Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal | #23 Memulai manajemen proyek

Menurut laporan Project Management Institute tahun 2021, persentase proyek yang gagal semakin menurun dari tahun ke tahun. Pada tahun 2019, persentasenya adalah 15% dari proyek. Pada tahun 2020 – 13%, dan pada tahun 2021 hanya 12%. Kepada siapa bisnis berutang penurunan bertahap namun signifikan dalam persentase kegagalan proyek? Dan apa yang harus dilakukan untuk menjadi salah satu tim proyek yang merayakan kesuksesan?

Kegagalan proyek – daftar isi:

1. Kegagalan proyek. Pendahuluan
2. 5x Mengapa?
3. 5 alasan kegagalan proyek
4. Ringkasan

Mengapa proyek gagal? Pendahuluan

Kita dapat menyebutkan alasan yang tak terhitung untuk kegagalan proyek. Apakah sponsor mundur? Apakah bahan tidak memenuhi harapan selama pengujian di lokasi klien? Apakah ternyata anggaran terlalu kecil, dan tim terpecah? Masing-masing dari alasan ini layak untuk dipelajari karena mencerminkan pendekatan terhadap kegagalan yang memungkinkan Anda untuk mencegahnya. Jadi, bagaimana Anda menemukan masalah yang mendasarinya?

5x Mengapa?

Untuk tidak terpengaruh oleh emosi dan untuk menemukan akar penyebab kegagalan proyek, gunakan metode yang terbukti. Teknik lima pertanyaan sangat ideal untuk ini. Teknik ini dikembangkan oleh Taiichi Ohno untuk korporasi Toyota. Namun, teknik ini menjadi populer karena efektivitasnya yang tinggi. Saat ini, teknik ini digunakan, antara lain, dalam manajemen proyek yang berbasis pada metode Lean dan Six Sigma.

5 x Mengapa? akan berhasil selama kita bersedia memberikan jawaban yang jujur dan komprehensif untuk pertanyaan tersebut. Dengan cara ini, mungkin saja kita dapat menemukan sumber masalah. Selanjutnya, ini akan membantu mencegah kesalahan serupa terulang kembali.

Jika alasan kegagalan proyek adalah, misalnya, pengunduran diri sponsor, maka pertanyaan berikut perlu dijawab:

Mengapa sponsor mengundurkan diri?

Jawaban selanjutnya untuk pertanyaan mungkin terlihat seperti ini:

1. Mengapa? – Karena mereka kehilangan minat pada proyek.
2. Mengapa? – Karena mereka tidak mengetahui status terkini proyek.
3. Mengapa? – Karena mereka terlalu jarang diinformasikan tentang kemajuan pekerjaannya.
4. Mengapa?– Karena selama perencanaan komunikasi, frekuensi pertemuan dan tenggat laporan tidak ditentukan.
5. Mengapa? – Karena Manajer Proyek gagal memastikan transparansi dan komunikasi dalam proyek.

Oleh karena itu, kita akan melihat alasan kegagalan proyek yang menjawab pertanyaan “Mengapa?” yang terakhir, yaitu masalah sumber. Masalah akar yang potensial layak mendapat perhatian khusus saat merencanakan usaha baru.

5 alasan kegagalan proyek

Masalah yang paling sulit dipecahkan yang dapat menyebabkan kegagalan proyek terkait dengan domain:

• pemangku kepentingan – sering terjadi bahwa bahkan pada tahap perencanaan sudah ada insinuasi yang tidak disadari oleh pemangku kepentingan yang menyetujui rincian pelaksanaan proyek,
• tim – baik tugas menciptakan tim maupun mengelola pekerjaannya secara efektif bisa menjadi tantangan,
• sisi teknis proyek – baik ketersediaan sumber daya maupun keterampilan orang-orang yang dipekerjakan dalam proyek,
• lingkungan bisnis – memantau dan merespons peristiwa eksternal sangat penting ketika perubahan cepat terjadi, yang pada gilirannya memerlukan tingkat fleksibilitas yang tinggi dan respons cepat, yaitu, manajemen perubahan yang efisien.

Kita akan membahas di bawah ini alasan kegagalan proyek di area berikut:

	Pemangku kepentingan	Tim	Sisi teknis	Lingkungan
Komunikasi	x	x
Ruang lingkup proyek	x	x
Sumber daya	x		x	x
Kolaborasi		x		x
Fleksibilitas		x	x	x

Kegagalan komunikasi

Masalah transparansi dan komunikasi terutama menyangkut kontak pemangku kepentingan. Pengaturan harus dimasukkan dalam rencana proyek untuk mencegah kesalahpahaman yang dapat menyebabkan kegagalan seluruh proyek.

Prinsip yang sama juga layak diterapkan saat merencanakan aliran informasi dalam tim. Di sini sangat penting tidak hanya untuk membuat daftar tugas transparan dan dapat dipahami tetapi juga untuk mengkomunikasikan dan mengingatkan tentang tujuan yang dikejar oleh tim.

Ruang lingkup proyek yang tidak jelas

Menentukan ruang lingkup proyek dan mencegah perubahannya selama pelaksanaan adalah salah satu tugas utama Manajer Proyek. Dia harus memahami dengan baik harapan klien dan, jika ada perubahan, menjaga klien tetap terinformasi tentang dampaknya terhadap ruang lingkup proyek.

Karena proyek adalah usaha sekali jalan, dibatasi oleh waktu dan anggaran tertentu, ruang lingkup yang samar dapat dengan mudah menjadi penyebab kegagalan. Misalnya, kita berkomitmen untuk membuat prototipe sepeda listrik seharga $10000 dalam sebulan. Namun, kita setuju dengan harapan klien yang berubah. Dengan demikian, dalam pelaksanaan, kita menemukan bahwa dalam waktu dan anggaran yang sama, dan dengan tim yang sama, kita diharapkan untuk membuat prototipe sepeda motor hidrogen.

Perubahan ruang lingkup dalam proyek perangkat lunak atau acara terkadang kurang ilustratif dibandingkan dengan contoh kita. Namun, perubahan dalam persyaratan dan hasil yang diharapkan, yang kecil dari sudut pandang klien, dapat menyebabkan tugas yang telah diselesaikan menjadi tidak berguna, sementara aktivitas tim yang direncanakan memerlukan sumber daya baru.

Masalah sumber daya

Masalah dengan bahan mentah atau komponen yang diperlukan untuk tugas teknis dapat secara efektif menghambat proyek. Oleh karena itu, Manajer Proyek harus mengorientasikan dirinya pada lingkungan bisnis dan berkonsultasi dengan anggota tim – termasuk tentang sumber daya yang diperlukan untuk proyek. Pengiriman yang tidak tepat waktu dan kurangnya ketersediaan dapat membuat proyek terhenti.

Masalah besar juga ditimbulkan oleh solusi berkualitas rendah yang, alih-alih mempermudah proyek, justru membuatnya lebih sulit. Ini dapat berlaku untuk perangkat lunak manajemen proyek, serta solusi khusus yang terkait dengan proyek – produk setengah jadi, bahan visual, atau ketersediaan transportasi.

Masalah terpisah yang terkait dengan manajemen sumber daya adalah waktu yang diperlukan oleh klien untuk menyelesaikan tugas. Alasan umum untuk kurangnya realisme dalam menilai tenggat waktu adalah tekanan dari klien atau kurangnya pengalaman perusahaan dalam proyek serupa. Ada juga proyek yang area pelaksanaannya tidak memungkinkan tanggal penyelesaian tertentu. Ini termasuk proyek di mana solusi pembelajaran mendalam sedang dikembangkan. Mencapai akurasi model yang diasumsikan mungkin tidak hanya tidak mungkin dicapai dalam kerangka waktu yang ditentukan tetapi secara umum tidak dapat dicapai karena sulitnya akses ke data atau daya komputasi yang dibutuhkan.

Kesulitan dalam kolaborasi

Kesulitan lain yang dapat menyebabkan kegagalan proyek adalah kesulitan dalam kolaborasi dalam tim. Mereka dapat disebabkan oleh masalah interpersonal, Namun, penyebab yang paling umum adalah pembagian tanggung jawab yang tidak dipikirkan dengan baik, ketika satu orang terbebani dengan pekerjaan dan yang lainnya menunggu dia menyelesaikan tugas mereka.

Ketika membentuk tim baru, juga dapat muncul masalah tak terduga dalam menemukan dan merekrut spesialis, serta kesulitan dalam mengelola tim jarak jauh atau hibrida.

Kekurangan fleksibilitas

Kekurangan fleksibilitas dan ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang berubah adalah penyebab yang sering terjadi dari kegagalan proyek jangka panjang. Lingkungan yang berubah, persyaratan regulasi, dan dinamika kompetitif dapat membuat manajer proyek tidak mampu mengikuti perubahan. Atau, seperti yang terjadi lebih sering, dia tidak mampu meyakinkan pemangku kepentingan kunci tentang perlunya merespons perubahan secara dinamis. Dengan demikian, pada saat proyek selesai, mungkin saja hasilnya sudah usang, atau tidak memenuhi persyaratan lingkungan.

Ringkasan

Kegagalan proyek terkadang terkait dengan peristiwa yang tidak terduga, sehingga persentase proyek yang gagal tidak akan pernah nol. Namun, ada alat untuk mengantisipasi risiko, dan rencana darurat untuk menghadapinya. Bahkan pada tahap perencanaan, sangat penting untuk memperhatikan transparansi dan komunikasi dengan pemangku kepentingan. Juga penting untuk secara ketat mendefinisikan ruang lingkup proyek dan menyepakati harapan klien serta kemampuan teknis kontraktor.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.