Analisis akar penyebab – manfaat dan tujuan

Solusi yang lebih baik adalah melakukan studi seperti Analisis Akar Penyebab (RCA). Di bawah ini kami menjelaskan apa alat ini, apa tujuannya serta hasil positif apa yang dapat dibawa oleh penerapannya ke sebuah organisasi.

Apa itu analisis akar penyebab?

Analisis akar penyebab adalah alat yang banyak digunakan yang bekerja tidak hanya di berbagai bidang (dari teknik hingga kesehatan, kedokteran dan bisnis hingga manufaktur atau manajemen kualitas), tetapi kadang-kadang juga dapat berguna dalam kehidupan sehari-hari kita. Analisis akar penyebab adalah pendekatan yang melalui proses sistematisnya mengarah pada identifikasi dasar dari masalah, insiden, dan kegagalan yang telah terjadi maupun yang berpotensi terjadi.

Memanfaatkan alat ini merupakan konsekuensi dari pemikiran bahwa tindakan yang fokus pada aspek ini – yaitu, esensi nyata dari kesulitan – biasanya lebih efektif daripada sekadar bereaksi terhadap gejala yang mungkin muncul kembali di kemudian hari.

Manfaat analisis akar penyebab

Manfaat utama yang terkait dengan analisis akar penyebab adalah pencegahan terulangnya masalah, yang menjadi mungkin dengan menghilangkan alasan mengapa masalah dan kegagalan terjadi. Ini meningkatkan kualitas produk, layanan, atau proses yang ditawarkan, mengurangi biaya yang dikeluarkan, dan memastikan penggunaan sumber daya yang lebih optimal. Namun, ini bukan satu-satunya hasil positif dari penerapan teknik ini – di antara manfaat tambahan yang dapat kami sebutkan:

• Manajemen risiko yang lebih baik – analisis akar penyebab membantu memahami faktor-faktor apa yang dapat menyebabkan masalah, memungkinkan manajemen risiko yang lebih efektif untuk proyek satu kali maupun operasi sehari-hari,
• Keamanan yang meningkat – Di sektor-sektor seperti industri, kedokteran, atau transportasi, RCA membantu mengidentifikasi bahaya (substrat kecelakaan), yang meningkatkan tingkat keamanan,
• Meningkatkan kepuasan pelanggan – Dengan menghilangkan alasan keluhan atau ketidakpuasan, hubungan pelanggan dengan merek kami menjadi lebih baik.

Tujuan analisis akar penyebab

Sepertinya tujuan utama dari analisis akar penyebab adalah untuk memahami alasan sebenarnya di balik masalah atau kegagalan yang terjadi, yang bertentangan dengan fokus hanya pada gejala langsung dan mengambil tindakan korektif. Namun, kami harus menekankan bahwa tindakan semacam itu hanyalah manifestasi dari penggunaan alat yang dijelaskan. Ini karena RCA bertujuan – melalui langkah-langkah tertentu – untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan, yang mengarah pada peningkatan efisiensi, kualitas langkah-langkah yang diambil, serta kecepatan proses yang terjadi.

Dengan demikian, mengadopsi analisis akar penyebab mendukung perbaikan berkelanjutan produk, layanan, atau proses, yang diharapkan dapat membawa hasil positif bagi semua pemangku kepentingan (karyawan, pelanggan, mitra bisnis, dll.).

Bagaimana cara melakukan RCA?

Bagaimana proses RCA harus dilakukan untuk memastikan menghasilkan hasil yang diharapkan? Cara terbaik adalah mengikuti langkah-langkah ini:

1. Identifikasi masalah – pilih masalah, insiden, atau kegagalan spesifik yang ingin Anda selidiki, dan kemudian jelaskan dengan tepat apa yang terjadi dan apa efeknya.
2. Kumpulkan data – gunakan laporan, dokumentasi, catatan, kesaksian saksi, dan sumber lain yang tersedia untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang situasi tersebut.
3. Identifikasi penyebab potensial – fokus pada mengidentifikasi semua faktor yang mungkin telah menyebabkan masalah (misalnya, dengan diagram Ishikawa). Ingat bahwa beberapa di antaranya mungkin tersembunyi atau tidak jelas.
4. Uji penyebab potensial – Setelah penyebab potensial diidentifikasi, mereka harus diuji untuk mengonfirmasi atau menyingkirkan keterlibatannya dalam masalah tersebut.
5. Identifikasi akar penyebab – temukan alasan di balik kegagalan yang paling penting (yaitu, yang memiliki efek terburuk).
6. Implementasikan tindakan korektif – berdasarkan alasan yang diidentifikasi, kembangkan tindakan korektif spesifik yang akan mengurangi atau menghilangkan risiko terulangnya masalah. Setelah Anda menerapkannya, ingat untuk mengevaluasi efektivitasnya, dan tetap fleksibel (karena tindakan korektif mungkin perlu disesuaikan saat informasi baru tersedia).

Jika Anda tidak yakin apa sebenarnya sumber kesulitan, Anda dapat meminta pendapat karyawan Anda. Sistem manajemen proyek dan tim, Firmbee, akan membantu Anda menjaga komunikasi terbuka. Dengan fitur check-in, Anda dapat mengirim pesan otomatis kepada semua (atau anggota terpilih) tim Anda meminta mereka untuk merespons topik tertentu. Anda juga dapat mengatur ini sebagai notifikasi reguler (misalnya, pada hari dan waktu tertentu). Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan perspektif yang lebih luas tentang masalah tertentu dan belajar tentang alasan potensial di baliknya dari perspektif orang lain.

Analisis akar penyebab – ringkasan

Jika Anda mencari cara untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, keamanan, atau kepuasan pelanggan dalam produk atau layanan yang Anda tawarkan, analisis akar penyebab harus cocok untuk Anda. Namun, Anda harus menerima dengan rendah hati bahwa RCA bukanlah obat ajaib yang membuat semua masalah lenyap. Meskipun demikian, menerapkan prinsip-prinsip analisis akar penyebab untuk mengetahui dasar dari masalah tertentu secara signifikan meningkatkan peluang Anda untuk berhasil dan mencapai tujuan bisnis Anda. Selain itu, jangan lupa bahwa RCA memastikan masalah yang mengganggu terjadi lebih jarang (atau dihilangkan), yang selalu menjadi kabar baik bagi semua pihak yang terlibat.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.