Bagaimana sistem manajemen proyek dapat membantu dalam pemasaran acara?

Apakah Anda sedang mengorganisir acara tertentu untuk pertama kalinya atau untuk yang berikutnya, Anda harus selalu memfasilitasi pelaksanaan kegiatan tertentu – untuk memastikan kontrol yang lebih baik atas anggaran atau komunikasi yang lebih mudah antara anggota tim individu yang bekerja untuk kesuksesan bersama. Perangkat lunak manajemen proyek khusus akan membantu Anda mencapai hasil tersebut. Penasaran bagaimana jenis sistem ini akan mendukung kegiatan pemasaran acara Anda? Baca terus.

Sistem manajemen proyek dan pemasaran acara – daftar isi:

1. Sebuah proyek dan sebuah acara
2. Sistem manajemen proyek
3. Firmbee – fitur dan manfaat
4. Ringkasan
5. Lihat video kami tentang perangkat lunak manajemen proyek untuk manajemen acara

Sebuah proyek dan sebuah acara

Jika kita ingin acara tersebut menjadi alat untuk mendukung tujuan terpenting perusahaan, kita perlu melihatnya secara komprehensif – seperti sebuah proyek yang perlu dimulai dengan perencanaan, dan diakhiri dengan pelaksanaan dan evaluasi hasil yang dicapai. Memiliki kerangka kerja yang serupa untuk proyek dan acara dapat membantu: tanggal akhir, anggaran yang ditetapkan, jumlah orang yang terlibat, durasi, serangkaian tugas yang harus dilakukan. Dengan cara ini, kita akan dapat memastikan kemajuan semua kegiatan yang lancar, yang akan diterjemahkan menjadi hasil akhir yang positif.

Sistem manajemen proyek

Perencana proyek yang baik mempermudah pekerjaan sehari-hari mereka dengan menggunakan sistem khusus di mana, antara lain, dimungkinkan untuk merencanakan jadwal, menetapkan tugas, mendistribusikan pekerjaan atau melacak kemajuan, serta menyimpan semua informasi penting di satu tempat dengan akses untuk setiap orang yang berwenang. Program yang dirancang dengan baik juga memungkinkan untuk menetapkan tujuan yang harus dicapai dalam sebuah proyek/acara, sehingga Anda mendapatkan pandangan holistik tentang situasi tersebut.

Alat manajemen proyek dirancang untuk membantu manajer proyek (serta penyelenggara acara) merencanakan, memantau, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Ketika kita memperlakukan sebuah acara seperti sebuah proyek, kita dapat segera melihat seberapa banyak manfaat yang bisa kita peroleh dengan memilih sistem yang tepat dalam pekerjaan sehari-hari kita.

Firmbee – fitur dan manfaat

Di pasar, Anda akan menemukan sejumlah program manajemen proyek yang juga dapat Anda gunakan untuk mengorganisir acara Anda. Kami sangat merekomendasikan Firmbee, perangkat lunak yang kami buat, dilengkapi dengan semua fungsi yang mungkin Anda butuhkan. Saat menciptakan solusi kami, kami mempertimbangkan fakta bahwa proyek dan acara memiliki fitur yang sama, terutama dalam hal perencanaan kerja dan kontrol atas kemajuan serta aliran informasi – untuk alasan ini kami dapat meyakinkan Anda bahwa Firmbee akan menjawab semua kebutuhan Anda dalam hal manajemen acara.

Firmbee akan memungkinkan Anda untuk:

• mencantumkan semua tugas yang harus diselesaikan dan mendistribusikannya kepada anggota tim tertentu (menggunakan papan Kanban dan opsi status tugas, prioritas atau pelacakan waktu),
• menyimpan kalender untuk berbagai tujuan,
• menetapkan pengingat untuk pertemuan mendatang atau tugas yang harus diselesaikan,
• memantau penerimaan dan pengeluaran terkait pelaksanaan acara, sehingga memiliki kontrol penuh atas anggaran
• menyimpan data semua orang yang terhubung dengan acara – dari penyelenggara hingga pemasok dan peserta
• berkomunikasi dengan orang lain menggunakan Slack
• mengeluarkan faktur

Lebih dari itu, menempatkan semua tugas yang diperlukan untuk sebuah acara di satu tempat akan memungkinkan setiap orang yang terlibat dalam proyek untuk memiliki gambaran tentang kemajuan pekerjaan dan dapat bereaksi dengan tepat sebelum masalah muncul (misalnya dengan menerima tugas tertentu atau mendukung proses dan orang-orang yang berisiko tidak menyelesaikan tugas mereka tepat waktu). Dengan program seperti itu, Anda dapat melupakan banyak dokumen, spreadsheet, atau bahkan catatan tangan di mana Anda telah menyimpan informasi penting sejauh ini.

Ringkasan

Dalam banyak hal, manajemen acara tidak berbeda dari manajemen proyek. Dalam kedua kasus, kita memiliki tim yang melakukan tugas tertentu pada waktu tertentu yang fokus pada pencapaian tujuan tertentu. Sama seperti pelaksanaan proyek (misalnya di perusahaan TI) bisa menjadi tantangan, mengingat masalah teknologi yang muncul di sepanjang jalan, dalam kasus konferensi atau pameran dagang, bisa sulit untuk mempersiapkan tempat atau agenda. Untuk alasan ini, perangkat lunak manajemen proyek – seperti Firmbee – juga dapat digunakan untuk perencanaan acara.

Lihat video kami tentang perangkat lunak manajemen proyek untuk manajemen acara:

Baca juga: 4 tren pemasaran acara yang perlu diperhatikan di 2023

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.