Dampak departemen SDM dan pemimpin tim terhadap retensi dan keterlibatan karyawan

Tantangan dalam retensi karyawan

Perputaran karyawan adalah persentase karyawan yang meninggalkan organisasi dalam periode tertentu dan digantikan oleh orang baru. Ini bisa bersifat sukarela (seorang karyawan memilih untuk meninggalkan perusahaan dengan mengundurkan diri atau pensiun), atau tidak sukarela (seorang karyawan dipecat). Dalam kasus kedua, keputusan semacam itu sebagian besar disengaja dan dipandu oleh kepentingan organisasi.

Keputusan karyawan untuk secara sukarela meninggalkan pekerjaan mereka mungkin dipicu oleh berbagai faktor, misalnya, kepuasan kerja yang rendah, kurangnya peluang pengembangan karir, atau ketidakseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan. Dalam situasi seperti itu, perusahaan harus menghadapi risiko perputaran karyawan, seperti:

• penurunan produktivitas – sampai orang baru dipekerjakan, anggota tim lainnya mengambil alih tugas sebelumnya dari karyawan, atau pekerjaan ditunda.
• kualitas produk/layanan yang lebih rendah – efisiensi dan produktivitas tim yang berkurang, ditambah dengan kurangnya pengalaman karyawan baru, secara langsung menyebabkan penurunan kualitas produk.
• morale yang buruk – tingginya perputaran karyawan berdampak negatif pada lingkungan dan suasana di dalam organisasi – karyawan saat ini menghadapi beban kerja yang berlebihan, sementara karyawan baru sering kali kesulitan memahami tugas dan prosedur yang ada.
• merek yang lebih lemah – tingkat perputaran yang tinggi secara efektif menghalangi kandidat potensial untuk mengajukan lamaran untuk tawaran pekerjaan tertentu, sehingga departemen HR mungkin mengalami kesulitan dalam mengisi lowongan.

Strategi retensi karyawan

Mengingat risiko yang disebutkan di atas, retensi karyawan sangat penting. Retensi karyawan dapat didefinisikan sebagai kemampuan perusahaan untuk mempertahankan karyawan di dalam organisasi, yang telah kami tulis secara rinci dalam artikel: “Faktor-faktor yang mempengaruhi retensi karyawan.” Mari kita bahas strategi yang dapat Anda gunakan untuk mempertahankan karyawan di perusahaan Anda:

1. Meningkatkan proses rekrutmen dan seleksi

Sudah pada tahap rekrutmen, penting untuk menawarkan pekerjaan kepada kandidat yang dari perspektif perusahaan, akan menguntungkan untuk dipertahankan. Karyawan yang tidak cocok dengan baik mungkin gagal memenuhi harapan pemberi kerja. Akibatnya, mereka mungkin dipecat atau menghadapi kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja, mendorong mereka untuk pergi.

Namun, sulit untuk mengenal seorang kandidat dalam satu wawancara. Oleh karena itu, penting untuk mengorganisir proses rekrutmen multi-tahap, di mana akan mungkin untuk memverifikasi keterampilan pelamar secara menyeluruh, serta menilai kesesuaian mereka dengan budaya organisasi dan tim (misalnya melalui tes kepribadian).

2. Menawarkan peluang pertumbuhan

Ketika bekerja di perusahaan yang sama untuk waktu yang lama, seorang karyawan mungkin mencapai titik di mana mereka merasa telah mencapai potensi penuh mereka. Dan ini menimbulkan pertanyaan: “Apa selanjutnya?” Pada saat ini, mereka memiliki dua pilihan, baik untuk tetap pada peran yang sudah dikenal yang tidak lagi membawa mereka kebahagiaan dan kepuasan atau mencari tantangan baru di tempat lain.

Namun, mungkin untuk mencegah situasi seperti itu. Sebagai respons terhadap harapan karyawan, perusahaan dapat menawarkan manfaat seperti lokakarya, program pelatihan, atau akses ke kursus yang memungkinkan mereka untuk meningkatkan keterampilan profesional mereka. Namun, perlu dicatat bahwa tidak setiap karyawan mungkin tertarik untuk belajar. Meskipun demikian, kebutuhan akan pertumbuhan dapat dipenuhi, misalnya, dengan menawarkan promosi atau perubahan posisi.

3. Mendorong umpan balik dan komunikasi terbuka

Karyawan sendiri adalah orang yang paling memahami alasan meninggalkan pekerjaan mereka. Oleh karena itu, penting untuk menanyakan kepada mereka mengapa mereka memutuskan untuk pergi selama proses offboarding dan sering berbicara dengan mereka tentang masalah yang mereka hadapi dan apa yang mereka pikir dapat dilakukan untuk memperbaiki lingkungan kerja.

Untuk memastikan komunikasi yang efektif dalam tim, pertemuan individu secara teratur sangat penting. Ini memberikan kesempatan untuk mengevaluasi pekerjaan dan keterlibatan karyawan, serta mendiskusikan perspektif mereka tentang peran dan tanggung jawab mereka. Ini membantu mencocokkan tugas dengan keterampilan mereka secara efektif, yang akan meningkatkan produktivitas mereka.

Peran kunci departemen HR dan pemimpin tim

Departemen HR dan pemimpin tim memainkan peran yang sangat penting dalam mempertahankan karyawan dan meningkatkan komitmen mereka terhadap pekerjaan. Namun, seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, proses rekrutmen itu sendiri, dan bahkan apa yang mendahuluinya, juga berdampak pada retensi karyawan. Kami berbicara tentang kolaborasi antara departemen HR dan pemimpin tim, yang harus mengkomunikasikan kebutuhan untuk merekrut karyawan baru pada waktu yang tepat, dan kemudian, membuat profil kandidat yang ideal.

Berdasarkan pedoman ini, perekrut membuat tawaran pekerjaan dan mulai mencari kandidat terbaik. Komunikasi yang berkelanjutan dengan pemimpin tim harus dipertahankan sepanjang proses rekrutmen.

Setelah seorang karyawan dipekerjakan dan mengenal tugas mereka, penting untuk memantau pekerjaan mereka. Namun, pengawasan yang berlebihan harus dihindari, karena dapat membuat mereka merasa tidak nyaman. Tujuan pemantauan adalah untuk memastikan bahwa tugas tidak memakan terlalu banyak waktu mereka. Jika mereka tiba-tiba mulai melakukan pekerjaan lebih lambat, pemimpin tim dan/atau departemen HR harus mencoba mencari penyebabnya. Masalah tersebut bisa berasal dari masalah kesehatan, serta kebosanan yang muncul dari tugas-tugas yang monoton atau beban kerja yang berlebihan.

Penting untuk tidak membiarkan seorang karyawan menghadapi masalah tersebut sendirian – solusi yang saling memuaskan harus dikembangkan. Dalam beberapa kasus, pelaksanaan tugas yang berkepanjangan mungkin disebabkan oleh kurangnya keterampilan tertentu. Sementara merekrut orang baru adalah satu kemungkinan, pendekatan yang lebih hemat biaya adalah memberikan karyawan peluang untuk berkembang, seperti kursus, pelatihan, atau akses ke buku-buku yang relevan. Ini akan memungkinkan mereka untuk meningkatkan keterampilan mereka dan mengatasi tantangan yang mereka hadapi.

Penurunan keterlibatan karyawan dan pemikiran untuk pergi dapat disebabkan oleh perasaan putus asa dan kurangnya pemahaman. Untuk mendorong rasa memiliki, karyawan harus menyadari tujuan di balik tindakan mereka dan dampak nyata yang mereka miliki pada organisasi. Memberdayakan mereka dengan memberikan kontrol atas tugas dan proyek mendorong rasa tanggung jawab. Namun, sangat penting untuk tidak sepenuhnya mengabaikan mereka karena mereka mungkin memerlukan bimbingan dan dukungan.

Memberikan umpan balik yang konstruktif juga sangat penting. Seorang pemimpin tidak hanya harus membicarakan kegagalan seorang karyawan tetapi juga memuji mereka atas pencapaian mereka. Bersama dengan departemen HR dan manajemen, mereka dapat menerapkan sistem bonus sebagai motivator tambahan.

Bagaimana Firmbee dapat membantu Anda dalam retensi karyawan? – studi kasus

Seperti yang Anda lihat, cukup sulit untuk mempertahankan karyawan di sebuah perusahaan. Firmbee, alat komprehensif untuk manajemen proyek dan tim, dikembangkan sebagai solusi untuk mengatasi tantangan ini. Bagaimana kemampuan sistem dapat digunakan secara efektif dalam praktik?

1. Rekrutmen

Rencanakan seluruh proses rekrutmen, mulai dari membuat tawaran pekerjaan (Anda dapat menyimpannya, juga sebagai template, dan menggunakannya untuk rekrutmen berikutnya), membuat database kandidat, dan menjadwalkan pertemuan di kalender, hingga merekrut seseorang dan menambahkannya sebagai rekan kerja.

Berkat saran otomatis, Anda dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk penyaringan CV secara manual. Cukup tentukan persyaratan kandidat yang diinginkan, dan berdasarkan itu, sistem akan memberikan daftar individu yang paling cocok dari database.

2. Manajemen proyek dan tim

Bentuk tim Anda dengan bakat tertentu, dan kemudian identifikasi pemimpin tim. Buat proyek baru di papan Kanban, bagi tugas, dan tugaskan kepada anggota tim tertentu. Jangan lupa untuk menetapkan tujuan untuk proyek yang sedang berlangsung dan menyertakan dokumentasi yang diperlukan.

Dorong karyawan untuk melacak jam kerja mereka, yang akan memberi Anda wawasan tentang lembar waktu mereka dan memungkinkan Anda mengetahui berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk setiap tugas. Dengan cara ini, Anda akan dapat bereaksi cepat jika Anda melihat ada kelalaian.

3. Kolaborasi dan umpan balik

Motivasi karyawan dengan memberikan umpan balik melalui komentar pada tugas tertentu. Tetapkan pertemuan reguler dengan tim dan anggota individu menggunakan kalender bersama. Fasilitasi percakapan baik offline maupun online berkat integrasi Firmbee dengan alat komunikasi seperti Zoom atau Slack.

Ringkasan

Retensi karyawan yang terlibat tidak hanya akan bertahan lebih lama tetapi juga membawa manfaat nyata bagi perusahaan. Departemen HR dan pemimpin tim menghadapi tugas yang menantang yang memerlukan keterampilan analitis, menarik kesimpulan, mengidentifikasi ketidakteraturan dan masalah, serta merespons dengan cepat. Pada saat yang sama, mereka harus memastikan bahwa karyawan tidak kehilangan kepercayaan kepada mereka dan tidak merasa terbebani.

Untungnya, alat seperti Firmbee memungkinkan pengguna untuk mengelola tim dan proyek dengan cara yang tidak mengganggu dan mengotomatiskan tugas tertentu, misalnya, proses rekrutmen. Waktu yang dihemat dapat digunakan untuk percakapan dengan karyawan dan memenuhi kebutuhan mereka.

Sekarang, Anda tahu bagaimana HR dan pemimpin tim mempengaruhi retensi dan keterlibatan karyawan. Baca juga: Kepemimpinan Empatik di Tempat Kerja.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.