Bagaimana cara merencanakan manajemen perubahan di sebuah perusahaan?

Apa itu manajemen perubahan dalam sebuah perusahaan?

Manajemen perubahan adalah proses yang melibatkan perencanaan dan penerapan metode operasi baru dalam sebuah perusahaan. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa perubahan tidak terbatas pada posisi atau departemen individu, tetapi harus mempengaruhi seluruh struktur organisasi.

Tujuan dari strategi ini adalah untuk mengorganisir dan menghadapi berbagai tantangan yang dihadapi banyak perusahaan.

Manajemen perubahan dalam sebuah perusahaan – kapan harus diterapkan?

Kita dapat membedakan beberapa premis di mana sebaiknya memulai proses perubahan, atau ketika itu tidak terhindarkan dan krusial untuk kelangsungan perusahaan. Ini akan menjadi, misalnya:

• Restrukturisasi atau penggabungan perusahaan;
• Transformasi dan perkembangan teknologi yang akan mengubah fungsi seluruh industri;
• Keinginan untuk meningkatkan efisiensi;
• Perputaran karyawan yang tinggi;
• Menerapkan strategi pengembangan baru;
• Memperkenalkan gaya manajemen baru – manajemen agile atau lean;
• Perubahan struktur organisasi.

Model manajemen perubahan Kotter

Model perubahan Kotter terdiri dari 6 langkah dan digunakan oleh pemimpin untuk berhasil menerapkan perubahan organisasi. Ini disajikan sebagai berikut:

1. Buat rasa urgensi

Langkah pertama adalah menciptakan kesadaran akan kebutuhan untuk berubah. Semua anggota tim perlu memahami bahwa perubahan diperlukan untuk perbaikan berkelanjutan perusahaan. Ini adalah aspek kunci yang menentukan keberlanjutan masa depan dari perubahan yang dilakukan. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengidentifikasi masalah dan peluang. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan melibatkan karyawan dan mendorong mereka untuk mendiskusikan masalah tersebut. Jelaskan alasan mengapa perubahan diperlukan saat ini untuk perusahaan. Anda juga dapat melibatkan orang luar yang terkait dengan industri Anda untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas.

2. Buat tim atau tunjuk individu yang bertanggung jawab atas proses manajemen perubahan

Penerapan langkah ini tergantung pada ukuran dan sumber daya organisasi Anda. Namun, sebagai aturan umum, disarankan untuk mendelegasikan tugas semacam itu kepada orang yang tepercaya yang Anda lihat memiliki kemampuan untuk memimpin seluruh proses. Dia harus berpengalaman dan akrab dengan fungsi seluruh organisasi, serta memiliki keterampilan kepemimpinan dan komunikasi.

3. Rumusan visi dan strategi untuk perubahan

Visi adalah bagian penting dari pengembangan strategi karena memudahkan pemahaman tujuan strategis perusahaan. Selain itu, visi harus terlihat di semua aspek perusahaan. Dengan cara ini, Anda dapat membangun komitmen dari tim Anda, serta mempengaruhi komunikasi eksternal dan ekuitas merek secara positif. Untuk lebih menggambarkan perubahan dan peningkatan di masa depan, Anda dapat menggunakan diagram alur proses.

4. Hilangkan hambatan dan tingkatkan motivasi

Di awal, Anda perlu mengetahui batasan (bottlenecks) yang dihadapi perusahaan. Proses bisnis mana yang menghasilkan kerugian dan mengurangi efisiensi tim? Cobalah untuk menemukan solusi untuk menghilangkan atau meminimalkan efek negatifnya. Selain itu, ingatlah untuk melibatkan dan memberi penghargaan kepada karyawan itu sendiri atas dukungan mereka terhadap perubahan. Pantau kemajuan, seperti dengan KPI.

5. Fokus pada tujuan jangka pendek dan rayakan keberhasilan kecil

Tetapkan tujuan yang dapat dicapai – ini sangat penting terutama pada fase awal penerapan perubahan, ketika tim mungkin cenderung meragukan dan cepat putus asa. Anda dapat menggunakan prinsip SMART untuk menetapkan tujuan strategis.

6. Pertahankan tingkat yang dicapai

Seringkali, tantangan nyata adalah menerapkan perubahan, sehingga menjadi bagian dari pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan di berbagai bidang bisnis. Oleh karena itu, analisis secara sistematis keberhasilan Anda dan aspek yang layak untuk diperbaiki. Dorong karyawan untuk berbagi ide mereka – mereka adalah orang-orang yang memiliki pengetahuan luas dan praktis tentang proses perusahaan. Mereka dapat melihat kekurangan di mana orang-orang di posisi lebih tinggi tidak melihatnya. Anda juga dapat melakukan benchmarking dan mengambil inspirasi dari pengalaman perusahaan lain.

Keuntungan dan kerugian manajemen perubahan

Apa saja keuntungan dan kerugian yang terkait dengan penerapan strategi manajemen perubahan dalam sebuah perusahaan? Mari kita cari tahu!

KEUNTUNGAN

• Pemahaman yang lebih baik tentang operasi perusahaan dan budaya organisasi oleh manajemen dan karyawan;
• Ini adalah titik awal yang baik untuk solusi baru yang inovatif;
• Meningkatkan motivasi anggota tim dalam pekerjaan sehari-hari mereka;
• Memungkinkan penghapusan proses yang tidak efisien;
• Meningkatkan kemampuan organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan;
• Memungkinkan perusahaan untuk tumbuh secara luas dan beradaptasi dengan perubahan dinamis di pasar;
• Menjamin konsistensi dalam operasi perusahaan.

KERUGIAN

• Seluruh proses dapat terhambat (namun, ingatlah bahwa setiap perubahan besar dalam cara Anda mengorganisir tidak boleh mendadak dan tidak dipertimbangkan);
• Jika Anda tidak mempertimbangkan pendapat karyawan Anda, mereka mungkin merasa enggan dan menolak perubahan. Dengan melakukan hal ini, Anda mencegah diri Anda untuk berhasil menerapkan strategi baru Anda;
• Penerapan perubahan juga dapat melibatkan pelatihan untuk karyawan, yang menghasilkan biaya tambahan.
• Teknik yang dipilih mungkin tidak disesuaikan dengan spesifikasi operasi perusahaan. Akibatnya, usaha dan kerja yang dimasukkan ke dalam proses akan terbukti tidak efektif.

Ringkasan

Manajemen perubahan dalam sebuah perusahaan adalah bagian integral dari pengembangan yang sukses dan adaptasi terhadap lingkungan bisnis yang berubah. Ini memerlukan pendekatan strategis, komunikasi yang efektif, keterlibatan karyawan, dan pemantauan kemajuan yang efektif. Ini adalah proses untuk memastikan adaptasi yang lancar dan mencapai hasil yang diinginkan dalam kondisi pasar yang sangat fluktuatif saat ini.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.