Bagaimana estimasi waktu dan pelacakan waktu dapat membantu Anda mencapai tujuan lebih cepat?

Apakah Anda pernah bertanya-tanya apa alasan utama mengapa kita tidak mencapai tujuan kita di tempat kerja? Tentu saja, semua itu tergantung pada individu dan jenis tugas, tetapi di antara alasan yang paling umum, kita dapat menyebutkan tidak memenuhi tenggat waktu. Untungnya, ada solusi sederhana untuk masalah seperti itu – yang perlu Anda lakukan adalah meningkatkan proses manajemen tugas Anda di tempat kerja sehingga mencapai tujuan Anda menjadi lebih cepat dan lebih mudah. Bagaimana Anda bisa melakukan ini? Dengan menerapkan disiplin pada diri sendiri saat memperkirakan dan melacak waktu kerja Anda. Baca terus.

Pelacakan waktu – daftar isi:

1. Perkiraan waktu – mengapa itu sangat penting?
2. Pelacakan waktu – untuk kontrol yang lebih besar
3. Ringkasan

Perkiraan waktu – mengapa itu sangat penting?

Banyak orang yang terlibat dalam manajemen proyek percaya bahwa memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu adalah kunci keberhasilan. Mengapa? Karena perhitungan yang akurat memungkinkan untuk merencanakan semua pekerjaan dengan cara yang benar, mendistribusikan tugas di antara individu, dan bereaksi lebih awal jika masalah muncul.

Namun, memperkirakan waktu kerja tidak hanya penting jika Anda adalah anggota tim proyek dan pekerjaan Anda dikendalikan oleh seorang manajer. Tujuannya adalah untuk membantu Anda mendapatkan kepercayaan diri dalam menyelesaikan semua tugas tepat waktu dan mencegah Anda membuang waktu untuk aktivitas yang tidak perlu.

Lebih dari itu, ketika Anda mematuhi rencana Anda dan, dalam banyak kasus, berhasil memperkirakan jumlah jam yang dibutuhkan, Anda membuka ruang untuk menyelesaikan tugas yang sebelumnya tidak sempat Anda lakukan. Dengan cara ini, Anda membantu diri sendiri mencapai tujuan lebih cepat, sambil menemukan peluang baru.

Pelacakan waktu – untuk kontrol yang lebih besar

Apa tujuan utama dari pelacakan waktu? Pertama-tama, dengan cara ini Anda mendapatkan kontrol atas tugas yang Anda lakukan, yang memberi Anda kepercayaan bahwa mereka akan diselesaikan sesuai jadwal. Aktivitas ini juga membantu ketika masalah tak terduga muncul – ini membuat Anda sadar bahwa Anda perlu melakukan perubahan pada asumsi Anda dan mengambil langkah untuk meminimalkan dampaknya terhadap tanggung jawab Anda. Lebih dari itu, pelacakan waktu memungkinkan Anda menemukan apa yang sebenarnya menghabiskan perhatian Anda, yang juga membantu Anda meningkatkan cara Anda mengelola tugas.

Dengan pelacakan waktu, Anda memperoleh data dari mana Anda dapat menarik kesimpulan untuk masa depan untuk merencanakan pekerjaan Anda dengan lebih baik dan memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dari jenis tertentu. Informasi ini dapat terkait, misalnya, dengan produktivitas Anda – mungkin dengan cara ini Anda akan menemukan pada jam berapa selama sehari Anda bekerja lebih baik (yaitu, juga lebih cepat) dan di masa depan Anda akan merencanakan tugas yang paling sulit untuk slot waktu ini, yang akan memudahkan Anda menyelesaikannya.

Juga patut disebutkan bahwa pelacakan waktu yang konstan, sama seperti perkiraan waktu, adalah faktor motivasi dalam hal fokus pada tugas tertentu (terutama ketika kita merasa bahwa “kita seharusnya sudah melakukannya sejak lama”) dan melindungi kita dari godaan untuk terganggu. Berkat pelacakan waktu (misalnya, menggunakan aplikasi tertentu atau bahkan perangkat lunak manajemen proyek khusus seperti Firmbee), kita lebih fokus pada pekerjaan, menghargai waktu yang mengalir, dan kadang-kadang bahkan menghematnya. Akibatnya, kita dapat menggunakan sumber daya yang diperoleh untuk tugas yang memiliki kepentingan strategis bagi kita.

Ringkasan

Dengan fokus pada memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu, Anda akan menghindari harus bekerja lembur dan mengalami stres, yang dapat memiliki konsekuensi negatif bagi kesehatan fisik dan mental Anda. Dengan melacak waktu kerja Anda, Anda akan dapat menentukan apakah ada risiko melewatkan tenggat waktu dan jika ada perubahan yang perlu dilakukan.

Pada saat yang sama, kedua metode ini akan memungkinkan Anda menemukan kemampuan Anda sendiri, memeriksa kinerja Anda, menganalisis kecepatan menyelesaikan tugas – semua ini akan memungkinkan Anda mencapai tujuan lebih cepat (berkat pemahaman yang lebih baik tentang cara Anda bekerja). Tanpa diragukan lagi, manfaat seperti itu akan mendorong Anda untuk memperkenalkan kedua aktivitas ini ke dalam rutinitas harian Anda.

Baca juga:Kalender online terbaik untuk manajemen proyek

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.