Strategi untuk pertemuan bisnis yang efektif

Apa yang dapat membantu menyelesaikan masalah ini? Pertama, analisis dengan cermat apakah suatu topik dapat dibahas dengan cara yang berbeda, melalui email, atau sebagai catatan tertulis. Kedua, cari cara untuk memastikan bahwa dengan kebutuhan untuk bertemu secara langsung atau online, waktu dihabiskan seefisien mungkin. Berikut adalah strategi terbaik untuk pertemuan bisnis yang efektif.

Pertemuan bisnis yang efektif – apakah itu diperlukan?

Pertanyaan ini tentu saja harus dijawab dengan afirmatif – bahkan jika, pada tahap perkembangan saat ini, perusahaan berfungsi dengan baik dengan bantuan berbagai jenis pesan instan. Mengapa? Karena tidak ada pertukaran email (yang biasanya dipikirkan, disingkat, tanpa emosi, dll.) yang akan memberikan hasil yang sama dengan diskusi – sesi brainstorming di mana pandangan, pemikiran, dan ide dari berbagai orang dengan latar belakang yang berbeda bertabrakan.

Pertemuan bisnis menjadi sangat penting ketika kita peduli untuk membuat keputusan penting bagi tim atau perusahaan, menyelesaikan masalah serius, mendiskusikan strategi yang mempengaruhi operasi jangka panjang perusahaan, atau menghasilkan ide-ide baru (misalnya untuk kampanye pemasaran merek). Tidak ada perusahaan, tidak peduli di industri mana ia beroperasi, yang dapat mengabaikan diskusi langsung atau online dalam kelompok kecil atau besar.

Pertemuan bisnis yang efektif – mengapa begitu sulit untuk mengorganisirnya?

Orang dapat mencantumkan beberapa alasan beragam di balik panggilan bisnis yang memakan waktu terlalu lama, gagal memberikan hasil yang diharapkan, dan membuat peserta merasa bahwa waktu mereka terbuang. Dimulai dengan keterlambatan tradisional, kurangnya rencana yang jelas (“melompat” dari topik ke topik) dan tujuan (hasil yang ingin kita capai, yang mengarah pada perdebatan yang tidak perlu), hingga moderasi diskusi yang tidak memadai dari penyelenggara.

Alasan yang paling umum ini mengarah pada kebutuhan untuk mengorganisir kesempatan lain untuk membicarakan topik yang sama, karena pertama kali terbukti tidak cukup efektif, yang mempengaruhi pekerjaan (tingkat kinerja tugas lainnya) setiap peserta.

Pertemuan bisnis yang efektif – strategi yang layak diterapkan

Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk memastikan bahwa tidak ada peserta yang mengatakan “Masalah ini seharusnya bisa dibahas melalui email”? Berikut adalah 5 hal teratas yang harus Anda perhatikan jika Anda berkomitmen untuk mengadakan hanya pertemuan bisnis yang efektif.

1. Tentukan tujuan

Sebelum mengorganisir diskusi, perlu untuk secara jelas mendefinisikan tujuannya, karena, tanpa elemen ini, diskusi dapat menjadi kacau dan dengan demikian – tidak produktif. Mendefinisikan tujuan akan memungkinkan semua peserta untuk fokus pada isu-isu yang relevan dan mengarahkan diskusi ke arah yang benar. Jadi, di awal, tunjukkan apakah tujuannya adalah untuk membuat keputusan tertentu, menyelesaikan masalah, atau mungkin mengembangkan ide-ide baru.

2. Siapkan agenda

Agenda adalah elemen yang paling penting – tepat setelah tujuan – dari pertemuan bisnis yang efektif. Rencana yang terdefinisi dengan jelas yang diikuti oleh peserta, bersama dengan mereka yang bertanggung jawab untuk membicarakan isu yang ada, akan menghasilkan hasil yang diharapkan (karena setiap peserta tahu apa yang diharapkan). Pastikan untuk mengirimkan agenda kepada peserta beberapa hari sebelumnya, sehingga semua orang memiliki waktu untuk mengenalinya dan mempersiapkan diri dengan baik untuk mendiskusikan poin-poin tersebut.

3. Perhatikan waktu

Melampaui waktu yang ditetapkan untuk setiap poin (atau bahkan kurangnya struktur waktu yang jelas, yaitu, jumlah waktu tertentu yang dapat dihabiskan untuk poin tertentu) dapat berakhir dengan diskusi yang berlarut-larut, yang mengakibatkan hilangnya fokus dan minat di antara peserta. Manajemen waktu yang tidak efektif meningkatkan tingkat kelelahan, secara signifikan mengurangi efisiensi dan keterlibatan, itulah sebabnya sangat penting untuk tetap berpegang pada jadwal setiap saat.

4. Batasi jumlah isu yang dibahas

Ingat juga, bahwa mencoba membahas terlalu banyak topik dalam satu pertemuan dapat mengarah pada diskusi yang terburu-buru dan dangkal serta ketidakmampuan untuk mengeksplorasi setiap isu secara mendalam. Lebih baik fokus pada beberapa poin yang paling relevan dan memberikan perhatian yang memadai, tetapi membahas isu-isu terkait topik yang kurang penting, seperti melalui email.

5. Pastikan partisipasi aktif

Untuk memastikan pertemuan bisnis yang sepenuhnya efektif, dorong peserta untuk berpartisipasi aktif dalam diskusi. Tanyakan pertanyaan, dengarkan pendapat mereka, dan dorong mereka untuk berbagi ide, sambil memastikan bahwa mereka tetap fokus pada isu yang ada. Menghilangkan gangguan yang tidak perlu (seperti menerima panggilan telepon selama diskusi) akan sangat membantu Anda melakukan ini.

Pertemuan bisnis yang efektif – ringkasan

Tidak ada karyawan atau mitra yang suka merasa bahwa mereka telah membuang waktu kerja mereka dengan menghadiri pertemuan yang gagal mencapai kesepakatan pada isu-isu penting. Kemudian kepahitan muncul karena seseorang bisa saja fokus pada tugas lain selama waktu itu.

Untuk alasan ini, setiap penyelenggara diskusi – baik internal dengan karyawan atau dengan mitra eksternal – harus mempersiapkan diri dengan baik, menggunakan, misalnya, strategi yang dijelaskan di atas, terutama dalam hal mendefinisikan tujuan dan menetapkan agenda yang terperinci. Kombinasi dari semua tips ini akan memastikan bahwa semua orang merasa bahwa mereka berpartisipasi dalam pertemuan bisnis yang efektif.

Baca juga: Metode untuk Memprediksi Penjualan E-commerce

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.