4 langkah untuk memperkirakan waktu untuk tugas dengan lebih akurat

Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tertentu adalah salah satu elemen penting dari organisasi hidup kita yang lebih baik – baik di tempat kerja maupun di rumah (misalnya, untuk pekerjaan rumah tangga). Banyak orang memiliki keraguan tentang teknik ini, karena mereka percaya bahwa dalam banyak kasus, sangat sulit untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan secara akurat karena ketergantungan pada terlalu banyak faktor eksternal. Namun, ada cara di mana kita dapat melaksanakan proses ini dengan lebih baik, yang bisa sangat penting, misalnya, saat membuat jadwal proyek. Kami menyajikannya kepada Anda di bawah ini.

4 langkah untuk memperkirakan waktu – daftar isi:

1. Langkah 1: Daftar semua aktivitas yang diperlukan
2. Langkah 2: Ingat pengalaman masa lalu
3. Langkah 3: Antisipasi
4. Langkah 4: Lacak kemajuan Anda
5. Ringkasan

Langkah 1: Daftar semua aktivitas yang diperlukan

Untuk memperkirakan waktu kerja dengan benar, tidak cukup hanya menuliskan daftar tugas dan menentukan jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Penting untuk menunjukkan untuk setiap tugas daftar komprehensif aktivitas yang akan dilakukan sebagai bagian dari penyelesaiannya.

Selanjutnya, Anda akan melihat aktivitas mana yang dapat Anda lakukan sendiri, kapan Anda harus berkonsultasi dengan orang lain (dan menyesuaikan dengan jadwal waktu mereka atau menunggu persetujuan dari mereka), dan aktivitas mana yang akan membutuhkan lebih banyak waktu dari Anda (misalnya, tugas kreatif). Dengan demikian, saat membuat garis waktu proyek, Anda perlu mempertimbangkan tenggat waktu Anda dan orang lain.

Langkah 2: Ingat pengalaman masa lalu

Selalu baik untuk belajar dari kesalahan – baik kesalahan Anda sendiri maupun orang lain – jadi sebagai langkah selanjutnya, tanyakan pada diri Anda apakah Anda telah melakukan aktivitas serupa di masa lalu dan berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk melakukannya, dan kemudian tarik kesimpulan. Jika Anda belum pernah menangani tugas semacam itu sendiri, maka tanyakan kepada anggota tim Anda – mungkin ada seseorang di tim Anda yang telah melakukan jenis aktivitas ini sebelumnya dan dapat memberi Anda petunjuk tentang berapa lama waktu yang seharusnya Anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Ingat, selalu lebih baik untuk bertanya daripada menyesal karena tidak mengambil saran.

Saat mempersiapkan garis waktu proyek, adalah ide yang baik untuk mengorganisir pertemuan semua anggota tim dan membuat estimasi bersama. Campuran keterampilan dan pengalaman yang berbeda pasti akan memungkinkan Anda mencapai hasil yang lebih baik.

Langkah 3: Antisipasi

Apakah Anda telah memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan semua langkah dari satu tugas? Bagus – sekarang perpanjang waktu itu, misalnya, 10-20% (tergantung pada jenis tugas) untuk memberikan ruang bagi hal-hal yang tidak terduga (terutama jika, setelah langkah pertama, Anda sudah tahu bahwa Anda akan bergantung pada orang lain).

Cuti sakit, liburan yang dijadwalkan dan tidak dijadwalkan, keterlambatan pengiriman, konsultasi atau tes hanyalah contoh dasar dari situasi yang dapat mempengaruhi aktivitas kita, secara signifikan memperpanjang pelaksanaannya. Namun, mereka adalah bagian yang tidak terpisahkan dari bisnis, jadi Anda perlu bersiap untuk itu, dengan mengantisipasi waktu yang diperlukan. Jika tidak ada yang terjadi, Anda akan menyelesaikan tugas lebih awal dari yang diharapkan – dan semua orang akan senang dengan itu.

Langkah 4: Lacak kemajuan Anda

Langkah terakhir yang disebutkan penting karena memungkinkan Anda untuk sepenuhnya mengontrol situasi, sehingga mengurangi risiko kemacetan dan ketidakmampuan untuk meresponsnya. Untuk alasan ini, setelah Anda membuat estimasi waktu yang dibutuhkan untuk tugas tertentu, Anda harus secara teratur membandingkan jadwal aktual dengan prediksi yang telah Anda siapkan sebelumnya.

Dengan cara ini, Anda mungkin menemukan alasan mengapa estimasi tidak sesuai dengan kenyataan dan menarik kesimpulan yang akan Anda gunakan untuk tugas berikutnya. Anda dapat melacak kemajuan proyek, misalnya, dengan menggunakan aplikasi khusus yang dirancang untuk mengukur waktu, atau dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek – seperti Firmbee.

Ringkasan

Estimasi yang tepat dari waktu yang dibutuhkan untuk tugas tertentu sangat penting untuk memaksimalkan produktivitas setiap karyawan, tetapi juga untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan sesuai dengan jadwal yang disepakati. Penggunaan metode yang dijelaskan di atas, bersama dengan pemantauan terus-menerus terhadap aktivitas yang sedang dilakukan (melacak kepatuhan terhadap tujuan, memeriksa kemacetan dan melakukan modifikasi jika perlu), adalah syarat untuk keberhasilan proyek.

Baca juga:Apakah alat manajemen proyek benar-benar diperlukan di organisasi Anda?

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.