Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan? | #34 Memulai manajemen proyek

Data proyek adalah alat yang kuat yang perlu dipelajari oleh Manajer Proyek untuk ditangani. Mengumpulkannya hanyalah awal. Keberhasilan proyek juga terletak pada pemantauan temuan yang relevan dan mengamati hubungan di antara mereka. Lalu, bagaimana cara memutuskan parameter mana yang layak diamati? Baca terus untuk mengetahuinya!

Pemantauan proyek – daftar isi:

1. Pengantar
2. Anggaran – pemantauan sumber daya
3. Jadwal – memenuhi tenggat waktu
4. Tingkat kinerja – kontrol kualitas
5. Kontrol – rentang parameter
6. Ringkasan

Pengantar

Terlepas dari metode manajemen yang diterapkan dalam sebuah proyek, salah satu tugas utama Manajer Proyek sepanjang proyek adalah memantau kemajuannya. Tanpa parameter dan kriteria evaluasi yang jelas, seseorang tidak dapat menentukan apakah proyek bergerak menuju tujuan yang benar dengan kecepatan yang tepat. Parameter apa yang harus diamati untuk mendeteksi masalah potensial secepat mungkin, dan untuk memanfaatkan peluang yang muncul?

Anggaran – pemantauan sumber daya

Dalam hampir semua proyek, anggaran adalah parameter yang paling penting untuk diamati. Oleh karena itu, Manajer Proyek harus memantau semua aspek pendanaan tugas, antara lain:

• biaya tenaga kerja,
• material,
• perangkat lunak,
• pembelian atau penggunaan alat dan peralatan,
• konsultasi ahli,
• perjalanan dan partisipasi dalam acara industri.

Untuk memantau pengeluaran, cara termudah adalah menggunakan perangkat lunak, misalnya, Firmbee. Dengan demikian, semua penyimpangan dari anggaran yang ditetapkan langsung terlihat. Namun, tidak ada gunanya memberikan terlalu banyak bobot pada pengeluaran yang berlebihan sekali. Lebih baik mengasumsikan margin kesalahan untuk tujuan atau tonggak. Kemudian Anda dapat mengimbangi biaya yang lebih tinggi dari satu tugas dengan penghematan di area lain.

Metode manajemen proyek Agile bekerja dengan sangat baik dalam manajemen anggaran yang fleksibel. Menurut laporan Pulse of Profession 2021 berjudul “Beyond Agility,” mereka menjaga sebanyak 64% proyek tetap dalam kerangka pendanaan yang diasumsikan.

Jadwal – memenuhi tenggat waktu

Area kunci kedua adalah melihat apakah proyek tetap pada kerangka waktu yang ditetapkan. Di sini juga, perangkat lunak terbukti berguna karena Anda dapat memeriksa tidak hanya kemajuan tim secara real-time tetapi juga menghasilkan laporan. Juga, penting untuk menerapkan teknik manajemen waktu yang terbukti.

Di atas segalanya, ingatlah untuk memperhatikan hubungan dan saling ketergantungan antara tugas. Jika koordinasi penting, Anda perlu memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan bahwa tugas-tugas mempertahankan urutan yang benar.

Tingkat kinerja – kontrol kualitas

Mengontrol kualitas tugas sedikit lebih sulit untuk dipantau dibandingkan dengan anggaran dan jadwal pelaksanaannya. Ini karena sulit di sini tidak hanya untuk standardisasi tetapi juga untuk kriteria evaluasi yang tidak ambigu.

Ketika merencanakan untuk memantau tingkat kinerja tugas, penting untuk membedakan antara dua parameter yang digunakan dalam metodologi Scrum:

• Definisi selesai, dan
• Kriteria penerimaan

Definisi penyelesaian mengacu pada kualitas pelaksanaan tugas, yaitu, apakah semua persyaratan teknis yang dikenakan padanya telah dipenuhi. Kriteria penerimaan, di sisi lain, adalah daftar harapan yang dikenakan padanya oleh pemangku kepentingan.

Perbedaan antara memenuhi definisi penyelesaian dan memenuhi kriteria penerimaan dapat diilustrasikan dengan contoh rumah yang sedang dibangun. Rumah tersebut memenuhi definisi penyelesaian ketika dinding telah dibangun dengan cukup rata dan investasi telah diterima oleh manajer konstruksi. Namun, rumah tersebut mungkin tidak memenuhi harapan pembangun, yang mengharapkan dindingnya sempurna rata dan warnanya sesuai dengan brosur.

Kontrol – rentang parameter

Sebagaimana pentingnya memantau parameter tertentu, menentukan rentangnya juga penting, dengan kata lain, menjawab pertanyaan, “Seberapa banyak penyimpangan dari norma yang harus menimbulkan kekhawatiran?”

Karena perbedaan dalam persyaratan organisasi dan pemangku kepentingan, serta kebutuhan individu dari setiap proyek, sulit untuk berbicara tentang rekomendasi penyimpangan. Namun, apakah itu 10 atau 25 persen, selama perencanaan proyek adalah ide yang baik untuk menetapkan nilai-nilai tertentu dengan pemangku kepentingan yang hanya akan berakhir dengan pertemuan tambahan dan tindakan spontan yang hektik.

Ringkasan

Memantau proyek membantu memastikan bahwa proyek tersebut berada di jalur yang benar untuk mencapai tujuannya. Kami telah membahas area kunci di atas: anggaran, jadwal, kinerja, dan rentang parameter.

Tidak ada resep sederhana untuk seperangkat parameter yang akan secara optimal menggambarkan setiap proyek. Namun, dalam sebagian besar proyek, ekstraksi yang efisien dari dasar-dasar ini akan memungkinkan tugas diselesaikan tepat waktu, dalam anggaran, dan pada tingkat yang diperlukan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.