4 Langkah untuk Merancang dan Menjalankan Latihan Meja yang Efektif

Semuanya terjadi melalui berbicara, berbagi, dan menemukan solusi, daripada, seperti dalam kasus latihan lapangan, melakukan atau bertindak. Dalam bentuk seperti itu, hal yang krusial adalah belajar dan melihat apakah ketentuan teoritis diterjemahkan ke dalam keadaan darurat yang sebenarnya. Dari artikel ini, Anda akan belajar nilai apa yang dapat dibawa oleh latihan meja kepada sebuah organisasi, kapan latihan tersebut layak dilakukan, dan bagaimana menjalankannya dengan benar.

Aturan dasar untuk melakukan latihan meja

Latihan meja adalah pertemuan yang bertujuan untuk merancang prosedur yang harus diikuti dan langkah-langkah yang harus diambil selama keadaan darurat. Tergantung pada jenis organisasi, ini dapat melibatkan merumuskan cara merespons serangan siber, bencana alam seperti gempa bumi, atau serangan teroris mendadak. Ini juga bisa memiliki cakupan yang lebih santai, seperti mencari cara untuk menangani kehilangan anggota tim yang penting atau munculnya pesaing secara tiba-tiba di pasar.

Terlepas dari tingkat darurat, latihan meja memiliki satu kesamaan: skenario yang sudah siap dengan langkah-langkah spesifik yang harus diambil dan perkembangannya. Tanpa skenario, melakukan latihan meja tidak ada artinya. Ini karena tujuan utama dari latihan ini adalah untuk memeriksa apakah ketentuan teoritis yang berlaku di organisasi tercermin dalam kenyataan dan apakah perubahan perlu dilakukan. Jadi jika organisasi Anda tidak memiliki rencana tindakan yang jelas dalam kasus keadaan darurat, langkah pertama harus menulis skenario semacam itu.

Latihan dilakukan dalam lingkungan yang santai untuk memungkinkan semua anggota tim mendefinisikan peran mereka dalam merespons situasi tertentu dengan bebas dan mendiskusikan masalah yang mengganggu tanpa rasa takut atau malu. Di sini, bukan tentang kompetisi dan menguji apakah karyawan dapat bertindak di bawah tekanan, tetapi tentang belajar dan bekerja sebagai tim.

Nilai apa yang dibawa oleh latihan meja?

Melakukan latihan meja tidak memakan waktu sebanyak latihan lapangan, tetapi tetap memerlukan dedikasi waktu dan mengumpulkan anggota tim individu. Anda perlu mengalokasikan beberapa sumber daya tetapi apa yang Anda dapatkan sebagai imbalan adalah banyak manfaat tidak hanya untuk organisasi tetapi juga untuk anggota tim.

Nilai untuk organisasi yang dapat dibawa oleh latihan meja

• Memverifikasi prosedur selama pertemuan santai jauh lebih disukai daripada pengujian “langsung” selama krisis
• Peluang untuk menyempurnakan aturan, menutup celah, dan menerapkan tindakan korektif
• Peluang untuk meningkatkan teknik respons darurat
• Memperkuat ikatan antara anggota tim individu
• Memverifikasi bahwa karyawan tahu dan mengikuti ketentuan teoritis dari protokol

Nilai untuk anggota tim yang dapat dibawa oleh latihan meja

• Peluang untuk menjalani peran Anda dalam format santai
• Kondisi yang lebih baik untuk mengingat langkah-langkah selanjutnya dalam menangani situasi tertentu
• Peluang untuk mengajukan pertanyaan, memperluas pengetahuan Anda
• Menjalankan skenario dan tes memfasilitasi munculnya saran untuk perubahan atau perbaikan pada catatan individu

Bagaimana cara melakukan latihan meja?

1. Identifikasi tujuan melakukan latihan meja

Perencanaan untuk latihan meja harus dimulai dengan mendefinisikan tujuan yang ingin Anda capai setelah latihan dilaksanakan dan bagaimana Anda berencana untuk menerapkan hasil yang dicapai. Bagi sebagian orang, masalah kunci akan melibatkan mendidik anggota tim yang melewatkan kesempatan untuk menganalisis berbagai ketentuan dalam rencana sebelumnya. Yang lain akan menemukan di dalamnya kesempatan untuk menilai apakah prinsip-prinsip teoritis tercermin dalam kenyataan. Apa pun insentif utama Anda untuk melakukan latihan semacam itu, mereka pasti akan membawa lebih banyak manfaat daripada yang Anda rencanakan.

2. Tunjuk orang-orang yang terlibat dan definisikan peran mereka dalam latihan

Meski latihan meja bersifat statis dan dilakukan dalam bentuk percakapan kelompok yang santai, masih ada aturan tertentu yang harus diikuti. Anda harus menunjuk orang-orang yang akan berpartisipasi dalam latihan dan memberikan mereka peran spesifik. Orang lain dapat menyaksikan dan mengikuti skenario, tetapi untuk menghindari kekacauan, mereka sebaiknya tidak mengambil bagian aktif selama latihan itu sendiri. Pengamat juga dapat menyampaikan pandangan mereka, yang dapat berguna selama evaluasi dan dokumentasi latihan, jadi sebaiknya tetapkan waktu untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan saran segera setelah latihan selesai.

Elemen penting dari seluruh usaha ini adalah penunjukan pemimpin/fasilitator yang tepat. Anda dapat memutuskan seseorang dari tim Anda atau menyewa profesional untuk tugas ini. Bagaimanapun, itu harus seseorang yang tidak hanya tahu skenario dan aturan perusahaan serta tugas anggota tim individu dengan sangat baik tetapi juga memiliki kualitas interpersonal tertentu untuk menjalankan latihan dengan baik.

Fasilitator harus tahu dan memutuskan dengan hati-hati kapan harus mengikuti dan kapan harus memimpin kelompok. Aset kunci yang juga harus dimiliki adalah kemampuan untuk memberikan kondisi yang nyaman untuk diskusi kreatif dan memimpin debat agar tetap pada pokok bahasan. Seorang pemimpin latihan meja yang berpengalaman akan merasakan kelompok dan menjaga keseimbangan yang baik antara kelonggaran dan aturan yang kaku.

3. Identifikasi skenario spesifik

Skenario harus merespons ancaman potensial yang paling nyata bagi organisasi. Banyak tergantung pada jenis bisnis, tetapi juga lokasi kantor pusat. Rencana tindakan semacam itu dapat menangani terjadinya badai atau elemen lain, tetapi juga menentukan langkah-langkah selanjutnya untuk menangani serangan peretasan besar-besaran.

Terlepas dari apa tujuan Anda, skenario harus mendefinisikan dan menggambarkan secara rinci situasi yang cukup realistis. Ini harus mencakup pertanyaan untuk individu agar mereka berada dalam pola pikir yang tepat dan memeriksa apakah mereka membuat keputusan yang benar. Ini karena setiap anggota tim harus tahu siapa yang harus dihubungi dalam keadaan krisis, tindakan apa yang penting serta sumber daya mana yang harus diprioritaskan dan dilindungi. Mereka perlu mengenal skenario umum sebelum pertemuan yang dijadwalkan agar dapat mempersiapkannya dengan baik.

Skenario harus mencakup naskah tertentu, namun, sebaiknya ada sedikit fleksibilitas di sini. Mungkin selama diskusi, poin-poin lebih lanjut akan berubah dan pendekatan anggota tim akan memberikan sudut pandang baru tentang keseluruhan situasi. Dalam hal ini, sebaiknya pemimpin tidak menginterupsi diskusi, biarkan mengalir dan sedikit menyimpang dari naskah asli untuk membentuk naskah yang lebih baik dan ditingkatkan.

4. Ingat analisis akhir

Latihan membuat anggota tim memahami peran mereka dan menguji apakah mereka tahu berbagai ketentuan untuk merespons dengan benar dalam keadaan darurat. Namun, nilai sebenarnya dari latihan meja berasal dari analisis diskusi ini dan terletak pada kesempatan untuk melakukan perbaikan dan meningkatkan solusi yang sudah ada. Itulah sebabnya penting untuk menganalisis seluruh acara setelah latihan telah berlangsung dan membuat laporan berdasarkan itu. Informasi ini dapat meningkatkan rencana kontinjensi dan memverifikasi celah di dalamnya.

Apakah latihan meja selalu merupakan solusi yang tepat?

Secara alami, setiap pendekatan terhadap manajemen risiko dan kesiapan darurat memiliki pro dan kontra. Hasil yang mereka berikan dibentuk oleh beberapa variabel, lingkungan, dan keadaan yang muncul serta orang-orang. Hal yang sama berlaku untuk latihan meja. Tak dapat disangkal, latihan ini memungkinkan Anda menguji pedoman yang ada dan mengevaluasi lingkungan serta orang-orang. Ini juga memungkinkan Anda untuk belajar tentang saran anggota tim lainnya.

Ini juga merupakan kesempatan belajar dan bertanya yang hebat yang tidak melibatkan banyak sumber daya dan tidak terlalu memakan tenaga. Lebih dari itu, latihan semacam itu juga dapat dilakukan secara jarak jauh, sehingga akan bekerja dengan baik untuk organisasi yang memiliki lokasi berbeda di seluruh dunia.

Namun, ini tidak berarti bahwa metode ini adalah solusi ideal, ia juga memiliki kekurangan. Pertama, suasana santai dan pembicaraan teoritis tidak akan pernah mencerminkan peristiwa nyata, di mana bahkan karyawan yang sudah dipersiapkan dengan baik dapat gagal, karena stres dan kebutuhan untuk bertindak dengan cepat ditambahkan. Selama latihan meja, Anda dapat memeriksa bahwa semua orang tahu peran mereka, tetapi Anda tidak selalu akan mendeteksi semua kekurangan dalam rencana. Beberapa di antaranya hanya akan muncul selama situasi kehidupan nyata, bukan selama diskusi teoritis.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.