Apa peran sistem informasi dalam manajemen sumber daya manusia?

Sistem informasi sumber daya manusia adalah alat yang efektif digunakan oleh sebagian besar organisasi modern. Di era teknologi modern, sulit untuk membayangkan manajemen SDM tanpa dukungan TI. Tingkat di mana sistem ini disesuaikan dengan suatu organisasi tergantung pada ukurannya, kompleksitas prosesnya, pendekatannya terhadap penggunaan alat modern, serta sumber daya dan modalnya. Implementasi sistem TI atau modernisasi sistem yang ada memerlukan tidak hanya pengeluaran finansial, tetapi juga perubahan organisasi, personel, dan mental, serta pengetahuan tentang program tersebut. Oleh karena itu, sebelum Anda memutuskan untuk menerapkan perangkat lunak semacam itu, analisis dan siapkan untuk perubahan yang diperlukan.

Sistem informasi dalam manajemen sumber daya manusia – daftar isi:

1. Elemen sistem informasi
2. Kegunaan sistem informasi dalam HRM
3. Manfaat menggunakan sistem informasi
4. Ringkasan

Elemen sistem informasi

Sistem informasi adalah bagian dari teknologi informasi (TI) yang menggunakan alat komputer. Agar suatu sistem dapat disebut sebagai TI, ia harus terdiri dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, telekomunikasi, dan karyawan.

Perangkat keras adalah seperangkat peralatan teknis yang memungkinkan transmisi, penerimaan, dan pemrosesan informasi. Perangkat keras terdiri dari peralatan seperti perangkat input (keyboard, pembaca, mouse), perangkat output (monitor, printer, pemindai), prosesor, dan memori. Karena perkembangan solusi TI modern yang cepat, perangkat keras terus berubah dan menjadi usang dengan sangat cepat. Perangkat keras yang paling nyaman dan populer digunakan dalam manajemen personel adalah komputer pribadi (laptop) dan smartphone.

Perangkat lunak adalah kumpulan program, instruksi, antarmuka yang diimplementasikan, dan data terintegrasi yang memungkinkan pemrosesan data untuk tujuan yang ditentukan oleh pengguna. Menggunakan perangkat lunak, alat dasar seperti berbagai basis data dibangun, yang berfungsi sebagai kumpulan data yang saling terkait. Basis data karyawan mencakup semua informasi tentang karyawan, basis data model memungkinkan simulasi konsekuensi dari keputusan dan evaluasi karyawan. Basis pengetahuan, pada gilirannya, memungkinkan manajemen pengetahuan, studi perilaku karyawan, dan pelaksanaan program pelatihan.

Telekomunikasi melibatkan menghubungkan kerja beberapa komputer dan terminal. Komputer dapat dihubungkan pada tingkat regional, nasional, atau global. Solusi semacam itu memungkinkan Anda untuk membuat organisasi virtual dan pelaksanaan kerja jarak jauh. Telekomunikasi bekerja berdasarkan jaringan telepon, serat optik, tetapi juga nirkabel, dan bahkan jaringan satelit.

Karyawan adalah elemen paling penting dan berharga dari sistem informasi. Staf yang mengoperasikan sistem terdiri dari programmer, arsitek, manajer, dan pengguna. Agar sistem berfungsi secara efektif, perlu untuk melatih dan memperkenalkan karyawan pada tugas baru. Perusahaan kecil biasanya menggunakan dukungan teknis eksternal. Perusahaan yang lebih besar mempekerjakan spesialis TI untuk mengawasi operasi dan modernisasi sistem yang sedang berlangsung.

Kegunaan sistem informasi dalam HRM

Sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem informasi, lakukan analisis terhadap organisasi dan, khususnya, kebutuhan karyawan yang bertanggung jawab atas kebijakan HRM. Jawab pertanyaan apakah dan sejauh mana sistem akan memudahkan pekerjaan mereka dan apakah kegiatan yang diimplementasikan akan lebih efektif. Juga akan berguna untuk melakukan perhitungan ekonomi untuk situasi tertentu. Perlu diingat bahwa kegunaan sistem informasi tergantung pada peran dan tempat departemen manajemen sumber daya manusia dalam struktur perusahaan.

Manfaat menggunakan sistem informasi

Sistem informasi sumber daya manusia yang tersedia di pasar berbeda dalam hal fungsionalitas. Namun, fitur unik mereka yang mempengaruhi implementasi dan penggunaannya. Implementasi HRIS yang tepat memiliki beberapa manfaat terukur seperti

• Penghematan. Pengembalian investasi bersifat jangka panjang, tetapi setelah beberapa waktu hasil finansial dari implementasi sistem terlihat. Sistem terpusat memungkinkan integrasi proses kecil menjadi satu, yang mengarah pada peningkatan efisiensi kerja yang signifikan. Modul pengembangan profesional mengurangi biaya logistik yang terkait dengan organisasi pelatihan.
• Komunikasi yang lebih baik. Basis data terpusat mengurangi apa yang disebut “kebisingan komunikasi” dengan menyediakan satu set informasi yang tidak berubah untuk semua karyawan di organisasi. Mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh bekerja dengan data yang salah juga mengurangi biaya dan menghilangkan keputusan yang salah.
• Menganalisis dan melaporkan. Fungsi pengumpulan, penyortiran, dan interpretasi memungkinkan analisis data dengan cara yang sederhana dan cepat, dan informasi yang diperoleh tidak rentan terhadap kesalahan. Akses cepat ke laporan memungkinkan manajer membuat keputusan personel yang lebih akurat.
• Peningkatan produktivitas. Fungsi sistem memperlancar pekerjaan yang terkait dengan, misalnya, pelacakan kartu waktu atau menganalisis retensi dan perputaran karyawan. Sistem informasi yang canggih mengotomatiskan tugas-tugas yang paling membosankan.

Sistem informasi – ringkasan

Informasi untuk manajemen sumber daya manusia, yang diproses dalam sistem informasi, sangat penting. Berkat basis pengetahuan spesifik ini, dimungkinkan untuk mengelola personel secara efektif melalui perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan yang memadai.

Informasi tentang organisasi dan lingkungannya menentukan pengambilan keputusan yang tepat terkait staf. Jumlah masalah manajemen sumber daya manusia yang meningkat dalam beberapa waktu terakhir menjadikan implementasi sistem manajemen TI sebagai salah satu syarat kunci untuk sukses di bidang ini. Penggunaan sistem yang tepat dapat menjadi salah satu faktor terpenting yang mengarah pada keunggulan kompetitif perusahaan.

Baca juga: Jenis perangkat lunak HRIS.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.