Bagaimana cara berkomunikasi di tempat kerja agar lebih efektif dan mencapai tujuan lebih cepat?

Setiap hari kita dipenuhi dengan komunikasi. Kita mengirimkan ribuan – jika tidak jutaan, isyarat komunikasi verbal dan non-verbal kepada orang-orang dalam hidup kita. Cara kita berbicara dan merespons pada akhirnya menghasilkan hasil yang kita lihat. Namun, tidak sulit untuk melihat bahwa terkadang komunikasi gagal menjadi efektif. Salah komunikasi sering menyebabkan frustrasi dan konflik, dan kita merasa tidak berdaya untuk melakukan sesuatu tentang hal itu.

Komunikasi di tempat kerja – isu yang dibahas:

1. Solusi dimulai dengan mengajukan pertanyaan yang tepat
2. Membangun budaya komunikasi yang terbuka dan transparan
3. Belajar bagaimana berkomunikasi dengan efisien
4. Mengadakan pertemuan berkala – dan berharga
5. Dengarkan rekan kerja Anda
6. Manfaatkan alat manajemen proyek yang tepat
7. Dorong umpan balik dari karyawan dan rekan kerja

Salah satu tempat di mana komunikasi tampaknya mengalami kesulitan adalah di tempat kerja.

Apakah Anda seorang pekerja jarak jauh atau duduk di sebuah kubikel di antara ratusan rekan kerja, komunikasi terjadi – dan tidak semuanya efektif.

Salah komunikasi antara rekan kerja, klien, dan eksekutif dapat membuat Anda merasa frustrasi, kecewa di tempat kerja dan dengan tenggat waktu yang mendekat.

Bagaimana kita bisa mengubah masalah ini yang mengganggu begitu banyak kantor dan tim? Bagaimana kita bisa belajar untuk berkomunikasi lebih efektif di tempat kerja agar lebih bahagia, lebih produktif, dan mencapai tujuan kita dengan lebih efisien?

Solusi dimulai dengan mengajukan pertanyaan yang tepat

Mengetahui metode yang tepat untuk meminta pembaruan proyek atau tugas bisa jadi rumit. Dalam jajak pendapat terbaru di Twitter, kami bertanya kepada pengikut bagaimana mereka menindaklanjuti dengan rekan kerja atau karyawan dan melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka di tempat kerja.

Secara luar biasa, mereka yang disurvei mengatakan bahwa mereka menggunakan “dorongan ramah” saat mencari pembaruan tentang pekerjaan yang sensitif terhadap waktu.

Mengapa dorongan ramah lebih unggul daripada email formal atau pesan yang berbasis tindakan? Mungkin itu disebabkan oleh ketidakpastian relasional yang ada di tempat kerja. Atau mungkin kurangnya alat komunikasi yang produktif membuat sulit untuk mengkomunikasikan kebutuhan dengan cara yang efektif namun tetap ramah dan mendukung.

Tidak ada yang ingin menjadi rekan kerja yang membangun reputasi untuk mengganggu atau bersikap keras. Namun, salah komunikasi dan harapan yang tidak terpenuhi terus mengganggu perusahaan setiap hari.

Mungkin solusinya bukan untuk lebih komunikatif, tetapi sebaliknya berkomunikasi dengan lebih efektif. Dengan metode dan alat yang tepat di tangan Anda, Anda dapat meningkatkan komunikasi di tempat kerja, menghindari drama yang tidak terduga, dan mencapai tujuan Anda bersama – lebih cepat.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan komunikasi di tempat kerja:

1. Membangun budaya komunikasi yang terbuka dan transparan

Cara terbaik untuk mulai menghindari salah komunikasi di tempat kerja adalah dengan budaya yang kuat.

Ini membutuhkan waktu dan memerlukan Anda untuk berinvestasi dalam beberapa tindakan bernilai tinggi. Mulailah setiap komunikasi cetak, digital, atau tatap muka dengan tujuan untuk langsung, jujur dengan karyawan Anda (rekan kerja) tentang tujuan atau proyek perusahaan.

Dengan strategi ini, Anda dapat dengan mudah mengonfirmasi prioritas baru dan tujuan akhir untuk tugas bisnis – ini membantu menutup kesenjangan antara manajemen dan karyawan dengan cepat. Tindak lanjuti secara teratur dengan pembaruan rutin sehingga karyawan dapat menetapkan prioritas untuk diri mereka sendiri dan memiliki visi yang jelas tentang masa depan.

2. Belajar bagaimana berkomunikasi dengan efisien.

Komunikasi yang baik adalah bentuk seni.

Cara yang tepat untuk berkomunikasi di tempat kerja adalah menyampaikan ide, pemikiran, harapan, atau masalah yang Anda hadapi dengan jelas dan terbuka kepada orang yang seharusnya membantu Anda.

Hindari konflik dengan menemukan solusi terbaik untuk kedua belah pihak. Anda juga dapat meminta pihak ketiga yang tidak memihak untuk membantu Anda dalam situasi ketika Anda atau orang lain tidak dapat berkomunikasi dengan efektif karena emosi yang terlibat.

3. Mengadakan pertemuan berkala – dan berharga.

Jangan takut untuk mengadakan pertemuan yang sering – cukup pastikan mereka berharga.

Pertemuan yang konsisten dengan manajer dan anggota tim Anda dapat membantu Anda membangun kepercayaan dan komunitas. Mereka juga penting untuk memeriksa kemajuan tugas, tujuan, proyek yang ditugaskan, dan masalah yang muncul.

Bersama-sama Anda dapat menganalisis dan mengembangkan daftar prioritas untuk periode mendatang.

4. Dengarkan rekan kerja Anda.

Jangan pernah meremehkan kekuatan mendengarkan secara aktif. Mendengarkan sangat penting untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul dalam bisnis apa pun.

Dukung kata-kata Anda dengan tindakan. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan rasa hormat dari manajemen, anggota tim, atau karyawan dan dapat dengan cepat memenangkan kepercayaan di mata mereka.

5. Manfaatkan alat manajemen proyek yang tepat.

Ada banyak solusi manajemen proyek dan pelacakan tugas yang dapat Anda pilih untuk membantu meningkatkan komunikasi dan sinergi tim.

Jajak pendapat Twitter lain yang dilakukan tim kami menemukan bahwa solusi teknologi dapat membantu tim menghindari salah komunikasi lebih dari yang Anda harapkan:

Dengan alat komunikasi yang tepat, menjadi lebih mudah untuk membuat jadwal kerja untuk karyawan Anda dan melihat di mana mereka berada pada waktu tertentu. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengoordinasikan dan mendiskusikan langkah strategis perusahaan Anda.

6. Dorong umpan balik dari karyawan dan rekan kerja.

Tanpa umpan balik, Anda tidak dapat meningkatkan komunikasi Anda atau mengurangi salah komunikasi. Ini dapat dicapai dengan menerapkan sistem umpan balik sederhana di tempat kerja Anda.

Karyawan akan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka dalam tugas sehari-hari mereka. Ini juga membantu menjaga anggota tim tetap up-to-date tentang proses kerja saat ini dan apa yang terjadi dengan proyek atau tugas yang ditugaskan.

Memberikan ruang untuk umpan balik adalah cara yang bagus untuk membangun budaya saling percaya di tempat kerja. Kepercayaan dan dorongan adalah obat untuk hampir semua salah komunikasi – dan mungkin langkah pencegahan terbaik dalam toolkit Anda.

Jika Anda ingin meningkatkan kerja tim Anda, baca tentang fasilitasi dan kontribusinya terhadap lingkungan kerja.

Sekarang, mengingat apa yang penting dalam komunikasi yang tepat, Anda dapat memberikan umpan balik kepada kami dengan meninggalkan komentar di bawah! Juga bergabunglah dengan komunitas Facebook kami untuk tetap terhubung.