Pentingnya penutupan proyek | #22 Memulai manajemen proyek

Penutupan formal proyek mungkin tampak tidak begitu penting. Dengan semua tugas yang telah diselesaikan dan tujuan proyek yang tercapai, bagaimana dengan mengadakan pertemuan singkat dalam suasana ramah dan saling mengucapkan selamat? Untuk ini juga, perlu merencanakan pertemuan yang cukup panjang dengan tim dan pemangku kepentingan. Namun, perlu diingat bahwa penutupan proyek adalah momen kunci tidak hanya karena integrasi mereka yang terlibat dalam proyek.

Penutupan proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Bagaimana jika tidak melakukan penutupan proyek sama sekali?
3. Cara menutup proyek dengan baik
4. Daftar tugas saat menutup proyek
5. Ringkasan

Pendahuluan

Manajemen proyek dapat dipresentasikan sebagai lima kelompok proses termasuk:

• Inisiasi – mendefinisikan ruang lingkup dan maknanya,
• Perencanaan – menetapkan ruang lingkup proyek dan tujuan spesifik yang harus dicapai,
• Eksekusi – pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan,
• Monitoring dan kontrol – memeriksa secara berkala apakah pekerjaan berjalan sesuai rencana,
• Penutupan – penyelesaian formal proyek.

Saat ini kita akan fokus pada kelompok proses terakhir, yaitu penutupan proyek. Ini adalah kelompok kecil tugas. Namun, ini memiliki dampak yang cukup besar pada persepsi seluruh proyek, proyek serupa yang dilaksanakan dalam portofolio yang sama, serta proyek-proyek mendatang yang dilaksanakan untuk klien yang sama. Kami akan menyarankan apa yang perlu diperhatikan untuk berhasil menutup proyek, menyelesaikan kontrak, dan menarik pelajaran paling menarik untuk masa depan.

Bagaimana jika tidak melakukan penutupan proyek sama sekali?

Menyerahkan tugas penutupan proyek tampak menggoda. Setelah mencapai tujuan, transisi yang lebih mulus ke inisiasi proyek berikutnya tampak lebih baik. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dari tugas-tugas terbaru sekarang tampak sederhana dan intuitif. Namun, melewatkan penutupan formal proyek juga membawa risiko tertentu. Berikut alasannya.

Deteriorasi citra

Deteriorasi citra tim dan Manajer Proyek adalah hasil pertama dan yang paling dirasakan akibat mengabaikan proses penutupan proyek. Pekerjaan yang belum selesai atau proyek yang belum selesai yang terdaftar dalam sistem perusahaan tidak terlihat baik. Yang lebih penting, ini menurunkan kredibilitas kontraktor, bahkan jika klien puas dengan hasil proyek. Ini dapat menyebabkan ketidaksepakatan terkait proyek mendatang atau syarat kerjasama yang kurang menguntungkan.

Duplikasi pekerjaan

Kekurangan dokumentasi yang tepat dari tujuan proyek yang telah diselesaikan berarti bahwa anggota organisasi lainnya tidak akan mengetahuinya. Dengan kata lain, mereka tidak akan mengetahui solusi yang dikembangkan dalam proyek kami. Dan mereka mungkin mulai melaksanakan proyek yang sangat mirip dalam waktu dekat, alih-alih membangun berdasarkan apa yang sudah mereka miliki.

Peluang yang terlewat

Tugas Manajer Proyek yang dilakukan dalam fase penutupan proyek mencakup membuat dokumentasi yang menggambarkan manfaat yang diharapkan dari proyek. Ini dapat mencakup aplikasi komersial serta implementasi internal atau pelanggan.

Tanpa menyelesaikan formalitas ini, bahkan hasil proyek yang sangat sukses dapat menjadi “terlantar” (produk yatim). Ini dapat terjadi jika tidak dikomunikasikan dengan baik kepada para spesialis yang terlibat dalam penjangkauan pelanggan, penjualan, dan pemasaran. Akibatnya, produk tersebut tidak akan muncul di pasar meskipun semua peluang untuk sukses.

Risiko formal

Penyelesaian proyek yang dilakukan untuk klien melibatkan penyelesaian kontrak, di mana semua dokumen yang diperlukan harus disiapkan dan ditandatangani tepat waktu. Oleh karena itu, proses yang belum selesai melibatkan risiko nyata dari kekurangan formal yang dapat merugikan perusahaan.

Karena alasan inilah disarankan untuk menggunakan tahap akhir proyek untuk menyelesaikan semua hal. Sehingga Anda dapat membanggakan aktivitas yang telah diselesaikan hingga tombol terakhir.

Cara menutup proyek dengan baik

Penyelesaian proyek yang baik harus mencakup tiga area:

• Penyelesaian teknis proyek – untuk memastikan bahwa tujuan proyek tercapai dan semua tugas diselesaikan,
• Pembelajaran – untuk mengevaluasi apa yang dilakukan dengan baik dan merenungkan apa yang salah, baik dalam tugas yang dilakukan maupun manajemen proyek,
• Kerjasama dan motivasi – untuk mengakui kontribusi setiap anggota tim terhadap pekerjaan yang dilakukan dan merayakan keberhasilan proyek.

Daftar tugas saat menutup proyek

Untuk mulai merayakan keberhasilan dengan lancar, sebaiknya buat daftar tugas akhir dan rencanakan pelaksanaannya sesuai dengan metodologi yang dipilih. Meskipun setiap proyek memiliki spesifikasinya, tugas-tugas berikut harus ada dalam daftar:

1. Pastikan bahwa hasil proyek memenuhi kriteria yang paling penting secara strategis, dan sebaiknya semua, yang terdaftar dalam dokumen proyek.
2. Periksa apakah hasil proyek mencakup ruang lingkup pelaksanaan.
3. Siapkan dokumentasi proyek dan buat tersedia untuk semua pemangku kepentingan.
4. Verifikasi apakah semua pengguna hasil proyek dapat menerapkannya dan memiliki akses ke dokumentasi.
5. Tinjau kontrak dengan klien dan anggota tim untuk memastikan bahwa semua persyaratan terpenuhi.
6. Pastikan bahwa Anda memiliki dokumentasi penerimaan semua hasil oleh klien atau pemangku kepentingan yang berwenang lainnya.
7. Adakan pertemuan atau pertemuan untuk menyelesaikan kontrak.
8. Siapkan dokumen dengan umpan balik untuk masa depan tentang manajemen proyek.
9. Bersama tim, siapkan dokumen tentang aturan kerjasama dalam tim dan masalah yang harus diselesaikan sebelum memulai proyek berikutnya.
10. Arsipkan semua materi proyek.
11. Adakan pertemuan untuk mengakhiri proyek.

Setiap tugas dalam daftar di atas perlu disempurnakan sesuai dengan persyaratan proyek dan pemangku kepentingan kami. Namun, untuk berhasil melalui langkah-langkah menutup proyek, baik untuk tetap berpegang pada daftar umum dan mengubahnya dengan setiap proyek.

Ringkasan

Proyek yang telah diselesaikan memerlukan kesimpulan formal, tetapi juga pelajaran yang dipelajari dan waktu untuk merayakan keberhasilan bersama tim. Memastikan bahwa tujuan serta sasaran telah tercapai dan bahwa klien puas dengan hasilnya adalah langkah terpenting yang harus diambil oleh Manajer Proyek. Namun, tidak ada salahnya untuk mempersiapkan dokumentasi yang dapat diakses dan membuatnya tersedia untuk orang yang tepat. Hal inilah yang dapat menentukan nasib masa depan proyek kami – bahkan jika semuanya tampak jelas sekarang.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.