Organisasi Kerja: 10 Tips untuk menguasai organisasi kerja

Ingin tahu apa rahasia orang-orang sukses dalam pekerjaan mereka? Tentu saja, Anda segera menyadari bahwa ini adalah masalah yang sepenuhnya individu, karena setiap karyawan memiliki seperangkat keterampilan keras dan lunak, kepribadian, atau sifat karakter yang unik. Namun, ada satu elemen yang dapat Anda perhatikan untuk meningkatkan kinerja tugas harian Anda dan mendorong pencapaian hasil yang diharapkan – organisasi kerja yang baik. Bagaimana? Di bawah ini Anda akan menemukan daftar 10 tips organisasi kami yang dapat mewujudkannya.

Organisasi kerja – daftar isi:

1. Rencanakan pekerjaan Anda
2. Fokus pada satu tujuan (dan tugas) pada satu waktu
3. Ingat untuk mengambil istirahat secara teratur
4. Tetapkan prioritas
5. Perkirakan dan kendalikan waktu
6. Tetapkan siklus produktivitas individu
7. Bebaskan diri dari gangguan
8. Bekerja dengan papan Kanban
9. Gunakan alat untuk memperlancar pekerjaan Anda
10. Tetapkan batasan untuk rekan kerja
11. Organisasi kerja yang lebih baik – sekarang Anda tahu apa yang harus dilakukan

Rencanakan pekerjaan Anda

Anda dapat mengatur jadwal Anda di alat online khusus, di buku catatan online, atau secara tradisional di kertas (cara mana pun yang paling cocok untuk Anda) – Anda tidak boleh lupa untuk merencanakan pekerjaan Anda jika Anda tertarik untuk meningkatkan organisasi Anda. Menuliskan semua tugas yang harus dilakukan untuk hari atau minggu tertentu adalah dasar untuk langkah-langkah berikut yang kami sebutkan. Namun, ingatlah untuk merencanakan diri Anda hanya 80% dari waktu di tempat kerja – sisanya harus disisihkan untuk kejadian yang tidak terduga.

Fokus pada satu tujuan (dan tugas) pada satu waktu

Anda tidak akan dapat mencapai semua yang Anda tetapkan untuk diri sendiri sekaligus – sama seperti Anda tidak akan berhasil menyelesaikan semua tugas yang telah Anda rencanakan untuk hari itu sebelum sore. Fokus pada apa yang paling penting saat ini, dan Anda akan melihat hasil yang positif.

Ingat untuk mengambil istirahat secara teratur

Lebih baik merencanakan istirahat Anda setiap hari pada waktu yang sama (sebisa mungkin, tentu saja) – dengan cara ini tubuh Anda akan masuk ke dalam ritme kerja tertentu, sehingga lebih mudah untuk mencapai tujuan Anda.

Tetapkan prioritas

Tugas mana yang penting dan mendesak, dan mana yang harus ditunda? Setelah Anda merencanakan pekerjaan Anda, Anda harus menentukan urutan di mana Anda harus melaksanakan berbagai tanggung jawab (matriks Eisenhower akan membantu Anda dengan ini). Dengan cara ini Anda akan tahu persis apa yang harus dilakukan dan bagaimana bergerak dengan lancar dari satu tugas ke tugas berikutnya, tanpa membiarkan diri Anda ragu sejenak.

Perkirakan dan kendalikan waktu

Untuk mengatur waktu Anda di tempat kerja dengan baik, Anda juga harus mengandalkan perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Dengan cara ini Anda akan mendapatkan kendali atas waktu sambil meningkatkan motivasi Anda untuk menyelesaikannya. Memeriksa secara konstan laju tugas Anda, pada gilirannya, akan memungkinkan Anda untuk mengantisipasi kemacetan dan belajar pelajaran untuk masa depan (misalnya, dalam hal bahwa jenis tugas tertentu memerlukan tenggat waktu yang lebih lama). Dua tindakan ini secara signifikan meningkatkan organisasi kerja.

Tetapkan siklus produktivitas individu

Pukul berapa Anda bekerja dengan baik? Mengetahui apakah Anda lebih produktif di pagi, siang, atau sore (dan bagaimana fakta ini berkorelasi dengan makanan Anda di tempat kerja) adalah titik awal untuk organisasi kerja harian yang lebih baik. Bagaimanapun, lebih baik menyisakan tugas yang paling menantang untuk saat Anda paling produktif sehingga menyelesaikannya seharusnya lebih mudah. Di periode dengan produktivitas terendah, di sisi lain, Anda harus melakukan tugas otomatis dan repetitif yang tidak memerlukan banyak komitmen. Pendekatan ini akan membantu Anda menghilangkan perasaan waktu yang terbuang di tempat kerja.

Bebaskan diri dari gangguan

Ingatlah bahwa tidak ada yang bekerja seburuk melakukan tugas harian dengan terus-menerus terpengaruh oleh gangguan dari segala jenis – memeriksa media sosial, mengunjungi rekan kerja, atau meninjau email. Mengapa? Karena butuh waktu bagi pikiran kita untuk fokus pada tugas yang ada dan setiap gangguan menyebabkan konsentrasi kita memudar dan kita harus memulai dari awal. Oleh karena itu, adalah ide yang baik untuk memblokir situs tertentu selama waktu kerja Anda atau menggunakan teknik Pomodoro (yang mendukung kerja dalam siklus) untuk menghindari terpengaruh oleh gangguan.

Dalam hal ini, juga perhatikan bahwa Anda menghadapi gangguan baik di kantor maupun saat bekerja di rumah – identifikasi apa yang paling sering mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan dan kemudian coba hilangkan masalah ini untuk meningkatkan alur kerja Anda.

Bekerja dengan papan Kanban

Memvisualisasikan tugas yang harus dilakukan di papan Kanban (pembagian kolom adalah do-doing-done) meningkatkan kontrol atas alur kerja. Selain itu, ini memungkinkan orang lain untuk melihat apakah mereka dapat menggunakan sumber daya Anda saat ini, atau mungkin Anda sedang fokus pada tugas penting dan tidak dapat menemukan ruang untuk membantu.

Gunakan alat untuk memperlancar pekerjaan Anda

Pikirkan tentang jenis perangkat lunak ini (seperti perangkat lunak manajemen proyek Firmbee kami) jika Anda bekerja dalam tim dan merasa perlu untuk meningkatkan komunikasi antara anggota tim individu. Solusi yang memungkinkan Anda menyimpan semua informasi yang diperlukan tentang proses yang berlangsung di satu tempat dapat dengan cepat dan efektif meningkatkan organisasi kerja mereka yang terlibat. Namun, Anda harus ingat untuk memilihnya dengan tepat sesuai dengan kebutuhan tim Anda (dengan menganalisis area yang menyebabkan masalah).

Tetapkan batasan untuk rekan kerja

Nasihat terakhir adalah sesuatu yang sedikit orang ingin ambil karena diyakini bahwa dengan melakukannya Anda mungkin mendapatkan label “teman yang tidak membantu”. Namun, terkadang lebih baik menyampaikan kepada rekan kerja bahwa Anda tidak akan membantu mereka saat ini daripada memaksa diri untuk mendukung orang lain dan kemudian menghadapi keterlambatan dalam tugas Anda, yang dapat merugikan Anda (konsekuensi kesehatan fisik dan mental terkait stres dan lembur) dan organisasi (karena tenggat waktu yang terlewat).

Organisasi kerja yang lebih baik – sekarang Anda tahu apa yang harus dilakukan

Anda mungkin berpikir bahwa tips yang tercantum di atas adalah “sepele” dan tentu saja tidak cukup untuk membersihkan kekacauan dalam kehidupan kerja Anda. Namun, cobalah untuk mengintegrasikan beberapa di antaranya ke dalam aktivitas harian Anda dan Anda akan segera menyadari bahwa hasilnya akan jauh melebihi prediksi Anda. Tentu saja, tidak semua tips yang tercantum di atas akan bekerja persis dalam situasi Anda (semuanya tergantung pada masalah apa yang Anda hadapi dalam mengatur pekerjaan Anda sejauh ini), tetapi mereka pasti merupakan titik awal yang cocok untuk memikirkan perubahan, melaksanakannya, dan kemudian – menikmati hasilnya.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.