Bagaimana cara meningkatkan produktivitas Anda dengan metode Kanban?

Berasal dari industri manufaktur, metode Kanban (yang diterapkan oleh Toyota dan awalnya hanya digunakan untuk manajemen proses) telah diadopsi oleh perusahaan di sektor lain dan sekarang sering digunakan sebagai alat untuk membantu mengelola pekerjaan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap anggota tim proyek mencapai produktivitas maksimum mereka, sambil menjaga alur kerja yang lancar dan mengantisipasi munculnya kemacetan. Bagaimana metode ini bekerja dan mengapa memiliki pengaruh positif terhadap produktivitas karyawan?

Metode Kanban – daftar isi:

1. Metode Kanban
2. Bagaimana Kanban meningkatkan produktivitas?
3. Ringkasan

Metode Kanban

Metode Kanban berdasarkan pada tiga prinsip utama: visualisasi (kata Jepang kanban berarti papan visual), tugas tunggal (mengurangi pekerjaan yang sedang berlangsung), dan manajemen alur kerja untuk meningkatkan proses.

Sebagai bagian dari prinsip pertama, papan Kanban khusus digunakan, yang sangat sederhana untuk dibuat dan digunakan, dan dibagi menjadi tiga bagian: yang harus dilakukan (berkaitan dengan backlog), yang sedang dilakukan (mencakup tugas yang sedang berlangsung) dan yang sudah selesai (mencakup hal-hal yang sudah dilakukan). Setiap tugas di papan yang ditugaskan kepada karyawan tertentu harus melalui ketiga kolom ini untuk memastikan kontrol atas alur kerja, kesadaran tentang apa yang sedang dikerjakan orang tersebut pada waktu tertentu, dan kemampuan untuk mendeteksi kemacetan (misalnya, keterlambatan) yang dapat berdampak negatif pada operasi bisnis.

Metode Kanban juga mengasumsikan bahwa Anda harus membatasi jumlah tugas yang sedang berlangsung, karena multitasking tidak (bertentangan dengan apa yang sering diyakini) membawa hasil yang diharapkan. Ini juga bergantung pada pengamatan yang konstan untuk meningkatkan proses dan meningkatkan efisiensi (dengan mengidentifikasi hambatan atau kemacetan yang dapat membahayakan pencapaian hasil yang ditetapkan).

Bagaimana Kanban meningkatkan produktivitas?

Belajar dan memahami elemen-elemen yang disebutkan di atas sangat penting untuk menjawab pertanyaan bagaimana metode Kanban meningkatkan produktivitas.

Mari kita mulai dengan prinsip pertama tentang memvisualisasikan tugas. Menurut penelitian yang dilakukan oleh ilmuwan MIT pada tahun 2014, otak manusia memproses informasi yang disajikan dalam bentuk visual (gambar) 60.000 kali lebih cepat daripada dalam bentuk tertulis (teks). Lebih dari itu, menurut sebuah studi oleh Jaringan Penelitian Ilmu Sosial, 65% orang di dunia adalah pembelajar visual, yang berarti bahwa mereka menyerap informasi lebih mudah dengan melihatnya daripada dengan mendengarnya. Dengan demikian, memvisualisasikan tugas meningkatkan produktivitas, karena membuat Anda sadar akan berapa banyak tugas yang harus diselesaikan dan memotivasi Anda untuk menyelesaikan satu tugas setelah yang lain.

Prinsip kedua berkaitan dengan membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung. Menurut John Little, seorang ilmuwan di MIT, kita bekerja lebih lambat jika kita mencoba menyelesaikan beberapa tugas sekaligus – dan kita lebih produktif ketika kita fokus pada menyelesaikan satu tugas, dan kemudian beralih ke yang berikutnya. Dipercaya bahwa setiap karyawan seharusnya memiliki maksimum tiga tugas – ketika Anda melebihi ini, masalah kinerja atau kemacetan dapat muncul. Dalam bisnis, multitasking dianggap sebagai ilusi, seperti yang dikonfirmasi oleh sejumlah studi, termasuk yang dilakukan oleh peneliti di Universitas Negara Bagian Kansas.

Inti dari prinsip ketiga dapat ditemukan dalam sebuah studi Belanda yang menunjukkan bahwa pengamatan saja dapat menjadi pendorong untuk mengubah perilaku manusia. Studi tersebut, yang dilakukan pada rumah tangga, menemukan bahwa keluarga dengan meteran listrik yang sangat terlihat menggunakan 30 persen lebih sedikit listrik daripada tetangga mereka yang meterannya tidak terlihat. Para peneliti mengatakan keluarga-keluarga ini menerima umpan balik visual berdasarkan mana mereka membuat perubahan dalam perilaku mereka – papan Kanban bekerja dengan cara yang sama. Mereka membantu Anda memvisualisasikan alur kerja Anda dan meningkatkan proses.

Ringkasan

Seperti yang Anda lihat, hasil yang dicapai oleh Toyota dan penelitian tentang perilaku manusia yang disebutkan di atas, menunjukkan bahwa menggunakan papan Kanban membantu meningkatkan efisiensi. Metode Kanban telah berhasil untuk anggota tim yang berasal dari berbagai bidang bisnis.

Baca juga:Apakah alat manajemen proyek benar-benar diperlukan di organisasi Anda?

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.