Mengapa membuat alur kerja itu penting?

Setiap organisasi – baik itu perusahaan kecil, perusahaan menengah, atau korporasi multinasional – terus berusaha untuk mencapai efisiensi yang maksimal. Ini menjadi sangat penting di era digital saat ini ketika persaingan sangat ketat. Untuk alasan ini, para pengusaha mencari cara untuk menyederhanakan operasi sehari-hari perusahaan – salah satunya adalah dengan menciptakan alur kerja. Mengapa penting bagi organisasi untuk merancang secara komprehensif cara kerja berpindah dari satu orang ke orang lain?

Alur Kerja – daftar isi:

1. Apa itu alur kerja?
2. Mengapa penting untuk memperkenalkan alur kerja?
3. Bagaimana cara menerapkan alur kerja?
4. Ringkasan

Apa itu alur kerja?

Selama beberapa tahun terakhir, alur kerja telah menjadi semacam kata kunci di dunia bisnis, yang sering Anda dengar (misalnya di wawancara kerja), tetapi tidak selalu terlihat diterapkan dalam praktik. Alur kerja bisnis adalah prosedur berulang yang terdiri dari serangkaian tugas yang harus dilakukan secara rutin dalam urutan yang spesifik dan konsisten. Mereka dapat dirancang untuk bekerja baik untuk individu maupun sekelompok individu yang saling bergantung.

Jika dirancang dengan baik, mereka memungkinkan untuk melakukan tugas yang bersifat siklik dan repetitif. Prosedur semacam itu berkontribusi pada kerja tim yang lebih efisien, dan akibatnya, produktivitas dan efisiensi perusahaan secara keseluruhan, serta risiko kesalahan yang lebih rendah. Alur kerja juga mendukung kerjasama antar departemen, mempercepat proses penyelesaian aktivitas individu. Yang penting, penggunaan solusi otomatis memberikan kontrol yang lebih besar atas status tugas saat ini.

Mengapa penting untuk memperkenalkan alur kerja?

Alur kerja yang terstruktur dengan baik memastikan bahwa proses penting dilakukan dengan cara yang benar setiap kali. Mereka memungkinkan Anda untuk mencapai sejumlah manfaat yang penting dari perspektif bisnis, seperti:

• mempercepat pelaksanaan tugas berkat penetapan standar yang harus diikuti selama proses kerja,
• pencapaian tujuan yang lebih efisien berkat penerapan pendekatan manajemen berdasarkan tujuan dan pelaksanaan tugas yang lebih efektif,
• komunikasi yang lebih baik dalam tim karena penugasan peran spesifik kepada setiap orang (pemahaman yang lebih baik tentang peran dalam tim),
• pertukaran pengetahuan dan informasi yang konstan antara karyawan individu
• komitmen yang lebih besar terhadap pekerjaan karena tanggung jawab yang meningkat,
• pelaksanaan tugas yang lebih baik berkat pemilihan orang terbaik untuk aktivitas tertentu, yang akibatnya menjamin kepuasan yang lebih besar bagi pelanggan akhir,
• risiko kesalahan yang lebih rendah melalui penggunaan otomatisasi tugas,
• penyederhanaan proses yang sedang berlangsung dan fokus pada aktivitas penting dengan mendeteksi dan menghilangkan redundansi (aktivitas yang tidak perlu),
• kerja berkelanjutan untuk meningkatkan produk dengan memastikan bahwa setiap alur kerja berikutnya dilaksanakan dengan lebih baik.

Lebih dari itu, menerapkan alur kerja memberikan karyawan wawasan yang lebih besar ke dalam proses bisnis individu, memungkinkan mereka untuk melihat gambaran keseluruhan dan memastikan bahwa tugas yang dilakukan memungkinkan mereka mencapai tujuan yang diharapkan. Ini juga menghilangkan masalah transparansi terkait aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing departemen. Mendokumentasikan dan membagikan semua informasi yang diperlukan di platform bersama adalah cara termudah untuk membuat pekerjaan lebih efisien dan meminimalkan risiko kesalahan.

Bagaimana cara menerapkan alur kerja?

Untuk menerapkan alur kerja di organisasi Anda, Anda dapat menggunakan solusi seperti Firmbee untuk mengelola proyek Anda dengan lebih baik.

Alur kerja yang direncanakan dengan baik dapat berbentuk kanban dengan bagian proyek, tugas, dan status tugas yang dipilih dengan cermat.

Sumber: papan kanban dari alat manajemen proyek gratis: www.firmbee.com

Namun, pastikan bahwa opsi yang Anda pilih disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan karyawan Anda. Memilih alat otomatisasi alur kerja yang tepat bisa menjadi tantangan pada awalnya, tetapi membuat pilihan yang baik akan memungkinkan Anda melihat sejumlah manfaat dalam jangka panjang.

Ringkasan

Automatisasi proses pelaksanaan tugas tertentu akan memungkinkan Anda melihat perubahan signifikan dalam pekerjaan karyawan dan seluruh departemen. Dalam jangka panjang, ini akan berkontribusi pada pencapaian efisiensi yang lebih tinggi, yang pada gilirannya akan membuka peluang bagi perusahaan untuk tumbuh, menerapkan solusi baru, dan membangun inovasinya. Jadi jika Anda ingin melihat perubahan yang signifikan dalam proses bisnis terpenting di perusahaan Anda, pertimbangkan untuk menciptakan alur kerja untuk karyawan Anda.

Baca juga: Apa itu komunikasi asinkron?

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.