Manfaat membuat rencana komunikasi

Di sini, solusi terbaik yang mungkin melibatkan pembuatan rencana komunikasi berdasarkan berbagai jenis analisis, diikuti dengan implementasinya dan pembaruan secara berkala. Di bawah ini kami menjelaskan secara rinci apa itu rencana komunikasi dan manfaat apa yang dapat dibawanya bagi perusahaan.

Apa itu rencana komunikasi?

Rencana komunikasi perusahaan adalah dokumen terperinci yang merupakan bagian integral dari strategi pemasaran yang diterapkan. Ini menggambarkan bagaimana perusahaan akan menciptakan pesannya secara eksternal (dan kadang-kadang secara internal kepada karyawan – tergantung pada ukuran dan operasi organisasi, misalnya) di semua saluran yang dijalankannya (situs web, media sosial, grup tematik, buletin, tempat offline, dll.).

Penggunaannya bertujuan untuk memastikan komunikasi informasi yang konsisten dan efektif kepada berbagai kelompok pemangku kepentingan. Dengan cara ini, ia membantu, antara lain, membangun merek, menjangkau dan membangun hubungan dengan audiens, serta mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan.

9 elemen penting dari rencana komunikasi

Bagaimana tepatnya pembuatan rencana komunikasi berlangsung akan tergantung pada kebutuhan individu organisasi. Namun, Anda akan menemukan elemen-elemen umum ini di sebagian besar:

• Analisis situasi saat ini – termasuk presentasi tentang bagaimana pesan kepada dunia luar telah dibangun sejauh ini dan hasil apa yang telah dihasilkan, serta identifikasi tantangan dan peluang kunci di area yang ditunjukkan.
• Tujuan – hasil yang ingin dicapai perusahaan,
• Strategi merek – menguraikan misi merek, visi, kepribadian, nada, nilai-nilai, dan isu lainnya yang mempengaruhi bagaimana merek ingin membangun pesannya.
• Analisis pesaing – bagaimana pemain lain di industri menjalankan saluran mereka.
• Target audiens dengan saluran jangkauan – deskripsi yang menunjukkan siapa yang menjadi target perusahaan dengan pesannya dan di mana ia akan hadir untuk menjangkau pelanggannya.
• Strategi anti-krisis – mendefinisikan bagaimana bertindak dalam krisis (yaitu, munculnya kebocoran data dari perusahaan), di mana perlu mengambil sikap publik.
• Jadwal kegiatan – indikasi tentang kegiatan apa dan kapan akan dilakukan (yang mencakup, antara lain, kampanye yang dilaksanakan, pos yang diterbitkan di media sosial, kemitraan yang dibentuk, dll.).
• Anggaran – jumlah uang yang harus dibagi dan dialokasikan untuk pelaksanaan kegiatan yang tertulis.
• Alat evaluasi – untuk menentukan bagaimana efektivitas kegiatan yang dilaksanakan akan diukur.

Manfaat pembuatan rencana komunikasi

Ketiadaan strategi jangkauan yang tepat dapat mengakibatkan pesan yang kacau dan kadang-kadang juga bertentangan, yang pada akhirnya melemahkan citra perusahaan sambil mempengaruhi kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis. Di bawah ini kami menunjukkan manfaat terpenting yang diberikan oleh pengembangannya kepada perusahaan yang beroperasi di berbagai industri:

• Menjamin konsistensi pesan – membantu membangun citra perusahaan yang tepat (konsisten dengan nilai, misi, visi, kepribadian, dll.) di semua tingkat dan melalui berbagai saluran,
• Meningkatkan kesadaran – memungkinkan Anda menjangkau berbagai kelompok target dengan lebih efektif, menghasilkan kesadaran merek yang lebih besar dan peningkatan jangkauan pesan,
• Menyesuaikan pesan dengan audiens target – berkat analisis yang tepat, dimungkinkan untuk mengetahui kebutuhan dan harapan konsumen dan, akibatnya, menyesuaikan pesan Anda dengan mereka (menawarkan mereka nilai), yang meningkatkan pengenalan dan membangun kepercayaan pelanggan terhadap merek,
• Kesiapan krisis – rencana komunikasi yang disusun dengan baik mencakup strategi manajemen krisis yang memungkinkan respons cepat dan efektif terhadap situasi yang tidak terduga, meminimalkan konsekuensi negatif yang mungkin terjadi,
• Penghematan sumber daya – rencana membuat kegiatan komunikasi lebih terorganisir dan efisien, menghemat waktu staf dan sumber daya lain yang diperlukan.
• Peningkatan penjualan – akibatnya, semua manfaat di atas mengarah pada fakta bahwa (berkat pesan yang lebih baik kepada pelanggan) perusahaan dapat menjual lebih banyak.

Ringkasan

Membuat rencana komunikasi yang disesuaikan, mengimplementasikannya, kemudian mengembangkan dan memperbarui tentu memerlukan banyak waktu dan usaha. Namun, Anda harus menganggapnya sebagai investasi yang dapat memberikan banyak manfaat (terutama dalam hal membangun hubungan dengan audiens kunci) dan meningkatkan kesuksesan perusahaan di lingkungan bisnis yang semakin kompetitif.

Perlu diingat bahwa pembuatan rencana komunikasi terjadi lebih dari sekali karena ini adalah alat yang memerlukan pembaruan secara berkala (misalnya, setahun sekali), terutama dalam hal tujuan dan apakah kebutuhan serta harapan audiens target (serta situasi pasar) berubah. Juga penting apakah kegiatan yang dilaksanakan mencapai hasil yang diharapkan – jadi jangan lupa untuk menjalankan evaluasi rencana dan menarik kesimpulan positif dan negatif darinya.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.