5 langkah penting dalam mendisiplinkan karyawan

Apa langkah utama dalam mendisiplinkan seorang karyawan? Manajer harus mendisiplinkan karyawan mereka dari waktu ke waktu dan tidak ada cara untuk menghindarinya – masalah dengan kinerja dan isu perilaku terjadi setiap hari di tempat kerja. Departemen Sumber Daya Manusia perusahaan harus memiliki prosedur disiplin yang berlaku dan menggunakannya untuk semua kasus perilaku yang tidak dapat diterima. Baca artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang proses pendisiplinan.

Langkah-langkah mendisiplinkan seorang karyawan – daftar isi:

1. Alasan untuk mendisiplinkan seorang karyawan
2. Sebelum mendisiplinkan seorang karyawan
3. Langkah-langkah mendisiplinkan seorang karyawan
4. Ringkasan

Alasan untuk mendisiplinkan seorang karyawan

Di tempat kerja ada beberapa alasan untuk mendisiplinkan karyawan dan sebagian besar dari mereka terkait dengan isu perilaku atau indikator kinerja. Penting bagi semua karyawan untuk memahami apa yang diharapkan dari mereka secara spesifik – mereka harus tahu dengan pasti perilaku seperti apa yang tidak akan diterima. Tidak peduli seberapa baik kebijakan Anda ditulis, akan ada alasan untuk mendisiplinkan karyawan Anda. Alasan yang paling terkenal untuk melakukannya termasuk:

• penipuan, pencurian, penggelapan
• kepemilikan atau penggunaan narkoba
• penggunaan alkohol
• ketidakhadiran
• kinerja rendah
• penanganan properti yang salah
• penyalahgunaan internet
• perundungan, pelecehan seksual, diskriminasi

Ada metode untuk mendisiplinkan seorang karyawan, tetapi dalam situasi pelanggaran yang paling serius dan pelanggaran besar, pemutusan kontrak mungkin menjadi satu-satunya opsi yang dipertimbangkan.

Sebelum mendisiplinkan seorang karyawan

Beberapa tindakan yang tidak dapat diterima terjadi antara karyawan – ini berarti bahwa manajer mereka mungkin tidak pernah memiliki kesempatan untuk mengamati perilaku yang tidak pantas itu sendiri. Dalam situasi seperti itu biasanya salah satu karyawan mengajukan keluhan terhadap yang lain baik secara lisan maupun tertulis.

Ada langkah-langkah yang harus diikuti oleh setiap manajer, ketika menerima keluhan dari salah satu karyawan. Perusahaan harus memiliki prosedur untuk mengajukan keluhan, di mana bentuk keluhan itu sendiri harus dijelaskan, serta metode penanganannya. Setiap keluhan yang diterima oleh manajer harus ditangani dengan cara yang sama, jika tidak perusahaan dapat menghadapi tindakan hukum karena diskriminasi. Langkah-langkah yang harus diambil oleh setiap manajer ketika menangani keluhan adalah:

Meninjau keluhan yang diajukan – sesuai dengan prosedur yang harus dimiliki perusahaan, manajer yang menerima keluhan harus meninjaunya dengan cermat. Biasanya pertemuan antara spesialis SDM dan karyawan diperlukan untuk membahas masalah tersebut secara lebih rinci. Ini membantu ketika lebih dari satu orang terlibat – mereka mungkin harus bersaksi di pengadilan di masa depan.

Investigasi – setiap keluhan harus diselidiki secara rinci. Tidak semua tuduhan harus benar. Manajer harus berbicara dengan anggota lain dari perusahaan dan menemukan saksi perilaku yang tidak dapat diterima. Manajer harus mengumpulkan semua dokumentasi yang relevan seperti: formulir keluhan, e-mail, catatan, laporan, kesaksian serta: catatan terkait peringatan lisan, peringatan tertulis, catatan dari pertemuan dengan karyawan, dan pemberitahuan pemutusan hubungan kerja. Semua dokumen yang relevan harus disimpan dengan rapi dalam file.

Berbicara dengan karyawan tentang tuduhan – karyawan, yang perilakunya sedang diselidiki memiliki hak untuk menyampaikan sudut pandangnya dan menanggapi keluhan. Pada tahap ini mediasi antara dua karyawan dimungkinkan (jika situasi memungkinkan). Jika ada solusi untuk masalah tersebut, isu tersebut harus diselesaikan pada tahap ini.

Keputusan – setelah mendengarkan kedua belah pihak, saatnya untuk membuat keputusan. Mungkin perlu untuk memulai prosedur disiplin atau memberlakukan sanksi. Ingat semua tindakan Anda harus diungkapkan hanya kepada individu yang terlibat, prosedur disiplin adalah masalah rahasia yang tidak semua orang di kantor harus mendengarnya. Jaga file tetap terupdate dan tambahkan dokumen terkait keputusan Anda ke dalam file.

Tahap banding – karyawan memiliki hak untuk mengajukan banding terhadap keputusan Anda. Bentuk tertulis dari banding karyawan harus kemudian ditinjau oleh departemen SDM. Dalam beberapa kasus, hukuman dapat dicabut atau diubah sedikit. Keputusan tergantung pada banyak faktor, tetapi dalam semua kasus harus disampaikan secara tertulis.

Langkah-langkah mendisiplinkan seorang karyawan

Peringatan lisan – langkah pertama dalam mendisiplinkan seorang karyawan adalah peringatan lisan. Ini bisa dilakukan dengan cara yang halus dan penuh taktik, tetapi bisa juga lebih langsung dan keras, tergantung pada situasi dan hubungan antara karyawan dan manajer. Peringatan lisan harus digunakan setiap kali karyawan menunjukkan perilaku negatif.

Peringatan tertulis – ketika peringatan lisan tidak berhasil, biasanya bentuk tertulis diperlukan. Dokumen semacam itu harus ditulis dengan hati-hati, karena mungkin ada beberapa implikasi hukum dalam kasus proses lebih lanjut atau gugatan. Semua dokumen harus ditandatangani oleh manajer, seorang saksi, dan karyawan. Salinan dokumen harus diberikan kepada karyawan, sementara set lengkap dokumen harus disimpan di kantor untuk referensi di masa mendatang. Dalam peringatan tertulis harus dinyatakan dengan jelas, apa yang harus dilakukan karyawan untuk memperbaiki perilakunya dan apa yang akan terjadi jika karyawan tidak mengubah apapun.

Peringatan akhir – setelah mengeluarkan beberapa peringatan lisan (biasanya lebih dari satu) dan peringatan tertulis, saatnya untuk peringatan akhir. Peringatan akhir harus disampaikan dalam bentuk tertulis, dan umumnya sangat mirip dengan bentuk peringatan tertulis lainnya. Semua contoh perilaku buruk harus dijelaskan secara rinci lagi, bersama dengan metode perbaikan. Dalam peringatan akhir harus dinyatakan dengan jelas bahwa pemutusan hubungan kerja mungkin terjadi jika tidak ada perubahan dalam perilaku karyawan.

Masa percobaan – sebagian besar pemberi kerja biasanya memutuskan hubungan kerja setelah peringatan akhir, mungkin tidak ada cara untuk mengubah pendekatan karyawan dan perilaku yang tidak dapat diterima tetap ada. Namun masih ada manajer yang mungkin ingin memberikan karyawan mereka kesempatan lain, kesempatan terakhir untuk berubah. Proses ini disebut masa percobaan dan mungkin mencakup langkah disiplin seperti: pengurangan gaji, pelatihan yang diminta atau pengawasan ketat. Semua elemen dapat diterapkan secara bersamaan.

Pemutusan hubungan kerja – langkah terakhir dalam mendisiplinkan seorang karyawan adalah pemutusan hubungan kerja. Semua dokumentasi yang dikumpulkan selama proses pendisiplinan (peringatan tertulis, dokumen terkait masa percobaan) harus dibahas kembali dengan karyawan agar mereka memahami dengan jelas alasan untuk pemutusan hubungan kerja.

Ringkasan

Manajer harus mendisiplinkan karyawan mereka dari waktu ke waktu dan tidak ada cara untuk menghindarinya – masalah dengan kinerja dan isu perilaku terjadi setiap hari di tempat kerja. Departemen Sumber Daya Manusia perusahaan harus memiliki prosedur disiplin yang berlaku dan menggunakannya untuk semua kasus perilaku yang tidak dapat diterima.

Ada beberapa langkah dalam mendisiplinkan seorang karyawan, mereka termasuk: peringatan lisan, dan tertulis, peringatan akhir, masa percobaan, dan pemutusan kontrak. Langkah-langkah tersebut adalah bagian dari satu proses pendisiplinan dan harus diterapkan secara teratur. Setiap peringatan harus didokumentasikan dengan baik untuk referensi di masa mendatang dalam kasus proses hukum. Prosedur pendisiplinan yang terorganisir dengan baik dan dilaksanakan dengan baik adalah perlindungan terbaik yang dimiliki pemberi kerja terhadap pertempuran hukum terkait gugatan pemutusan hubungan kerja yang tidak sah.

Baca juga: Sebuah tautan antara manajemen keragaman dan kesempatan kerja yang setara di tempat kerja

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.