produk berbeda dari manajemen proyek terutama karena tidak ada kerangka waktu yang ditetapkan. Manajer Produk harus memahami dengan baik produk yang mereka awasi dan merencanakan pengembangannya. Mereka menetapkan prioritas, menambahkan fitur baru, meningkatkan yang sudah ada, serta mengelola anggaran pengembangan produk dengan menyeimbangkan kemampuan perusahaan dan harapan pelanggan.

Kita dapat membedakan produk dari proyek dengan memikirkan produk sebagai objek fisik yang permanen. Ini karena produk mempertahankan identitas yang konstan meskipun mengalami penyesuaian. Sebuah produk bisa berupa smartphone yang berubah tergantung pada aplikasi yang terpasang dan bagaimana produk tersebut dipersonalisasi.

Berbeda dengan proyek, produk tidak memiliki siklus hidup yang ditentukan. Manajemen produk oleh karena itu ditandai dengan:

• perbaikan berkelanjutan sebagai respons terhadap kebutuhan pelanggan yang berubah
• kontinuitas
• perencanaan adaptasi
• bekerja dengan tim pengembangan produk yang permanen

Sebuah produk dapat dikembangkan melalui proyek – sementara dan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Kembali ke contoh smartphone, proyek pengembangan produk dapat mencakup pembaruan perangkat lunak untuk memudahkan penggunaan kamera di malam hari.

Manajemen program

Menurut PMBOK, program adalah:

Kumpulan proyek terkait, dan kadang-kadang program yang lebih kecil, yang dikelola bersama untuk membangun nilai yang tidak dapat diberikan dengan mengelola masing-masing secara terpisah. (Versi En: “Program. Proyek terkait, program anak perusahaan, dan aktivitas program yang dikelola secara terkoordinasi untuk memperoleh manfaat yang tidak tersedia dari pengelolaan mereka secara individu.”)

Manajemen proyek dan produk melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan tugas yang merupakan bagian dari profil organisasi dan mengarah pada pencapaian tujuan yang berguna bagi pelanggan atau perusahaan itu sendiri. Manajemen program, di sisi lain, melibatkan penentuan proyek mana yang perlu dilaksanakan dalam organisasi untuk mencapai salah satu tujuan strategis secara efektif dan tepat waktu. Ini adalah perencanaan jangka menengah yang memutuskan prioritas yang harus diberikan kepada setiap proyek, serta penentuan yang berkelanjutan tentang apa hubungan antara mereka seharusnya.

Mari kita pertimbangkan contoh Program “Cabang Perusahaan Baru”. Ini dapat terdiri dari:

• Proyek A, untuk memilih lokasi dan melengkapi kantor pusat baru
• Proyek B, untuk mempekerjakan tim di kota baru
• Proyek C, untuk mengorganisir pesta peresmian perusahaan
• Proyek D, untuk membangun basis pelanggan lokal

Di antara hal-hal lain, manajemen program harus mempertimbangkan waktu proyek A, B, dan C. Mengelola setiap proyek tanpa mengetahui status proyek lainnya bisa berakhir, misalnya, dengan mengorganisir pesta peresmian ketika renovasi kantor pusat belum selesai, atau… tim belum dipekerjakan.

Setiap proyek yang membentuk program dilaksanakan secara terpisah, dan hasilnya tergantung pada tugas yang dilakukan, yang membawa risiko yang berbeda. Oleh karena itu, perbedaan utama antara manajemen proyek dan program terkait dengan perspektif evaluasi hasil, dan pendekatan terhadap variabilitas. Ini adalah:

• Penerimaan asumsi ketidakpastian hasil
• Perlu adanya manajemen perubahan yang efektif
• Penyesuaian prioritas yang hati-hati terhadap status terkini setiap proyek
• Perspektif jangka panjang dalam mengevaluasi manfaat program.

Manajemen portofolio

Portofolio proyek adalah istilah yang digunakan sedikit lebih jarang daripada program tetapi pemisahan portofolio proyek dalam sebuah perusahaan sangat berguna ketika kita secara berkala melaksanakan proyek dengan sifat yang serupa. Penyelesaian proyek individu yang termasuk dalam portofolio tidak tergantung satu sama lain, seperti halnya dengan program.

Misalnya, untuk perusahaan yang mengembangkan perangkat lunak untuk smartphone, portofolio terpisah dapat berupa proyek yang melaksanakan:

• pembaruan, misalnya:
• pembaruan perangkat lunak kamera,
• pembaruan keamanan untuk melindungi dari berbagai jenis serangan,
• peningkatan perangkat lunak, misalnya:
• memungkinkan pengguna memilih skin dan ikon,
• menambahkan 3 fitur yang paling sering disarankan oleh pengguna,
• refactoring, misalnya:
• memperbaiki kode bagian modular dari aplikasi,
• menulis ulang kode yang memberikan beban paling berat pada perangkat.

Portofolio adalah kumpulan terpusat dari proyek dan program yang sedang berlangsung di sebuah perusahaan. Manajemennya terutama bertujuan untuk mencapai tujuan strategis organisasi. Seperti proyek dan program, portofolio harus merinci:

• tonggak – untuk memiliki gambaran yang jelas tentang sub-tujuan, pencapaiannya, dan rencana untuk mengatasi kegagalan,
• rencana manajemen risiko,
• pemangku kepentingan – yaitu, semua yang berkepentingan dengan status pelaksanaan portofolio

Namun, aspek terpenting dari manajemen portofolio proyek perusahaan adalah menetapkan skema prioritas. Ini memastikan bahwa semua proyek, produk, program, dan portofolio yang dilaksanakan dan direncanakan dalam perusahaan mendapatkan tempatnya dalam hierarki tugas yang harus diselesaikan.

Apa perbedaan antara 4Ps?

Manajemen masing-masing dari 4Ps – proyek, produk, program, dan portofolio – berbeda dalam beberapa hal. Perbedaan yang sangat penting adalah perbedaan dalam area subjek manajemen dan sifat tim.

Subjek manajemen dalam 4Ps berbeda karena tingkat detail tugas yang dilakukan dan kedekatannya dengan pelanggan.

Dalam kasus proyek, Manajer Proyek dan Manajer Produk mengawasi pelaksanaan tugas dan penciptaan solusi yang ditujukan langsung kepada pelanggan. Dalam kasus program, proyek terkait dan hubungan mereka adalah subjek manajemen. Dalam portofolio, manajemen berkaitan dengan semua program dan proyek dalam organisasi terkait dengan tujuannya, sehingga peran dan tugas Manajer Portofolio terletak paling jauh dari pelanggan.

Namun, tugasnya tetap harus berfokus pada hubungan antara misi organisasi, tujuan, dan kebutuhan klien.

Perbedaan antara 4Ps juga berlaku untuk tim. Dalam proyek, tim dibentuk untuk durasi proyek tertentu, sehingga pelaksanaan proyek sering kali hanya merupakan bagian dari tanggung jawab para peserta.

Situasinya berbeda dalam kasus produk – di sini tim permanen dibentuk, yang tugas utama dan sering kali satu-satunya adalah bekerja pada produk. Ini mengurangi risiko waktu henti antara proyek yang mengembangkan produk. Kebutuhan untuk transfer pengetahuan, yaitu implementasi anggota tim baru yang memakan waktu, juga lebih jarang terjadi.

Tim yang dikelola oleh Manajer Program dan Portofolio, di sisi lain, dibentuk oleh Manajer Proyek dan Produk dari seluruh organisasi, serta analis, konsultan, dan spesialis bisnis tingkat tinggi.

Ringkasan

4Ps terdiri dari manajemen proyek, produk, program, dan portofolio. Manajemen masing-masing berbeda dalam detail, sifat tim, dan tanggung jawab.

Proyek adalah usaha yang mendasari, terikat waktu dengan durasi dan tujuan tertentu. Produk dapat dikembangkan melalui proyek, tetapi tidak memiliki siklus hidup yang ditentukan dan pengembangannya sangat terkait dengan harapan pelanggan. Program adalah kumpulan proyek terkait dari berbagai jenis yang melayani tujuan bersama. Portofolio dapat didefinisikan sebagai kumpulan proyek dari jenis yang sama, dilaksanakan secara siklis atau paralel, yang berfungsi untuk menyelaraskan semua Ps lainnya dengan tujuan strategis organisasi dengan cara yang terbaik.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.