8 cara menghemat waktu terbaik untuk pekerja kantor

Apakah Anda pernah tertinggal dari jadwal dan harus bekerja lembur? Apakah Anda pernah berjanji kepada seseorang bahwa Anda akan menyelesaikan bagian Anda dari proyek pada hari tertentu, tetapi pada kenyataannya tidak ada yang terwujud? Apakah Anda pernah berpikir tentang fakta bahwa Anda perlu mencari cara untuk menghemat waktu Anda di tempat kerja agar Anda dapat lebih fokus pada tugas prioritas Anda dan, yang terpenting, menyelesaikannya tepat waktu? Lihatlah daftar penghemat waktu terbaik kami untuk pekerja kantor. Baca terus.

Penghemat waktu untuk pekerja kantor – daftar isi:

1. Ambil istirahat secara teratur
2. Matikan notifikasi media sosial
3. Konsentrasikan pada satu tugas pada satu waktu
4. Delegasikan
5. Gunakan teknik Pomodoro
6. Rencanakan hari Anda
7. Belajar
8. Gunakan alat
9. Ringkasan

Ambil istirahat secara teratur

Saya yakin Anda sekarang bertanya-tanya bagaimana mengambil istirahat secara teratur – yang dalam praktiknya “mengambil” waktu – akan membantu Anda menghematnya. Anda harus ingat bahwa tidak ada yang bisa produktif selama 8 jam kerja – terutama jika mereka tidak mengambil istirahat. Otak kita perlu istirahat, mata kita perlu jeda dari layar, dan otot kita perlu setidaknya sedikit bergerak.

Bangkitlah, ambil beberapa langkah, bicaralah dengan seseorang, dan kemudian kembali ke tugas yang sedang dikerjakan. Aturan ini juga berlaku untuk satu istirahat makan siang yang lebih lama – tubuh perlu makan untuk menjadi lebih produktif, jadi terlepas dari beban kerja Anda, jangan menyerah pada satu makanan sehat yang lebih besar.

Perlu juga dicatat bahwa mengambil istirahat “sesekali” bukanlah praktik yang baik – setiap kali Anda pergi untuk mengambil kopi, merokok, atau pergi ke ruangan sebelah untuk bertanya kepada rekan tim tentang pertanyaan yang penting bagi Anda, Anda kehilangan konsentrasi dan ketika Anda kembali, Anda harus mencoba untuk fokus lagi, yang memakan waktu satu menit lagi.

Untuk alasan ini, adalah ide yang baik untuk mengambil istirahat secara teratur, misalnya, setiap jam pada waktu yang sama. Lebih dari itu, pengaturan semacam itu akan memotivasi Anda – Anda akan ingin menyelesaikan tugas yang telah Anda mulai sebelum istirahat, sehingga dalam praktiknya Anda akan menyelesaikannya lebih cepat.

Matikan notifikasi media sosial

Gangguan terbesar di tempat kerja adalah ponsel pribadi Anda. Setiap gangguan dari tugas yang sedang dikerjakan, seperti mengambil istirahat kapan saja, berdampak negatif pada fokus Anda dan meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Jika Anda benar-benar ingin menghemat waktu di tempat kerja, kirim pesan pribadi hanya selama istirahat yang ditentukan.

Konsentrasikan pada satu tugas pada satu waktu

Apakah Anda memiliki satu tugas yang sangat penting untuk dilakukan, dan pada saat yang sama Anda menerima email, seorang rekan meminta Anda untuk membantu mereka, dan seorang spesialis HR mengirim pesan kepada Anda di messenger instan perusahaan? Jangan terganggu – salah satu dari hal-hal ini bisa menunggu sampai Anda menyelesaikan tugas yang sudah Anda mulai.

Matikan notifikasi dari kotak masuk email Anda dan periksa hanya pada waktu yang ditentukan (misalnya, ketika Anda tiba di tempat kerja atau di akhir hari). Pesan tidak perlu dijawab segera (kecuali untuk yang penting bagi Anda karena tugas tertentu) – dan selalu memakan banyak waktu untuk memeriksanya.

Delegasikan

Anda tidak selalu harus melakukan semuanya sendiri – bahkan jika Anda berpikir Anda satu-satunya yang bisa melakukan tugas dengan baik. Ketika bekerja dalam tim, Anda seharusnya memanfaatkan fakta bahwa seorang rekan memiliki lebih banyak waktu dan bisa mengambil alih tugas Anda. Tidak ada salahnya meminta bantuan – dan tidak memberikan tugas adalah cara yang sempurna untuk membuang waktu Anda di tempat kerja.

Gunakan teknik Pomodoro

Apakah Anda pernah mendengar tentang teknik Pomodoro? Ini adalah metode manajemen waktu yang berdasarkan pada 25 menit kerja fokus yang dipisahkan oleh istirahat lima menit. Setiap interval kerja disebut pomodoro. Ini dirancang untuk membantu Anda tetap fokus. Bagaimana cara menggunakannya? Pilih tugas yang perlu Anda selesaikan, atur timer selama 25 menit, kerjakan tugas tersebut, dan ketika alarm berbunyi, ambil istirahat lima menit. Setelah empat pomodoro, ambil istirahat 20-30 menit.

Rencanakan hari Anda

Tidak ada yang lebih baik daripada merencanakan tugas yang harus dilakukan sebelumnya. Dengan cara ini, Anda tidak membuang waktu berpikir tentang apa prioritas Anda saat ini, rapat apa yang perlu Anda ikuti pada hari tertentu, dan tugas mana yang harus Anda mulai. Beberapa menit yang dihemat karena Anda bisa langsung bekerja? Bagaimana dengan itu!

Belajar

Dalam pekerjaan sehari-hari Anda, Anda pasti menggunakan Microsoft Office dan solusi lain yang dirancang untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Tapi apakah Anda yakin Anda telah mempelajari potensi penuhnya? Bahkan jika jawaban untuk pertanyaan ini tampak “ya”, kenyataannya, sebagian besar aplikasi yang Anda gunakan setiap hari memiliki banyak fungsi lebih dari yang pernah Anda kenal.

Jadi cobalah untuk menemukan setidaknya beberapa yang akan memudahkan pekerjaan Anda – dalam kasus Powerpoint, misalnya, itu bisa menjadi fungsi desain (yang menyarankan pengaturan teks dan grafik di slide dan mempercepat pembuatan presentasi), di Word kemungkinan untuk melacak perubahan dalam dokumen tertentu, dan di Excel pemformatan bersyarat (menyajikan data dengan warna untuk meningkatkan analisisnya).

Gunakan alat

Alih-alih membuang waktu mencari ikon aplikasi tertentu di layar Anda atau masuk ke setiap layanan secara terpisah, Anda dapat menggunakan alat yang menawarkan berbagai fungsi di satu tempat. Alat semacam itu adalah Firmbee, sistem komprehensif untuk mengelola proyek dan tim perusahaan. Firmbee dirancang untuk banyak industri, dari HR hingga penjualan hingga TI. Pengguna dapat melacak kemajuan proyek, mengatur tugas, merekrut karyawan, dan memantau keuangan – semuanya menggunakan satu platform.

8 penghemat waktu teratas – ringkasan

Seperti yang Anda lihat, ada banyak cara untuk menghemat waktu di tempat kerja. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mencari tahu tugas apa yang memakan sebagian besar waktu Anda. Beberapa orang mungkin menghabiskan berjam-jam setiap hari di email, misalnya. Setelah Anda mengetahui apa yang membuang waktu Anda, cobalah untuk menyingkirkannya dan menggantinya dengan sesuatu yang lebih produktif.

Anda baru saja membaca tentang 8 penghemat waktu teratas di tempat kerja. Baca juga: Gamifikasi dalam rekrutmen

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.