Apa itu HRIS? Informasi penting

Apa itu HRIS? Teknologi baru semakin banyak digunakan di semua tingkat organisasi dalam sebuah bisnis. Mereka mendukung pelaksanaan dan fungsi yang tepat dari proses, sehingga meningkatkan efisiensi bisnis. Standar yang telah ditetapkan berkembang seiring dengan perubahan lingkungan dan kondisi, sehingga mempertahankan tingkat daya saing yang tinggi di pasar yang dinamis. Ini juga merujuk pada manajemen sumber daya manusia dan sistem HR yang mendukung kebijakan personel. Salah satu sistem tersebut adalah HRIS, yang digunakan untuk mengontrol pelaksanaan rencana dan tujuan HR serta mendukung kerja departemen HR. Baca terus.

Apa itu HRIS? – daftar isi:

1. Apa itu HRIS?
2. Dua pilar HRIS
3. Fungsi HRIS
4. Ringkasan

Apa itu HRIS

HRIS (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) adalah alat yang mengumpulkan dan memproses informasi karyawan dan prosedur personel. Ini adalah alat yang memungkinkan manajemen, kontrol, dan analisis. Sistem ini mengorganisir tugas dan proses personel serta mempertahankan catatan dan file yang memungkinkan pembuatan berbagai jenis laporan.

Informasi ditransfer dengan dua cara, dari organisasi ke karyawan dan kembali. Sistem ini secara signifikan mengurangi birokrasi dengan menghilangkan proses HR manual dan berbasis kertas. HRIS memiliki fungsi untuk mendukung rekrutmen dan akuisisi karyawan yang berharga, manajemen gaji, dan catatan waktu (ketidakhadiran singkat, cuti, perjalanan dinas).

Dua pilar HRIS

HRIS didasarkan pada dua elemen penting yang membentuk pilar dan fondasi manajemen sumber daya manusia suatu organisasi, sehingga memastikan peningkatan efisiensi secara keseluruhan. Ini adalah: struktur organisasi dan manajemen data karyawan.

Dari segi struktur organisasi, HRIS mencakup peran, fungsi, dan hierarki pelaporan. Sistem ini menentukan tanggung jawab dan memastikan fungsionalitas serta konsistensi operasional. Sumber daya paling berharga dari setiap organisasi adalah modal manusia.

Dengan proses otomatis yang mendukung rekrutmen, seleksi, dan adaptasi yang efisien, adalah mungkin untuk menarik staf profesional dan berkualitas. Menempatkan karyawan di posisi yang tepat dan dalam struktur yang tepat memungkinkan pencapaian tujuan strategis yang direncanakan.

Elemen kedua dari sistem HRIS adalah manajemen data karyawan. Pada tingkat ini, HRIS mirip dengan sistem CRM, yang berurusan dengan manajemen hubungan pelanggan. Dalam hal ini, bagaimanapun, ini merujuk pada hubungan antara pemberi kerja dan karyawan.

HRIS adalah semacam basis pengetahuan tentang karyawan, mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dalam hal data sensitif seperti data pribadi, alamat rumah, tanggal pekerjaan, riwayat pekerjaan, gaji, penghargaan, dan sanksi yang diterima. Informasi yang dikumpulkan adalah titik awal untuk pengembangan profesional individu karyawan dan perencanaan jalur karir.

Ini membantu mencocokkan pelatihan dengan kebutuhan aktual, sehingga meningkatkan kinerja. Selain itu, otomatisasi proses memungkinkan standarisasi dokumentasi, pelaporan, dan penggunaan fungsi layanan mandiri oleh karyawan.

Fungsi HRIS

HRIS terdiri dari dua pilar yang telah disebutkan sebelumnya. Namun, di dalam masing-masing dari mereka, kita dapat menggunakan berbagai fitur dan alat. Pilihan fungsi yang optimal tergantung pada ukuran organisasi dan kebutuhan HR-nya. Saat memilih sistem, ada dua faktor kunci yang perlu dipertimbangkan:

• Semua aspek manajemen sumber daya manusia harus tercermin dalam sistem yang dipilih. Harus ada solusi yang lengkap dan saling melengkapi untuk rekrutmen, orientasi karyawan, pelatihan, pengembangan, dan akses ke informasi HR.
• Sistem harus memastikan konsistensi antara departemen HR dan keuangan. Menggabungkan modul HR dan keuangan secara signifikan mengurangi biaya tenaga kerja. Ini memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja yang dicapai sehubungan dengan gaji. Fungsi dan penggunaan sistem akan lebih mudah jika modul-modul yang disebutkan sebelumnya terhubung di satu platform dan berdasarkan satu teknologi.

Ringkasan

Kemajuan teknologi dan perkembangan digitalisasi telah memiliki pengaruh besar pada organisasi modern. Solusi TI baru ditujukan untuk memperlancar operasi bisnis dan mencapai tujuan strategis. Otomatisasi proses manajemen HR mengubah cara orang bekerja, mengurangi biaya, dan memfasilitasi kontrol.

Ini memiliki banyak manfaat, tetapi juga datang dengan risiko dalam hal hubungan interpersonal, terutama dehumanisasi di tempat kerja. Bekerja hanya berdasarkan sistem komputerisasi dapat menyebabkan perlakuan subjektif terhadap karyawan, tanpa memberi mereka kesempatan untuk mengekspresikan perasaan mereka, yang pada gilirannya dapat menyebabkan situasi yang menegangkan. Itulah sebabnya sangat penting untuk menerapkan sistem HRIS dengan benar, mempertimbangkan tahap adaptasi dan meyakinkan karyawan tentang manfaat otomatisasi kerja.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.