Cara mengatasi masalah besar dalam manajemen proyek

Perubahan besar dalam organisasi kerja dan manajemen bisnis yang diprakarsai oleh pandemi tidak melambat sedikit pun pada tahun 2022. Namun, fermentasi ekonomi dan dinamika mungkin sebenarnya terbukti mendukung pelaksanaan proyek yang lancar. Hari ini, mari kita lihat lebih dekat isu-isu utama dalam manajemen proyek.

Isu dalam manajemen proyek – daftar isi:

1. Isu utama dalam manajemen proyek
2. Isu ruang lingkup proyek
3. Waktu pelaksanaan proyek
4. Fleksibilitas tindakan
5. Ringkasan

Isu utama dalam manajemen proyek

Menurut laporan Pulse of the Profession, persentase proyek yang diselesaikan secara efisien lebih tinggi: mencapai tujuan mereka, tetap dalam anggaran dan waktu penyelesaian yang direncanakan. Di sisi lain, lebih banyak proyek dibatalkan pada tahun 2021 dibandingkan tahun-tahun sebelumnya.

Oleh karena itu, kita akan memeriksa yang berhasil untuk belajar dari yang terbaik. Apa isu utama yang berkaitan dengan manajemen proyek-proyek ini? Dan bagaimana kita akan mencoba menyelesaikannya hari ini?

Kita akan fokus hari ini pada tiga area utama yang menjadi perhatian dalam manajemen proyek. Ini adalah:

• ruang lingkup proyek
• waktu pelaksanaan proyek
• fleksibilitas tim

Isu ruang lingkup proyek

Masalah dalam mendefinisikan ruang lingkup proyek biasanya dimulai sejak awal. Bahkan sebelum asumsi-asumsinya sepenuhnya dijelaskan. Itulah sebabnya sangat penting untuk dengan hati-hati menggambar cetak biru proyek. Jangan terburu-buru dan luangkan banyak waktu untuk dengan hati-hati menjelaskan tujuan dan rencana tindakan sebelum menjadwalkan tugas.

Merupakan ide yang baik untuk menggunakan alat yang tepat untuk ini saat merencanakan ruang lingkup proyek serta membaginya menjadi epik atau benang yang dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat.

• Komunikasi dengan klien dan mitra

Untuk memastikan keberhasilan sebuah proyek, kelahirannya sangat penting. Suasana yang mendukung, presentasi yang meyakinkan dari asumsi-asumsi yang paling signifikan bersama dengan keterampilan negosiasi dan interpersonal dari manajer proyek dapat menentukan apakah proyek ditolak atau dilaksanakan.

Diskusi selanjutnya dengan klien dan pengambil keputusan lainnya adalah momen yang mengikat yang mendefinisikan ruang lingkup awal proyek.

• Fleksibilitas ruang lingkup alami versus creep ruang lingkup

Tapi mengapa kita berbicara tentang ruang lingkup “awal” dari sebuah proyek? Karena ruang lingkup yang direncanakan tidak akan pernah identik dengan ruang lingkup akhir.

Asumsi fleksibilitas alami dari ruang lingkup proyek adalah cara untuk menangani variabilitas ruang lingkup dan merupakan pendekatan yang realistis. Ini memungkinkan kerangka proyek untuk beradaptasi dengan kemampuan pengiriman yang sebenarnya dan kondisi bisnis yang berubah. Namun, variabilitas alami ini tidak boleh berlaku untuk asumsi kunci proyek.

Ketika asumsi kunci berubah dan ruang lingkup tugas yang harus dilakukan meluas, keberhasilan proyek dipertanyakan. Masalah ini disebut creep ruang lingkup. Istilah creep ruang lingkup berarti pertumbuhan proyek yang tidak terkontrol. Dan ini adalah momok bagi sepertiga dari proyek bisnis yang dilaksanakan.

• Sisi konten

Hambatan lain dalam manajemen proyek adalah mendefinisikan konten proyek. Seorang manajer proyek harus jujur menjawab pertanyaan: apakah saya tahu cukup tentang tugas yang ingin saya lakukan?

Jika jawaban untuk pertanyaan ini adalah tidak, maka tidak peduli seberapa maju proyek tersebut, perlu berkonsultasi dengan para ahli. Awalnya dengan mereka yang membentuk tim proyek. Namun terkadang saran dari ahli eksternal diperlukan.

Waktu pelaksanaan proyek

Bahkan manajer proyek yang sangat berpengalaman adalah optimis yang tidak dapat diperbaiki ketika datang ke waktu pelaksanaan proyek. Ini dibuktikan oleh statistik proyek besar yang diselesaikan. Pada tahun 2021 secara global 55% proyek diselesaikan tepat waktu. Ini adalah peningkatan 4% dibandingkan tahun sebelumnya. Namun, hasilnya masih belum memuaskan.

• Penundaan realistis

Penyelesaian proyek tepat waktu biasanya terhambat oleh waktu yang tidak realistis yang dialokasikan untuk tugas tertentu. Itulah sebabnya penting untuk menggunakan alat yang memungkinkan pengukuran statistik dari kecepatan pelaksanaan tugas yang sebenarnya dan membandingkannya dengan waktu yang dijadwalkan.

• Komunikasi tim

Tentu saja, waktu pelaksanaan proyek sangat terkait dengan ruang lingkup dan anggarannya. Namun, faktor penentu sering kali adalah efisiensi dan fleksibilitas tim.

Performa tim harus memenuhi persyaratan yang jelas dan dapat dipahami melalui delegasi tugas dan tanggung jawab yang sederhana. Sama pentingnya adalah transparansi dari saling ketergantungan dari setiap tahap pelaksanaan kerja, serta antrean tugas. Memperhatikan aspek-aspek komunikasi ini untuk mencegah kemunduran dalam waktu pelaksanaan proyek.

Fleksibilitas tindakan

Jalan sempit dan sumber kegagalan dalam manajemen proyek adalah kurangnya fleksibilitas yang dihasilkan dari berpegang pada jalur yang sudah dikenal. Ini sering mengarah pada penggunaan metode dan alat manajemen yang sudah teruji dan tidak cocok untuk proyek tertentu. Tapi bagaimana cara meningkatkan fleksibilitas Anda – sebagai manajer proyek – dan fleksibilitas seluruh tim?

• Agilitas

Tidak mengherankan bahwa fleksibilitas operasi dan pemecahan masalah yang melekat pada tim desain perangkat lunak kecil dan gesit telah mendapatkan pengakuan di seluruh dunia. Semakin sering, alat manajemen proyek dari industri TI menyebar ke industri lain ketika situasi memerlukan peningkatan fleksibilitas operasi.

• Komitmen dan pengorganisasian diri

Tim yang dikelola secara gesit dapat menunjukkan fleksibilitas yang besar. Di dalamnya, manajer terlibat langsung dalam proyek sering memberikan dan menerima umpan balik atas tindakan mereka. Dan anggota tim – setidaknya sampai batas tertentu – secara mandiri memilih tugas yang akan dilakukan. Semua itu membuat tim gesit terlihat mirip dengan model pengorganisasian diri.

Ringkasan

Kami telah mengkategorikan isu utama dalam manajemen proyek menjadi tiga kelompok. Yang pertama mencakup mendefinisikan, memahami, dan mempertahankan ruang lingkup proyek selama pelaksanaannya. Yang kedua adalah penjadwalan tugas proyek. Yang ketiga adalah mempertahankan fleksibilitas dalam manajemen tim dan terus beradaptasi dengan kondisi yang berubah.

Cara terbaik untuk menangani isu-isu ini adalah tetap terupdate – dengan jadwal dan pengetahuan Anda, dengan metode manajemen Anda, dengan tim Anda, dan dengan perangkat lunak yang memudahkan pengelolaan proyek yang sangat kompleks sekalipun.

SUMBER STATISTIK: Pulse of the Profession 2021

Baca juga:Tonggak proyek

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook dan Twitter.