Strategi perbaikan berkelanjutan – apa filosofi kaizen dalam konteks pengembangan profesional?

Filosofi kaizen adalah metode manajemen yang berasal dari budaya Jepang. Awalnya diterapkan dalam konteks fungsi sosial, keluarga, dan pengembangan pribadi, akhirnya mulai menyebar ke dunia bisnis – dari usaha kecil hingga korporasi. Bagaimana Anda dapat menggunakan strategi pengembangan profesional ini untuk meningkatkan kinerja perusahaan Anda dan mencapai tujuan Anda lebih cepat? Mari kita cari tahu!

Filosofi kaizen – daftar isi:

1. Apa itu filosofi kaizen?
2. Prinsip-prinsip filosofi kaizen
3. Filosofi kaizen dalam strategi pengembangan profesional
4. Contoh penerapan kaizen
5. Bagaimana cara menerapkan strategi perbaikan berkelanjutan?
6. Mengapa filosofi kaizen tidak selalu berhasil?
7. Filosofi kaizen – ringkasan

Apa itu filosofi kaizen?

Kaizen adalah konsep yang didasarkan pada ide perbaikan yang tiada henti dari berbagai proses dalam sebuah perusahaan. Ini adalah istilah yang terdiri dari 2 kata – kai, yang berarti perubahan, dan zen, yang berarti lebih baik, yang dapat diartikan sebagai perubahan menuju yang lebih baik. Ini menekankan perlunya perencanaan, pelaksanaan, dan analisis yang sistematis, karena perubahan dinamis dalam industri dan persaingan. Salah satu area penerapan yang mungkin untuk strategi ini berkaitan dengan sumber daya manusia dan pengembangan profesional karyawan.

Prinsip-prinsip filosofi kaizen

Sikap kaizen berlaku untuk semua aspek yang terkait dengan operasi perusahaan – proses, produk atau layanan, personel, dll. Prinsip-prinsip utamanya, yang harus diterapkan sebagai bagian dari strategi ini, adalah:

• Transparansi

Sebuah perusahaan harus memberitahukan setiap karyawan tentang data atau efek dari semua perbaikan. Perusahaan juga harus melakukan survei dengan alat yang akan menunjukkan keandalan hasilnya.

• Nilai pelanggan

Setiap tindakan yang diambil harus memperhatikan kepuasan pelanggan kami, karena melalui mereka kami dapat mencapai tujuan bisnis kami. Selalu ingat bahwa produk atau layanan yang ditawarkan perlu menambah nilai bagi konsumen dan mengelola proses operasional sedemikian rupa untuk menghilangkan elemen yang tidak perlu.

• Pengurangan limbah

Ini merujuk pada prinsip sebelumnya – hasil kerja harus menciptakan nilai tambah. Ini memerlukan penghapusan konsumsi sumber daya yang tidak tepat (keuangan, material, dll.).

• Gemba Walk

Manajemen harus mengenali dan memahami lokasi serta kondisi yang terkait dengan tempat kerja. Misalnya, dalam kasus menjalankan toko online, itu bisa menjadi departemen layanan pelanggan, gudang, dll. (ini juga tergantung pada ukuran dan lingkup bisnis yang bersangkutan), yang memerlukan kunjungan sesekali. Ide ini adalah untuk memiliki gambaran tentang proses operasional yang berlangsung, namun, ini bukan hanya untuk menegakkan tugas yang dilakukan oleh staf, tetapi untuk berkomunikasi secara terbuka dan menemukan serta menyelesaikan masalah potensial.

• Memperkuat rasa memiliki

Staf yang berkomunikasi dengan jelas satu sama lain dan menjalin hubungan kolaboratif dengan manajemen akan lebih berkomitmen untuk meningkatkan perusahaan.

Filosofi kaizen dalam strategi pengembangan profesional

Karyawan adalah aset berharga dari sebuah perusahaan, yang berkontribusi besar terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, cara sumber daya manusia dikelola dan dimotivasi secara efektif memainkan peran penting di sini. Kaizen menekankan peran melibatkan semua anggota tim dalam kehidupan perusahaan, yang memiliki potensi besar di dalam diri mereka. Kita dapat membedakan beberapa model yang berkontribusi pada realisasi strategi perbaikan berkelanjutan:

3M

Diagram 3M merujuk pada kata muda, mura, dan muri, yang dianggap sebagai hambatan untuk mencapai kaizen dan menghalangi pelaksanaan proses yang lancar. Mereka disatukan karena biasanya, terjadinya satu disebabkan oleh adanya dua yang lain. Mengetahui alasan individu untuk adanya kendala, strategi manajemen harus berusaha untuk menghilangkannya (ini tidak selalu mungkin) atau setidaknya mengurangi dampaknya.

• Muda – merujuk pada pemborosan sumber daya, yang dapat terwujud dalam overproduksi (membuat produk yang tidak diminati saat ini; terlalu fokus pada perencanaan daripada tindakan; menulis email yang terlalu panjang dan rumit, dll.), menyimpan terlalu banyak inventaris, yang menghasilkan biaya tambahan; mengganggu kontinuitas kerja, melakukan pelatihan yang tidak perlu; tidak memanfaatkan kompetensi dan potensi karyawan, dll.
• Mura – ketidakrataan yang terwujud melalui kurangnya standar kerja yang ditetapkan atau instruksi yang diberikan tidak dapat dipahami, distribusi tugas yang tidak merata, musiman industri, kecepatan kerja yang bervariasi, dll.
• Muri – kelebihan beban, yang merupakan hasil dari, misalnya, usaha yang berlebihan – lembur, monotoninya pekerjaan, jumlah tugas yang harus dilakukan yang berlebihan, kecepatan kerja yang cepat, dll.

Gambar 1: Model 3M

5S

Kami telah menyebutkan prinsip 5S dalam artikel sebelumnya, jadi jika Anda belum tahu apa itu, pastikan untuk membacanya.

PDCA

Investasi dalam pengembangan karyawan yang berkelanjutan memerlukan semacam verifikasi untuk mengetahui apakah itu efektif. Mengetahui siklus PDCA, yang merupakan akronim dari Plan (rencana), Do (laksanakan), Check (periksa), dan Act (bertindak), bisa sangat membantu.

Gambar 2: Siklus PDCA

1. RENCANA

Ini melibatkan penetapan tujuan yang berfokus pada strategi untuk perbaikan karyawan.

2. Lakukan

Ambil tindakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3. PERIKSA

Perubahan yang telah dilakukan harus dievaluasi untuk melihat apakah mereka telah memenuhi fungsinya, efek apa yang telah ditimbulkan dan pelajaran apa yang telah dipelajari.

4. BERTINDAK

Pengembangan strategi pengembangan profesional dianggap sebagai jaminan keterlibatan yang lebih besar dari staf dan kualitas tugas mereka yang lebih baik. Ini mencakup tidak hanya penunjukan tugas dan aturan perilaku yang jelas dan tepat tetapi di atas semua itu, kesempatan untuk meningkatkan keterampilan pekerja. Namun, menemukan kekurangan tertentu yang mungkin membatasi pengembangan dapat terjadi selama tahap awal. Mengidentifikasinya adalah prasyarat untuk mengorganisir pelatihan tematik untuk memenuhi kebutuhan anggota tim.

Contoh penerapan kaizen

TOYOTA

Toyota dianggap sebagai pelopor pendekatan kaizen, perusahaan pertama yang mengintegrasikan filosofi ini ke dalam strategi manajemennya dan telah mendapatkan banyak manfaat darinya. Manajemen dengan tepat mengenali bahwa mereka tidak selalu tak bercacat, jadi masuk akal untuk mendorong bawahan untuk mengusulkan solusi dan menjadi lebih terlibat. Karyawan dibayar sebagai imbalan atas ide-ide untuk meningkatkan proses perusahaan. Penting untuk dicatat, ini bukan inisiatif sekali saja, tetapi pada setiap tahap perkembangan Toyota, ada kesempatan untuk berbagi pendapat dan wawasan mereka.

Model 3M, 5S, dan PDCA yang disebutkan sebelumnya diperkenalkan di perusahaan ini untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas sebanyak mungkin.

MASTERFOODS POLAND

Di cabang Polandia Masterfoods, di sisi lain, pengenalan posisi spesialis perbaikan berkelanjutan dapat dilihat sebagai aksen Jepang dari filosofi kaizen. Tim individu memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam kursus pelatihan manajemen kaizen untuk bertukar pengalaman dan dapat menerapkan perubahan positif dengan lebih baik. Ketika posisi dihilangkan, karyawan tidak dipecat, tetapi upaya dilakukan untuk menawarkan mereka pekerjaan di posisi lain di perusahaan yang sama. Ini juga menjalankan program usulan karyawan, yang memungkinkan karyawan biasa untuk datang dan belajar tentang perspektif dan ide-ide mereka. Yang terbaik dari ini dihargai dalam bentuk bonus, dll.

Bagaimana cara menerapkan strategi perbaikan berkelanjutan?

Masalah kunci untuk pengenalan strategi kaizen yang sukses adalah mengidentifikasi masalah yang ada di perusahaan dan mengembangkan prosedur yang akan menghilangkannya. Tindakan apa yang dapat Anda ambil dalam arah ini?

1. Menumbuhkan kesadaran

Ketika Anda menerapkan konsep baru, kesadaran karyawan sangat penting untuk menerapkannya. Hal yang sama berlaku untuk kaizen. Buat anggota tim Anda memahami bagaimana strategi kaizen akan diterapkan.

2. Jelaskan tujuan Anda

Tim membutuhkan jalur tentang ke mana dan bagaimana seharusnya pergi. Tujuan yang ditetapkan dengan baik memfokuskan perhatian pada tindakan yang tepat.

3. Berkolaborasi

Anda dapat mengadakan diskusi atau brainstorming dengan tim Anda untuk mendapatkan sudut pandang anggotanya. Solusi yang diusulkan dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja sehari-hari dan mengoptimalkan sumber daya. Mengingat bahwa mereka memiliki suara dalam keputusan akhir, mereka akan lebih bersedia untuk beradaptasi dengan kondisi baru.

4. Mintalah umpan balik dan terima kritik

Dorong orang untuk mengajukan pertanyaan, berbagi pendapat tentang tindakan yang diambil, dan jangan takut pada kritik (tetapi harus konstruktif). Ingatlah tujuan perbaikan berkelanjutan.

5. Kurangi limbah

Hilangkan hambatan yang membatasi efisiensi perusahaan – sumber daya yang terbuang, ketidakadilan, dan kelebihan beban (3M).

6. Tentukan kompetensi karyawan

Mengetahui keterampilan masing-masing anggota tim, Anda dapat memberikan tugas yang paling sesuai untuk mereka dan mencapai tujuan mereka. Ini juga akan memberi Anda informasi tentang kekurangan apa yang ada dalam keterampilan mereka dan, berdasarkan ini, memperkenalkan rencana pelatihan dan lokakarya. Pertimbangkan anggaran apa yang dapat Anda alokasikan untuk inisiatif ini.

Mengapa filosofi kaizen tidak selalu berhasil?

Menerapkan filosofi ini ke dalam gaya manajemen seseorang sama sekali bukan tugas yang mudah. Banyak tergantung pada sikap atasan serta bawahan. Perbaikan berkelanjutan harus didasarkan pada dialog dan ekspresi pendapat yang bebas, dan bukan, seperti yang kadang-kadang terjadi, pada pemberian atau pelaksanaan perintah. Ide-ide harus datang terutama dari orang-orang yang mengetahui spesifikasi pekerjaan dan memiliki pengalaman di dalamnya. Konsekuensi dari strategi perbaikan berkelanjutan yang diterapkan dengan buruk adalah, misalnya.

• Sifat jangka pendek dari perubahan, organisasi kembali ke kebiasaan lama setelah beberapa waktu;
• Solusi yang dipaksakan oleh manajemen dibenci oleh karyawan;
• Keterlibatan bawahan yang sedikit dalam perbaikan yang nyata.

Filosofi kaizen – ringkasan

Menerapkan filosofi kaizen di perusahaan Anda adalah tantangan. Reformasi memerlukan tidak hanya langkah-langkah yang tepat tetapi, di atas semua itu, perubahan dalam cara berpikir dan persepsi terhadap pekerjaan. Fokus hanya pada efek dan hasil dapat menjadi bencana, jadi Anda harus fokus pada kualitas dan perbaikan proses yang sistematis. Pendekatan yang fleksibel seperti ini sangat diperlukan terutama sekarang ketika hanya entitas yang dapat merespons perubahan dinamis dan modernisasi yang memiliki alasan untuk ada di pasar.

Baca juga: Bagaimana cara menerapkan Agile di perusahaan Anda?

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.