Bagaimana cara berkolaborasi dengan klien saat bekerja secara jarak jauh?

Namun, jenis perubahan ini tidak datang tanpa tantangannya, terutama karena kurangnya kontak langsung dengan mitra bisnis. Di bawah ini, kami menjelaskan cara bekerja dengan klien di era kerja jarak jauh yang luas untuk memastikan Anda mencapai hasil yang sama seperti sebelumnya.

Kontak konstan – dasar kolaborasi yang sukses dengan klien

Salah satu aspek terpenting saat bekerja dengan klien adalah menjaga komunikasi dengan mereka setiap saat sehingga mereka tahu kapan saja pada tahap mana pekerjaan berada, menerima jawaban atas pertanyaan segera atau tidak memiliki kekhawatiran tentang hasil akhir. Dalam kasus kerja jarak jauh, kontak langsung dapat dengan mudah digantikan oleh pertemuan online reguler (di aplikasi pesan instan yang dipilih), bertukar email, atau panggilan telepon.

Bagi kedua belah pihak, jenis kesempatan ini adalah kenyamanan yang cukup besar, karena menghemat waktu dan sumber daya finansial (misalnya, yang dihabiskan untuk perjalanan ke lokasi mitra) – sambil mencapai hasil yang sama. Dalam hal ini, akan sangat membantu untuk menetapkan tanggal tetap untuk pertemuan (misalnya, mingguan, dua mingguan, bulanan) tergantung pada kebutuhan dan bentuk kolaborasi dengan klien. Dengan cara ini, kontrol atas aktivitas terjamin bersama dengan umpan balik yang konstan.

Menetapkan tujuan bersama – untuk menjaga kepentingan kedua belah pihak dalam kolaborasi dengan klien

Untuk pekerjaan di lokasi maupun jarak jauh, penting untuk secara jelas mendefinisikan tujuan dan harapan kedua belah pihak. Oleh karena itu, sebelum bekerja dengan klien (dan mulai melaksanakan aktivitas), perlu untuk membahas secara mendalam persyaratan, ruang lingkup pekerjaan, dan hasil yang diharapkan – dan yang terpenting, tanggal penyelesaian dan tonggak pencapaian. Ini akan menghindari kesalahpahaman yang tidak perlu, memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan, dan memastikan bahwa produk akhir disampaikan sesuai harapan.

Untuk tujuan ini, ada baiknya, pertama, untuk secara teratur membagikan berbagai jenis dokumen, prototipe, atau mockup, sehingga satu pihak dapat melacak pekerjaan, dan pihak lainnya dapat menerima umpan balik yang konstan (saran untuk perubahan, persetujuan arah pengembangan, dll.) yang akan meningkatkan pelaksanaan aktivitas.

Alat online – untuk mempercepat proses yang dilaksanakan

Untuk memfasilitasi kolaborasi dengan klien saat bekerja jarak jauh, juga layak menggunakan alat manajemen proyek khusus (seperti Firmbee). Solusi semacam itu memungkinkan semua yang berwenang untuk melacak kemajuan pekerjaan, bertukar informasi, berkomunikasi, berbagi file, menjadwalkan pertemuan, dan melakukan beberapa proses lain untuk memperlancar kontak sehari-hari.

Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengelola jadwal proyek, menetapkan tugas, memantau pelaksanaannya, dan menjaga komunikasi yang berkelanjutan. Semua ini menjadi kenyamanan besar bagi semua yang terlibat dalam topik ini dan akan meminimalkan jumlah pertanyaan dan keraguan yang muncul.

Waktu respons cepat – untuk menginspirasi kepercayaan

Ingin memastikan kolaborasi yang efektif dengan klien secara jarak jauh, Anda juga harus ingat untuk berusaha tersedia untuk mitra Anda dan tidak menunda dalam menanggapi pesan mereka (dengan keseimbangan kerja-hidup, tentu saja). Jika Anda tidak dapat memberikan respons penuh segera, beri tahu mereka, memastikan bahwa Anda telah menerima pesan dan akan memberikan umpan balik secepat mungkin. Melakukannya akan memperkuat kepercayaan mitra Anda kepada Anda dan tim Anda serta meminimalkan kekhawatiran yang mungkin muncul tentang aktivitas yang sedang berlangsung.

Lebih dari itu, menunjukkan minat dan empati terhadap kebutuhan yang diindikasikan, mendengarkan dan memahami berbagai perspektif, serta menanggapi harapan (terutama terkait koreksi atau arahan untuk pengembangan lebih lanjut) membantu membangun hubungan yang langgeng. Mengingat sifat lingkungan jarak jauh, penting untuk mendekati aspek-aspek ini dengan perhatian dan kepedulian yang tepat.

Kolaborasi dengan klien – ringkasan

Berkolaborasi dengan klien saat bekerja jarak jauh bisa sama produktifnya dengan pekerjaan di lokasi yang melibatkan kontak tatap muka – selama Anda memastikan mitra Anda terawat dengan baik seperti sebelumnya (meskipun dalam bentuk yang berbeda). Anda pasti akan dibantu oleh berbagai jenis pesan instan dan alat yang telah dikembangkan dengan situasi seperti itu dalam pikiran (terutama memfasilitasi pembangunan hubungan jarak jauh).

Namun, ingatlah bahwa hal yang krusial adalah tetap fleksibel terhadap kebutuhan yang dilaporkan dan siap untuk beradaptasi dengan situasi yang berubah. Terus berusaha untuk meningkatkan proses Anda untuk memastikan layanan berkualitas – terlepas dari lokasi, bentuk kontak, dan cara Anda menjalankan tugas – adalah kunci untuk berkolaborasi secara efektif dengan klien.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.