Pelaksanaan proyek | #20 Memulai manajemen proyek

Pelaksanaan proyek adalah pelaksanaan tugas yang mengarah pada pencapaian tujuan yang dimaksudkan. Oleh karena itu, domain pelaksanaan proyek mencakup lebih dari sekadar melaksanakan tugas sehari-hari. Ini juga mencakup pembuatan proses, pengelolaan sumber daya perusahaan, dan bekerja untuk membangun lingkungan yang terbuka dan inklusif yang mendorong kolaborasi dan pembelajaran.

Pelaksanaan proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Domain pelaksanaan proyek
3. Manajemen proses dalam pelaksanaan proyek
4. Retrospektif, pembelajaran, dan perbaikan
5. Ringkasan

Pendahuluan

Domain pelaksanaan adalah salah satu dari delapan area utama di mana kegiatan proyek berlangsung. Ini bukan hanya tahap setelah perencanaan tugas. Sebaliknya, domain pelaksanaan mendefinisikan semua pekerjaan yang berlangsung selama proyek.

Domain pelaksanaan proyek

Pelaksanaan proyek terutama adalah daftar panjang tugas yang dilakukan oleh setiap anggota tim proyek. Tugas-tugas ini dipilih dari daftar tugas yang disiapkan oleh Manajer Proyek, diorganisir berdasarkan prioritas, dan biasanya diposting di papan Kanban.

Di antara tugas-tugas yang termasuk dalam domain pelaksanaan proyek, kita akan menemukan baik kegiatan siklikal yang berulang terkait dengan, misalnya, pembaruan perangkat lunak, maupun acara sekali saja, seperti merancang logo untuk aplikasi.

Domain pelaksanaan proyek terdiri dari kegiatan yang terkait dengan:

• Melaksanakan tugas harian,
• Mengembangkan tugas baru,
• Melakukan perubahan pada tugas yang sudah dilaksanakan dan direncanakan untuk dilaksanakan,
• Menciptakan proses yang efisien,
• Komunikasi dengan pemangku kepentingan,
• Manajemen bahan, peralatan, data, dan sumber daya perusahaan lainnya,
• Persiapan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek,
• Memantau perubahan di dalam dan di luar organisasi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proyek,
• Pembelajaran yang berkelanjutan dan perbaikan tindakan.

Kita akan melihat lebih dekat peran manajemen proses dan pembelajaran dalam pelaksanaan proyek, dan di mana domain pemantauan dan pelaksanaan proyek bertemu paling dekat.

Manajemen proses dalam pelaksanaan proyek

Agar manajemen proses proyek dapat memenuhi tujuannya dan tidak menjadi birokrasi yang tidak perlu, proses tersebut harus berasal dari praktik. Oleh karena itu, pengembangannya biasanya dibagi antara Manajer Proyek dan tim proyek. Dalam pendekatan ini, setiap proses internal, yang juga disebut sebagai proses teknis atau produksi, ditentukan secara bersamaan oleh dua sumbu:

• Tahap pelaksanaan tugas
• Alur kerja terkait tugas tertentu

Tahapan pelaksanaan tugas

Tahapan pelaksanaan tugas ditentukan oleh yang disebut gerbang, yaitu kriteria yang harus dipenuhi oleh suatu tugas untuk maju ke tahap berikutnya. Status dari suatu tugas dapat berubah sebagai berikut:

• ditujukan untuk pelaksanaan – yaitu, ditempatkan oleh Manajer Proyek di daftar tugas,
• dalam pelaksanaan – yaitu, dipilih untuk dilaksanakan oleh salah satu anggota tim proyek,
• teruji – tugas telah diselesaikan dan diserahkan kepada orang lain yang menguji kebenaran dan kualitas pelaksanaannya, jika pengujian gagal, tugas kembali ke tahap sebelumnya,
• menunggu publikasi – tugas telah lulus pengujian dan disetujui untuk publikasi, produksi, atau transfer ke klien, tergantung pada jenis proyek yang sedang berlangsung,
• selesai – semua pekerjaan telah dilakukan dan hasilnya disetujui sebagai selesai.

Jumlah status disesuaikan dengan kebutuhan tim proyek dan spesifikasi tugas yang sedang berlangsung. Sebaliknya, versi minimum yang sering digunakan adalah tiga yang diambil dari papan Kanban klasik yang mendefinisikan tugas sebagai “akan diselesaikan”, “sedang berlangsung”, dan “siap”.

Alur kerja

Alur kerja berkaitan dengan langkah-langkah yang diperlukan untuk suatu tugas dan siapa yang menyelesaikannya pada waktu tertentu. Oleh karena itu, ini mendefinisikan tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas. Alur kerja juga menunjukkan tindakan apa yang perlu diambil agar tugas dapat bergerak ke tahap pelaksanaan berikutnya.

Mari kita pertimbangkan bagaimana alur kerja suatu tugas mungkin terlihat: “mempublikasikan pos di LinkedIn tentang penyelesaian proyek”. Ini untuk mengubah statusnya dari “sedang berlangsung” menjadi “selesai”. Alur kerjanya mungkin terlihat sebagai berikut:

• Memilih topik pos dan konten publikasi – orang yang bertanggung jawab adalah seorang spesialis dalam pemasaran media sosial, yang mendelegasikan tugas kepada penulis naskah dan desainer grafis,
• Persiapan teks – tugas ini dilaksanakan oleh seorang freelancer yang berspesialisasi dalam penulisan teks,
• Pengembangan grafik – seorang desainer grafis menyiapkan visual sesuai dengan merek perusahaan,
• Kontrol kualitas – evaluasi oleh seorang spesialis pemasaran dan kemungkinan perbaikan atau persetujuan untuk publikasi,
• Publikasi – keputusan tentang waktu posting diambil oleh orang yang mengelola jadwal posting.

Optimasi proses

Bagian penting lainnya dari manajemen proses dalam pelaksanaan proyek adalah optimasi proses. Ini melibatkan pemantauan dan reorganisasi proses jika tidak berjalan dengan lancar. Ini terutama berfokus pada menghilangkan kemacetan – yaitu, momen ketika satu orang bertanggung jawab atas lebih banyak tugas daripada yang dapat diselesaikannya, sementara anggota tim lainnya menunggu dengan sia-sia sampai dia menyelesaikannya. Kemacetan juga dapat terkait dengan kinerja mesin atau waktu pelaksanaan atau pengiriman komponen oleh pemasok eksternal.

Retrospektif, pembelajaran, dan perbaikan

Menilai pembelajaran dan menciptakan lingkungan inklusif yang mendukung komunikasi dan saling membantu menghasilkan hasil yang luar biasa dalam manajemen proyek. Oleh karena itu, selama pertemuan dengan tim, penting untuk memberikan perhatian khusus pada:

• tugas yang paling baik diselesaikan dan merayakan keberhasilan,
• kegagalan menyelesaikan tugas tanpa menyalahkan anggota tim,
• merefleksikan bagaimana bekerja dan berkolaborasi sebagai tim.

Memperbaiki bersama dan belajar dari keberhasilan dan kegagalan adalah cara terbaik untuk mengembangkan praktik terbaik dalam penyelesaian tugas. Di sisi lain, merefleksikan cara kerja, motivasi, alat yang digunakan, dan bahkan pembagian peran dalam tim mengarah pada peningkatan efektivitas keseluruhan tim. Itulah sebabnya sangat penting untuk mengadakan pertemuan rutin yang tidak hanya didedikasikan untuk ringkasan pekerjaan yang dilakukan tetapi juga untuk retrospektif.

Ini karena beberapa pengetahuan yang diperoleh dapat digunakan segera. Dengan cara ini, tim mempercepat penyelesaian tugas dan memperdalam kerjasama. Anggota tim proyek belajar dari satu sama lain metode yang lebih baik untuk menyelesaikan tugas dan meningkatkan kerjasama.

Ringkasan

Domain pelaksanaan proyek mengharuskan Manajer Proyek untuk merancang proses, mengawasi proses yang sedang berlangsung, mengamati mereka secara bersamaan, dan memperbaikinya secara bertahap. Domain pelaksanaan juga mencakup semua tugas yang dilakukan oleh tim proyek yang secara progresif mengarah pada realisasi tujuan proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.