Keterampilan manajer proyek yang paling berguna | #26 Memulai manajemen proyek

Pekerjaan seorang Manajer Proyek (PM) memerlukan perencanaan dan pengorganisasian, tetapi di atas segalanya, fleksibilitas dan kewaspadaan. Ini adalah kemampuan untuk melihat tanda-tanda awal perubahan yang akan datang dan untuk melacak banyak keadaan yang berubah secara bersamaan yang dapat membuat upaya PM berhasil.

Keterampilan manajer proyek yang paling berguna – daftar isi:

1. Pengantar
2. Keterampilan universal dalam pekerjaan Manajer Proyek
3. Keterampilan khusus Manajer Proyek
4. Mitos tentang peran Manajer Proyek
5. Ringkasan

Pengantar

Set optimal keterampilan Manajer Proyek terdiri dari keterampilan universal, yang juga disebut keterampilan yang dapat dipindahkan, dan keterampilan khusus. Proporsi mereka bervariasi tergantung pada subjek dan ukuran proyek yang dilaksanakan. Namun, satu hal tetap konstan. Manajer Proyek menggunakan berbagai keterampilan setiap hari. Ini karena pekerjaan mereka sangat beragam dan memungkinkan mereka menghadapi tantangan yang berbeda setiap hari. Suatu hari itu mengorganisir dan mengadakan pertemuan dengan pemangku kepentingan, sementara di hari lain itu menyusun anggaran rinci untuk tonggak berikutnya. Jadi keterampilan apa yang paling menguntungkan?

Keterampilan universal dalam pekerjaan Manajer Proyek

Untuk melihat keterampilan universal yang berguna saat mengelola proyek, bayangkan mengorganisir pindahan rumah. Untuk melakukannya secara efektif kita perlu menunjukkan kemampuan kita dalam:

• perencanaan – untuk mengemas semuanya dalam urutan yang benar dan untuk menyelaraskan tanggal keluar dari satu apartemen dengan pindah ke tempat baru,
• organisasi – untuk membuat pengaturan dengan para pengangkut, tim transportasi, dan untuk memberi label dengan benar semua kotak dan barang-barang,
• manajemen biaya – untuk melihat sudah pada tahap pemikiran tentang pindahan apakah kita akan mampu membeli properti impian kita, berapa biaya untuk pindah dan melengkapi tempat baru,
• kerja sama dengan orang lain – keterampilan interpersonal dalam kasus pindahan rumah akan sangat berguna pada tahap meyakinkan teman dan keluarga untuk membantu, dan kemudahan komunikasi pasti akan membuat proses pemindahan barang lebih mudah dan menyenangkan.

Daftar di atas adalah dasar yang paling mendasar, yang diperoleh oleh Manajer Proyek dengan melaksanakan tugas sehari-hari dan menambahkan keterampilan rinci ke dalamnya. Misalnya, untuk perencanaan – akrab dengan perangkat lunak yang digunakan untuk memecah tugas dan tonggak dalam proyek yang sedang dimulai. Dan untuk berkolaborasi dengan orang lain – mendelegasikan tugas dan moderasi alur kerja tim yang sedang berlangsung.

Keterampilan khusus Manajer Proyek

Dalam pekerjaan PM, selain perencanaan universal, organisasi, manajemen, dan kolaborasi, beberapa keterampilan khusus akan sangat berguna. Ini termasuk:

• pengambilan keputusan,
• pelaporan,
• fleksibilitas, dan
• mengenali dan merespons perubahan.

Kemampuan untuk membuat keputusan dan mengambil tanggung jawab atasnya sangat terkait dengan momen-momen paling penting dari siklus hidup proyek, serta dengan posisi kepemimpinan yang dipegang oleh Manajer Proyek dalam tim.

Pelaporan, di sisi lain, adalah kombinasi dari komunikasi yang efisien, pengorganisasian tugas, dan kolaborasi dengan orang lain. Seorang PM yang berpengalaman tahu bagaimana menyiapkan informasi yang ditujukan untuk pemangku kepentingan, apa yang harus disertakan di dalamnya, serta bagaimana dan seberapa sering berkomunikasi dengan mereka.

Fleksibilitas membantu menciptakan gaya komunikasi yang sesuai dengan pemangku kepentingan proyek. Ini juga akan memungkinkan Manajer Proyek untuk menyesuaikan cara melakukan sesuatu dengan tim yang dia atau dia bekerja sama. Misalnya, mencocokkan frekuensi pertemuan dan kedalaman diskusi tentang tugas yang telah diselesaikan dengan tingkat pengalaman tim. Namun, keterampilan yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan PM adalah fleksibilitas dalam pelaksanaan tugas – termasuk yang berulang. Ini berarti mempertimbangkan keadaan saat ini dan mampu melampaui skema untuk mencapai hasil yang diharapkan.

Keterampilan ini sangat terkait dengan yang terakhir – sensitivitas yang sulit dilatih terhadap perubahan di lingkungan. Merespons perubahan berlaku untuk hampir semua area proyek. Contohnya adalah menyesuaikan anggaran dengan harga yang berubah – ini kemudian berarti mengidentifikasi tren dan memanfaatkannya, serta mencatat harapan pelanggan dan kemampuan finansial.

Mitos tentang peran Manajer Proyek

Ada beberapa mitos yang terkait dengan peran PM. Cukup lihat citra stereotipnya yang tidak menyenangkan. Bagi banyak orang, ini adalah citra seorang pria muda yang sombong yang memulai karirnya sangat awal. Dia memahami setiap detail proyek dengan sempurna, atau setidaknya yakin akan hal itu, dan tanpa ampun menunjukkan kesalahan rekan-rekannya.

Mari kita lihat lebih dekat potret karikatur ini dan perhatikan tiga mitos mendasar.

Mitos 1. Manajer Proyek memiliki banyak pengalaman di organisasi tempat dia mengelola proyek.

Mitos 2. Manajer Proyek sangat akrab dengan semua isu yang terlibat dalam proyek.

Mitos 3. Manajer Proyek mengontrol dan meningkatkan tugas yang dilakukan oleh semua anggota tim.

Mitos 1 terkait dengan keyakinan bahwa hanya orang dengan banyak senioritas yang dapat mengelola proyek secara efektif. Namun, dalam banyak kasus, bahkan seorang karyawan pemula yang telah mengembangkan keterampilan yang dapat dipindahkan yang fungsional dalam manajemen proyek dapat tampil baik dalam peran sebagai Manajer Proyek pembantu. Ini juga berlaku bagi orang-orang yang telah mendapatkan pengalaman di organisasi lain, selama mereka tahu alat dan metode yang tepat yang diperlukan untuk menyesuaikan diri sebagai PM.

Mitos 2 menggabungkan gagasan bahwa PM harus mengetahui semua detail proyek dengan baik, dan memiliki pengetahuan ahli yang mapan tentang area proyek. Namun, detail proyek disimpan oleh perangkat lunak, dalam bentuk yang teratur. Tugas Manajer Proyek adalah menciptakan dan mempertahankan keteraturan ini dan menggunakan informasi tersebut. Pengetahuan ahli, di sisi lain, dimiliki oleh anggota tim. PM akan membutuhkan pengetahuan yang luas untuk menetapkan kerangka umum tentang bagaimana proyek harus dilaksanakan, dan untuk mengajukan pertanyaan yang tepat.

Mitos 3 adalah bagian dari stereotip di mana PM meningkatkan setiap detail dari tugas yang diberikan kepada tim. Micromanagement adalah salah satu kesalahan dalam bekerja dengan tim. Namun, itu bukan bagian dari tanggung jawab PM!

Ringkasan

Keterampilan universal, atau kelincahan, sangat membantu dalam pekerjaan seorang Manajer Proyek:

• perencanaan
• organisasi
• manajemen biaya, serta
• bekerja dengan orang.

Namun, keterampilan manajer proyek tidak kalah penting, yaitu pengambilan keputusan yang efisien, keterampilan pelaporan, serta fleksibilitas dan respons yang efektif terhadap perubahan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.