Acara integrasi virtual dan acara perusahaan. Bagaimana cara merencanakan dan melaksanakannya?

Namun, periode lockdown menunjukkan namu bahwa berbagai jenis acara – seperti acara integrasi, konferensi, atau pelatihan – juga dapat dilakukan secara online. Dalam banyak hal, perencanaan acara semacam itu mirip dengan pekerjaan di tempat, tetapi memerlukan pertimbangan beberapa faktor tambahan. Di bawah ini kami menjelaskan 4 langkah utama yang harus diambil untuk melaksanakan acara integrasi dalam bentuk ini.

Menentukan tujuan, kelompok sasaran, dan anggaran untuk acara integrasi

Membangun hubungan antar karyawan, merayakan kesuksesan perusahaan, menjalin kontak bisnis baru? Sebelum memulai tindakan apa pun dalam organisasi, sangat penting untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai, yang akan menentukan siapa yang akan berpartisipasi (usia, minat, posisi). Karena itu, pendekatan perencanaan acara untuk karyawan (biasanya dalam bentuk acara integrasi) berbeda dengan ketika kita ingin bertemu dengan klien, kontraktor, atau mitra bisnis.

Selanjutnya, penting juga untuk mempertimbangkan anggaran yang tersedia. Meskipun acara perusahaan online, virtual tidak semahal yang tradisional, mereka masih dapat memerlukan beberapa pengeluaran (misalnya untuk platform, hadiah untuk peserta, honorarium untuk tamu – tergantung pada atraksi yang direncanakan).

Coba Firmbee secara gratis!

Memilih alat yang tepat

Setelah menentukan hal-hal di atas, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya, yaitu memilih platform yang tepat untuk melaksanakan acara integrasi atau acara lainnya. Ini memerlukan analisis tentang opsi yang tersedia (di antara yang seperti Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting, atau platform khusus untuk organisasi acara virtual seperti Hopin atau Remo). Selanjutnya, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan alat yang sehari-hari berfungsi sebagai komunikasi untuk karyawan, atau memilih solusi baru.

Penting untuk memilih solusi yang menyediakan kualitas gambar dan suara yang tinggi, serta memungkinkan interaksi antara peserta, tetapi yang terpenting, akan siap untuk menangani beban yang lebih besar (misalnya 100 orang atau lebih sekaligus).

Menyusun program acara integrasi

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah menyusun rencana acara yang menarik bagi peserta. Tergantung pada jenis acara yang Anda pilih (acara integrasi, pertemuan jaringan dengan mitra, dll.), penting untuk memilih atraksi yang sesuai seperti:

• presentasi dan lokakarya yang memungkinkan untuk memperluas pengetahuan dan memperkuat keterampilan,
• permainan dan aktivitas yang merupakan cara yang sangat baik untuk membangun hubungan selama hiburan,
• kompetisi dan kuis dengan kemungkinan untuk menguji pengetahuan dan keterampilan (sebaiknya dengan waktu dan elemen persaingan antara peserta dan memberikan hadiah di akhir untuk meningkatkan keterlibatan),
• lokakarya kreatif (dalam hal ini, ingatlah bahwa Anda harus menyediakan peralatan yang diperlukan untuk peserta di rumah mereka).

Melaksanakan acara

Sebelum acara integrasi virtual atau acara perusahaan lainnya, pastikan bahwa sebagai penyelenggara Anda memiliki infrastruktur teknis yang tepat, termasuk koneksi internet yang stabil dan perangkat komputer (headset, speaker, kamera yang berfungsi, dll.). Juga, atur uji coba teknis untuk menghindari masalah potensial. Pada hari acara, ingatlah untuk menyambut peserta di awal dan menjelaskan tujuan pertemuan, menggunakan berbagai bentuk aktivitas, serta melakukan istirahat secara teratur (Anda dapat menyediakan minuman dan makanan ringan yang dibayar oleh perusahaan selama waktu ini). Kunci untuk acara virtual yang sukses adalah keterlibatan peserta, berusaha mencapai tujuan, dan fleksibilitas dalam menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah – usahakan untuk menjaga hal ini sepanjang acara.

Acara integrasi dan acara perusahaan lainnya secara online – ringkasan

Dengan organisasi yang tepat, acara integrasi atau acara perusahaan lainnya dalam bentuk online dapat sama menarik dan efektifnya dengan yang tatap muka, meskipun tanpa diragukan lagi memerlukan pendekatan yang berbeda, terutama dalam hal meningkatkan kreativitas saat merencanakan atraksi. Namun, mereka terkait dengan lebih sedikit pekerjaan, dan karena itu memerlukan pengalokasian sumber daya yang lebih sedikit.

Namun, terlepas dari apakah Anda merencanakan acara online atau offline, Anda dapat mempermudah pelaksanaan semua tugas dengan menggunakan program manajemen proyek Firmbee. Di dalamnya, dengan bantuan papan kanban, Anda akan membagi semua tugas, membuat daftar yang harus dilakukan, menetapkan prioritas, untuk kemudian mengontrol pelaksanaan (dan anggaran) serta bertukar informasi dengan orang lain, memiliki semua yang paling penting di satu tempat.

Jika Anda menyukai konten yang kami buat, periksa juga: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.