Manajemen kontrak yang efektif. 3 elemen yang harus dimiliki untuk organisasi Anda

Apa itu manajemen kontrak?

Manajemen kontrak adalah proses perencanaan, negosiasi, penandatanganan, pelaksanaan, dan pemantauan berbagai jenis kontrak yang bertujuan untuk membangun hubungan dengan pelanggan, pemasok, karyawan, atau mitra bisnis. Tujuan dari proses ini, yang dapat dilakukan oleh seorang karyawan atau seluruh departemen, tergantung pada ukuran organisasi, adalah untuk memastikan bahwa semua kontrak dilaksanakan secara efektif dan sesuai dengan ketentuan yang ada. Proses ini dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan organisasi, memilih pemasok, dan mendefinisikan syarat-syarat perjanjian, dan diakhiri dengan mengevaluasi kemajuan kontrak, serta, jika perlu, mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah yang muncul.

Manfaat manajemen kontrak

Manajemen kontrak membantu organisasi mencapai tujuan bisnisnya. Namun, ini bukan satu-satunya manfaat yang terkait dengan strategi manajemen kontrak yang dikembangkan dengan hati-hati. Proses ini juga membantu:

• Mengurangi risiko – menambahkan ketentuan kerahasiaan atau perlindungan data dapat sangat mengurangi risiko bagi bisnis,
• Mengoptimalkan biaya – organisasi dapat secara signifikan menurunkan biaya layanan dan pasokan dengan menganalisis dan merundingkan syarat dan ketentuan kontrak yang ditandatangani dengan hati-hati,
• Meningkatkan efisiensi operasional – bisnis dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas mereka dengan memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok dan mitra bisnis berdasarkan syarat kontrak yang ditandatangani,
• Membangun hubungan yang kuat dengan pemangku kepentingan – memenuhi tenggat waktu dan memenuhi syarat kontrak memiliki dampak positif pada hubungan dengan karyawan, mitra, atau pemasok,
• Melindungi kepentingan perusahaan – menyusun kontrak sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku melindungi perusahaan dari konsekuensi hukum yang mungkin terjadi.

Elemen kunci manajemen kontrak

Ini dapat membawa beberapa manfaat jangka panjang bagi organisasi. Namun, itu tidak akan terjadi tanpa strategi manajemen kontrak yang efektif. Berikut adalah tiga elemen kunci dari proses manajemen kontrak yang sukses:

1. Menetapkan aturan dan prosedur yang jelas

Baik perusahaan kecil maupun besar harus memiliki kebijakan kontrak yang menguraikan tujuan, tanggung jawab, dan prosedur untuk merencanakan, bernegosiasi, menandatangani, dan melaksanakan kontrak. Dokumen semacam itu harus jelas dan transparan, yaitu dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat. Dokumen tersebut juga harus diperbarui, misalnya, ketika masalah muncul dalam pelaksanaan proses atau ketika praktik baru muncul di industri.

2. Menerapkan sistem manajemen kontrak

Manajemen kontrak yang efektif memerlukan organisasi untuk memiliki basis data atau sistem pusat di mana semua kontrak disimpan, sebaiknya dikategorikan berdasarkan jenis, tanggal kedaluwarsa, nilai, dan kriteria relevan lainnya. Sentralisasi dan kategorisasi semacam itu sangat memudahkan proses yang dilaksanakan dalam organisasi.

Dalam hal ini, alat CRM yang tersedia di Firmbee akan sangat membantu, memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengatur data pelanggan dan kontraktor di satu tempat yang mudah diakses. Sistem ini juga memungkinkan Anda untuk memantau status kontrak dan membuat tag. Selain itu, Firmbee dilengkapi dengan aplikasi penagihan gratis untuk mata uang, tarif pajak, atau diskon apa pun. Coba Firmbee secara gratis!

3. Memantau syarat dan tenggat waktu

Organisasi harus terus-menerus memantau syarat kontrak jangka panjang yang ditandatangani dan mencari peluang untuk mendapatkan syarat yang lebih menguntungkan. Negosiasi ulang dapat membantu menyesuaikan kontrak dengan kebutuhan yang berkembang (misalnya, seiring perubahan ekonomi). Selain itu, ini memungkinkan perusahaan untuk memperhatikan tanggal kedaluwarsa kontrak, sehingga mereka dapat merencanakan dan bertindak sesuai saat tanggal tersebut mendekat.

Ringkasan

Manajemen kontrak yang efektif sangat penting bagi operasi perusahaan di setiap industri. Di satu sisi, ini adalah bagian dari operasi sehari-hari bisnis, dan di sisi lain, ini penting untuk pencapaian tujuan bisnis yang ditetapkan (meskipun tidak secara langsung). Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, organisasi yang telah menetapkan proses manajemen kontrak yang efektif mampu merespons perubahan pasar dengan cepat, meminimalkan risiko yang ada, dan mencapai efisiensi operasional yang lebih besar. Akibatnya, proses ini adalah alat yang kuat untuk membangun keunggulan kompetitif mereka.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.