Bagaimana cara memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik? | #11 Memulai dengan manajemen proyek

Perangkat lunak manajemen proyek terbaik adalah yang tidak terlihat. Yang satu ini melakukan tugasnya tanpa menarik perhatian. Ini mudah digunakan dan mengandung semua fungsi yang diperlukan. Tapi apa saja fungsi “penting” ini? Baca terus untuk mengetahuinya!

Perangkat lunak manajemen proyek terbaik – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Template proyek
3. Tampilan
4. Integrasi
5. Area operasi
6. Ringkasan
7. Lihat perangkat lunak manajemen proyek kami

Bagaimana cara memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik? Pendahuluan

Sebelum kita melanjutkan untuk membahas perangkat lunak manajemen proyek tertentu, mari kita pertimbangkan fungsi apa yang harus dilakukannya. Kami telah membagi isu hari ini menjadi tiga bagian. Pertama, kita akan melihat tampilan yang ditawarkan dalam berbagai program. Kedua, kita akan mempertimbangkan integrasi yang diperlukan. Dan ketiga, kita akan melihat area operasi organisasi mana yang harus dicakup oleh perangkat lunak semacam itu.

Template proyek

Kebanyakan program memungkinkan Anda untuk mengelola beberapa proyek secara independen. Ini patut dicatat jika Anda berurusan dengan program atau portofolio proyek, dan jika PM di organisasi Anda menangani lebih dari satu proyek secara bersamaan, atau jika Anda menjalankan proyek dengan alur yang repetitif – maka sangat berharga untuk membuat template proyek sendiri yang dapat digunakan berulang kali.

Namun, jika Anda menggunakan program ini untuk pertama kalinya, atau ini adalah proyek kustom, Anda dapat menggunakan template bawaan. Mereka membuatnya jauh lebih mudah dan cepat untuk memulai proyek baru. Ini karena mereka membantu Anda memulai segera dalam lingkungan yang sudah siap, yang telah dikonfigurasi dan dirancang untuk manajemen proyek dalam, misalnya, metodologi Scrum atau Prince2.

Tampilan

Terlepas dari template atau metode yang dipilih, perangkat lunak manajemen proyek paling sering mencakup tampilan standar. Mereka menunjukkan aspek tertentu dari pelaksanaan proyek dengan jelas. Bagi kami, tampilan yang paling penting adalah:

• Garis waktu – yang dapat diskalakan untuk mencakup seluruh durasi proyek atau periode yang dipilih,
• Daftar tugas – untuk melihat tugas yang sedang berlangsung, baru saja diselesaikan, atau yang akan dilakukan segera,
• Kalender – agenda untuk menjadwalkan pertemuan dan kegiatan kelompok,
• Alat analitis – yaitu, grafik dan visualisasi data dari area tertentu pelaksanaan proyek dan beban kerja anggota tim individu untuk menghasilkan laporan,
• Tim – daftar orang yang terlibat dalam proyek dengan informasi kontak.

Integrasi

Saat memilih program manajemen proyek, perhatian sering kali kurang diberikan pada integrasi, yaitu, program dan aplikasi apa yang dapat digunakan dengan alat kita. Ini karena beberapa program manajemen, seperti Firmbee, adalah monolit. Ini adalah platform yang menyediakan dukungan komprehensif untuk semua tugas terkait proyek – dari daftar tugas dan catatan hingga penanganan faktur dan bahkan proses rekrutmen tim.

Namun, terkadang, program yang memfasilitasi manajemen proyek berfungsi sebagai sekumpulan yang disebut mikroservis, yaitu, sekumpulan modul yang bekerja sama yang dapat dihidupkan dan dimatikan. Dalam hal ini, integrasi terbukti sangat berguna. Ini dapat mencakup koneksi ke, misalnya:

• kalender eksternal (misalnya, Google atau Apple Calendar), memungkinkan, misalnya, untuk mengirim undangan pertemuan,
• komunikator – seperti Microsoft Teams, Zoom, atau Slack, memudahkan komunikasi tanpa harus menyalin atau memindahkan konten,
• pembaca berbagai format, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat isi dokumen atau file gambar,
• email – untuk menambahkan tugas langsung melalui email,
• alat penjualan untuk e-commerce, seperti Salesforce, Zoho Desk, dan Zendesk,
• cloud untuk menyimpan dan berbagi file proyek yang lebih besar
• alat keamanan dan otorisasi sangat penting terutama saat bekerja dari luar kantor dan memiliki koneksi Internet yang kurang aman,
• alat pelaporan khusus, seperti Power BI, Looker, atau Google Sheets, misalnya.

Saat memilih program tertentu, juga patut ditanyakan pada diri sendiri apakah itu hanya akan berfungsi di komputer atau apakah juga memiliki aplikasi seluler.

Area operasi

Area utama pelaksanaan proyek yang didukung oleh perangkat lunak adalah manajemen tugas dari waktu ke waktu, serta visualisasi anggaran. Namun, tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan, modul seperti:

• kontak – terutama jika pelaksanaan proyek mencakup kerja sama dengan freelancer atau beberapa perwakilan klien,
• kampanye – ketika kegiatan pemasaran atau penjualan merupakan bagian dari proyek,
• dokumen – ketika perlu untuk berbagi berbagai materi,
• sumber daya manusia – opsi yang sangat berguna ketika tim proyek sedang dibentuk atau staf perlu diperkuat selama pelaksanaan proyek,
• keuangan – selain status keseluruhan anggaran proyek, berguna untuk memiliki alat yang memungkinkan Anda mengumpulkan pengeluaran untuk berbagai tujuan, atau membandingkan penawaran produk dan layanan yang diperlukan untuk proyek.

Ringkasan

Fungsi penting yang harus dilakukan oleh perangkat lunak manajemen proyek adalah untuk memfasilitasi organisasi dan perencanaan kerja. Menggunakan template – baik yang bawaan maupun yang dibuat sendiri – membuatnya jauh lebih mudah untuk memulai. Dan tampilan yang jelas yang menggambarkan aspek tertentu dari pelaksanaan proyek membuat tugas sehari-hari lebih menyenangkan dan sederhana. Sementara itu, integrasi berarti bahwa kita dapat menggunakan perangkat lunak favorit kita dengan menggabungkannya dengan yang kita gunakan untuk mengelola proyek. Kecuali, tentu saja, itu cukup canggih untuk menggabungkan modul yang memungkinkan komunikasi, manajemen keuangan, dan SDM.

Lihat perangkat lunak manajemen proyek kami:

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.