Bagaimana cara melakukan onboarding virtual?

Onboarding itu penting, tetapi ketika bekerja secara jarak jauh, bagaimana cara melakukannya? Jawabannya adalah onboarding virtual. Dalam beberapa tahun terakhir, platform online yang dirancang untuk adaptasi dan pembelajaran semakin populer, memungkinkan karyawan diperkenalkan pada tanggung jawab baru mereka juga di luar perusahaan, melalui kerja jarak jauh.

Bagaimana cara melakukan onboarding virtual? – daftar isi:

1. Peran onboarding
2. Tujuan dan tahap onboarding
3. Onboarding virtual
4. Ringkasan

Peran onboarding

Sumber daya paling berharga dari organisasi mana pun adalah orang-orang, keterampilan, dan kompetensi mereka. Oleh karena itu, proses rekrutmen yang tepat menjadi penting dalam manajemen sumber daya manusia yang bertujuan untuk menarik karyawan yang paling berharga. Ada juga tahap setelah menandatangani kontrak kerja yang melibatkan pengenalan dan pelatihan karyawan baru. Sayangnya, sering kali manajer mengabaikannya dan lupa bahwa hanya adaptasi yang dilakukan dengan baik dari orang yang baru dipekerjakan yang menentukan perilaku organisasi, sikap, dan kualitas kerja mereka selanjutnya.

Onboarding terdiri dari serangkaian kegiatan yang mengadaptasi karyawan baru dan merupakan salah satu alat retensi yang paling efektif. Peran onboarding adalah untuk memperkenalkan orang yang baru dipekerjakan pada isu-isu paling penting yang terkait dengan fungsi organisasi, untuk mengenal budaya organisasi, nilai-nilai, norma, dan aturan bergaul. Pada saat yang sama, kita juga tidak boleh melupakan penyampaian pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas bisnis yang tepat.

Proses adaptasi seorang karyawan di lingkungan kerja berfungsi pada berbagai tingkat: struktural, organisasi, prosedural, dan sosial. Anda harus merencanakannya serta terus melaksanakannya selama periode yang diperpanjang. Diperlukan beberapa bulan bagi seorang pekerja untuk mulai terikat dengan perusahaan. Seorang karyawan yang kurang dipersiapkan untuk mengambil tanggung jawab baru tidak akan mengidentifikasi dirinya dengan perusahaan, yang mengakibatkan produktivitas rendah dan penurunan efisiensi kerja.

Proses adaptasi harus memungkinkan karyawan untuk mempelajari: strategi organisasi, misi dan visi, tujuan terpenting, struktur dan budaya organisasi, prosedur formal terkait komunikasi internal dan alur kerja, tanggung jawab dan hak, jalur karir, aturan gaji dan bonus, pengoperasian peralatan kantor dan mesin serta peralatan lain yang digunakan untuk melaksanakan tugas.

Tujuan dan tahap onboarding

Induksi ke dalam organisasi adalah proses yang memiliki empat tujuan utama. Yang pertama adalah untuk memfasilitasi tahap awal kerja, “membiasakan diri” dengan tempat baru, orang-orang, dan tugas. Yang kedua adalah untuk mengembangkan sikap yang benar terhadap perusahaan, memungkinkan identifikasi dengan perusahaan tersebut. Tujuan lainnya adalah untuk mendapatkan, dalam waktu sesingkat mungkin, efisiensi dan kualitas kerja yang tinggi. Dan tujuan terakhir adalah untuk mengurangi kemungkinan seorang karyawan meninggalkan pekerjaannya, untuk mempertahankannya di dalam organisasi.

Proses adaptasi (onboarding) yang direncanakan dengan baik harus dilakukan dengan mempertimbangkan tahap-tahap berikut:

• Kepatuhan – pengenalan terhadap prosedur dan alur dokumentasi,
• Klarifikasi – penetapan tujuan dan sasaran untuk karyawan,
• Budaya – pengenalan terhadap budaya organisasi: formal dan informal,
• Koneksi – integrasi karyawan dengan sisa organisasi.

Onboarding virtual

Anda dapat melakukan onboarding dengan berbagai cara menggunakan alat yang berbeda. Yang paling umum adalah memperkenalkan karyawan baru pada prosedur dan peraturan, serta memberikan instruksi kerja. Sebagai akibat dari pandemi Covid-19, banyak organisasi terpaksa bekerja secara jarak jauh. Oleh karena itu, melakukan onboarding secara virtual menggunakan platform online yang khusus adalah praktik yang umum. Fungsi utama dari solusi semacam itu meliputi:

• Tugas online, daftar periksa, dan basis pengetahuan yang tersedia di satu tempat,
• Kemampuan untuk berbagi file pdf, video, presentasi, pelatihan e-learning, tes,
• Tour virtual kantor,
• Kemungkinan menempatkan jalur khusus untuk posisi yang berbeda,
• Ketersediaan sistem di perangkat mobile dan desktop mana pun,
• Monitoring kemajuan secara berkelanjutan, pembuatan laporan,
• Survei untuk menentukan kepuasan karyawan setelah onboarding.

Sejak awal proses onboarding, kita harus memperhatikan hubungan interpersonal. Karyawan baru yang bekerja jarak jauh rentan terhadap perasaan terisolasi dan kesepian. Untuk mencegah hal ini, perkenalkan orang baru tersebut kepada rekan-rekan kerja lainnya dengan menulis pesan di intranet internal dan berkenalan selama konferensi video.

Onboarding jarak jauh menghadirkan tantangan bagi baik pemberi kerja maupun karyawan, namun kita dapat menggunakan beberapa elemen dari proses ini dengan sukses dan menguntungkan dalam adaptasi karyawan secara langsung.

Ringkasan

Perubahan dinamis di pasar tenaga kerja memaksa pemberi kerja untuk mengambil langkah-langkah intensif untuk mempertahankan karyawan di dalam organisasi. Onboarding yang dilaksanakan dengan baik adalah faktor yang sama pentingnya bagi karyawan seperti gaji atau jalur pengembangan yang direncanakan. Jika kita melewatkan tahap pertama onboarding ini, efek negatifnya menjadi tidak dapat diubah. Pada bulan pertama, karyawan baru membentuk sikap dan tingkat komitmen mereka terhadap pekerjaan. Oleh karena itu, pengenalan yang tepat terhadap organisasi dan memastikan kondisi kerja sama yang transparan menjadi faktor kunci. Onboarding yang efektif tidak hanya memungkinkan untuk mengurangi tingkat perputaran yang berlebihan, tetapi juga secara signifikan meningkatkan citra perusahaan.

Setiap onboarding, bahkan onboarding virtual, memerlukan strategi. Lihat strategi yang paling efektif.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.