3 alat untuk pemrosesan dokumen otomatis di perusahaan Anda untuk meningkatkan alur kerja Anda | AI dalam bisnis #6

Apa itu pemrosesan dokumen otomatis (IDP)?

Pemrosesan dokumen otomatis bukan hanya pemindaian atau OCR. Ini adalah serangkaian teknik yang memungkinkan Anda untuk mengelola dokumen secara efektif di perusahaan Anda. Berikut adalah keuntungan utama menggunakan alat IDP:

• Hemat waktu: Mengotomatiskan tugas berulang, seperti mengekstrak data dari dokumen, memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.
• Meningkatkan akurasi: Alat IDP membantu mengurangi kesalahan pemrosesan dokumen, yang berarti penghematan dan mencegah masalah kepatuhan.
• Memperkuat kepatuhan: Alat IDP dapat diprogram untuk mematuhi aturan dan regulasi tertentu untuk membantu organisasi tetap patuh.
• Meningkatkan efisiensi: Alat IDP dapat membantu memperlancar pemrosesan dokumen, yang mengarah pada pekerjaan yang lebih efisien.
• Meningkatkan layanan pelanggan: Pemrosesan dokumen yang lebih cepat berarti layanan pelanggan yang lebih baik.

Dokumen apa yang dapat diproses?

Tidak hanya faktur atau kontrak yang dapat diproses secara otomatis. IDP dapat menangani berbagai jenis dokumen. Di antaranya adalah:

• Kontrak – misalnya, kontrak kerja atau kontrak dengan pelanggan.
• Faktur – baik faktur masuk maupun keluar.
• Laporan – seperti laporan penjualan atau laporan keuangan.
• Korespondensi – surat, email, dan bentuk komunikasi tertulis lainnya.
• Formulir – survei, aplikasi, pengajuan.
• Dokumen medis – catatan pasien, hasil tes.
• Dokumen keuangan – laporan bank, neraca.
• Dokumen hukum – akta hukum, keputusan administratif.

4 teknik pemrosesan dokumen otomatis

Pemrosesan Dokumen Cerdas (IDP) bukan hanya pemindai untuk mentransfer dokumen kertas ke komputer. Ini adalah beberapa teknik yang memungkinkan kita untuk memproses dokumen secara efisien. Di antaranya, perlu disebutkan:

1. OCR, Pengenalan Karakter Optik – teknik dasar untuk membaca teks dari dokumen kertas. Ini paling sering menjadi titik awal untuk mengotomatiskan pemrosesan dan peredaran dokumen di perusahaan. Ini adalah solusi lama dan terbukti untuk memindai dan mengenali teks yang terkandung dalam dokumen kertas. Dengan meningkatnya digitalisasi, semakin banyak perusahaan yang menggunakan dokumen elektronik. Namun, dalam banyak kasus, persyaratan hukum membuatnya perlu untuk mempertahankan dan memproses basis data kertas. Dengan demikian, OCR masih merupakan alat yang banyak diterapkan.
2. Pengenalan teks – analisis struktur teks dalam dokumen. Langkah selanjutnya dalam pemrosesan dokumen otomatis adalah mengidentifikasi data yang didigitalkan. Bagian penting dari pemahaman mesin tentang apa yang telah dipindai adalah membedakan data yang relevan dari yang tidak relevan. Artinya, mengenali informasi kunci dari, misalnya, merek perusahaan yang mengirimkan dokumen, atau distorsi atau kotoran yang tidak disengaja.
3. Klasifikasi dokumen – penugasan otomatis dokumen ke kategori. Dokumen yang dikenali, atau informasi yang bersumber dari mereka, kemudian dikirim ke basis data digital. Mereka diklasifikasikan berdasarkan jenis dokumen atau tindakan yang harus diambil berdasarkan mereka. Ini bisa berupa, misalnya, menempatkan tanggal pertemuan di kalender digital dari mereka yang diundang ke konser amal, atau mengirim email yang dipersonalisasi kepada pelanggan yang mendorong umpan balik setelah proses keluhan.
4. Pencarian Dokumen – dengan cepat menemukan informasi dalam basis data dokumen. Berkat IDP, menemukan faktur dari kontraktor tertentu, atau tiket yang dibeli untuk jumlah tertentu, semudah mengetikkan kata ke dalam jendela pencarian.

Bagaimana cara kerja perangkat lunak pemrosesan dokumen otomatis?

Perangkat lunak pemrosesan dokumen adalah alat yang menggunakan teknik IDP untuk mengotomatiskan proses perusahaan. Ini berjalan baik di komputer maupun di cloud dan dapat terintegrasi dengan sistem lain, seperti ERP (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan) atau CRM (Manajer Hubungan Pelanggan).

Document AI dari Google

Document AI adalah layanan berbasis cloud dari Google yang menampilkan pemrosesan dokumen otomatis. Ini memanfaatkan pembelajaran mesin untuk mengekstrak data terstruktur dari dokumen tidak terstruktur.

Document AI menawarkan banyak fitur yang menjadikannya alat yang kuat untuk pemrosesan dokumen, seperti akurasi tinggi, skalabilitas, fleksibilitas, dan keamanan. Dengan teknologi Google Cloud AI dan serangkaian model yang telah dilatih sebelumnya atau model kustom di Workbench, Document AI dapat memproses berbagai jenis dokumen dengan akurasi dan kecepatan tinggi. Keuntungan yang tidak diragukan adalah:

• Satu platform untuk pemrosesan dokumen – menggunakan satu platform memungkinkan akses cepat ke semua model dan alat, termasuk model yang telah dilatih sebelumnya untuk pemrosesan dokumen seperti OCR dan Form Parser, serta model khusus untuk industri tertentu.
• Teknologi AI dari Google – Document AI menggunakan pengenalan gambar (termasuk OCR) dan teknologi pemrosesan bahasa alami (NLP) dari Google untuk membuat model yang telah dilatih sebelumnya untuk dokumen bernilai tinggi dan volume tinggi.
• Perkayaan data – kemampuan untuk memverifikasi dan memperkaya informasi yang diproses menggunakan teknologi grafik pengetahuan Google, yang memungkinkan Anda memeriksa nama perusahaan, alamat, dan data lain berdasarkan informasi yang tersedia di Internet.
• Menambahkan Verifikasi Manusia ke Proses – Fitur AI Human-in-the-Loop baru mencapai akurasi yang lebih tinggi dalam pemrosesan dokumen dengan menambahkan momen penerimaan manusia ke proses yang dipilih.

Kekuatan Document AI dari Google adalah integrasinya dengan layanan Google Cloud lainnya, yang membantu Anda dalam menciptakan alur kerja yang canggih. Cobalah secara online di alamat ini.

Rossum

Sementara Document AI dari Google adalah yang terbaik untuk perusahaan yang ingin memanfaatkan teknologi cloud canggih dan mengintegrasikan pemrosesan dokumen dengan layanan cloud lainnya, Rossum adalah pilihan yang sangat baik untuk perusahaan yang membutuhkan solusi fleksibel dan dapat diskalakan yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu.

Sumber: Rossum.ai

Dengan kata lain, Rossum adalah alat yang sedikit kurang canggih tetapi lebih mudah digunakan yang menggunakan kecerdasan buatan untuk mengekstrak data dari dokumen. Ini dapat menghilangkan proses entri dokumen manual dan meningkatkan akurasi data. Berkat cloud, Rossum cepat, akurat, dan mudah digunakan. Ini bekerja dengan baik untuk memproses berbagai jenis dokumen, seperti faktur, kontrak, dan formulir.

• Penangkapan data otomatis: Alat ini secara otomatis mengklasifikasikan dokumen, menghilangkan kesalahan entri data yang dapat menyebabkan biaya dan penalti. Ini dapat memproses data dokumen dalam semua format dan saluran, mengotomatiskan komunikasi untuk menghilangkan pelacakan manual, menyaring spam dan dokumen duplikat, serta mengarahkan dan memproses dokumen dengan sistem antrean yang fleksibel.
• Fitur canggih: Rossum menawarkan fitur seperti pra-pemrosesan, validasi, pasca-pemrosesan, dan pelaporan. Ini membuat alat ini serbaguna dan dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis.
• Solusi yang disesuaikan: Rossum menawarkan solusi yang disesuaikan untuk berbagai industri dan kebutuhan, seperti akuntansi, onboarding, manajemen rantai pasokan, manajemen pesanan, dan jaminan kualitas.

Docsumo

Docsumo adalah yang terbaik untuk perusahaan yang ingin memproses dokumen dengan cepat dan efisien tanpa harus terlibat dalam proses pelatihan model yang rumit. Ini adalah platform untuk dengan mudah memproses data dari volume besar dokumen tidak terstruktur dengan akurasi lebih dari 99%. Ini menawarkan banyak fitur seperti klasifikasi dokumen otomatis, kategorisasi data, OCR cerdas, validasi data waktu nyata, dan banyak lagi.

Sumber: Docsumo.com

Docsumo sangat ideal untuk perusahaan kecil dan menengah yang ingin memperlancar pemrosesan dokumen mereka.

• Versatilitas – Docsumo dapat memproses berbagai format dokumen, seperti faktur, laporan bank, kontrak, surat jalan, tagihan energi, dan lainnya.
• Ekstraksi cerdas – Berkat teknologi AI canggih, Docsumo dapat mengekstrak dan meninjau dengan akurat hanya bidang yang Anda butuhkan dari dokumen yang kompleks.
• Validasi Data – Buat aturan dan rumus seperti Excel untuk memvalidasi data yang diekstrak dalam dokumen, antar dokumen, atau terhadap basis data.
• Klasifikasi otomatis – Docsumo dapat secara otomatis membedakan antara dokumen yang berbeda sebelum memprosesnya, memungkinkan data untuk dipindahkan ke basis data yang sesuai.
• Integrasi dengan sistem – Terlepas dari industrinya – asuransi, keuangan, logistik – Docsumo menawarkan API siap pakai yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam sistem yang ada.
• Keamanan – Platform ini mematuhi GDPR, bersertifikat SOC2, dan mematuhi HIPAA, memastikan bahwa data perusahaan aman dan di bawah kendali Anda.

Docsumo telah mendapatkan pujian dari banyak perusahaan di seluruh dunia, termasuk Arbor Realty Trust dan National Debt Relief, yang mengklaim memiliki tingkat pemrosesan tanpa sentuhan 95% dan akurasi 99% berkat otomatisasi yang komprehensif.

Ringkasan

Pemrosesan dokumen otomatis adalah kunci untuk memperlancar pekerjaan di banyak perusahaan. Dengan alat seperti Document AI dari Google, Rossum, dan Docsumo, perusahaan dapat mempercepat proses bisnis, meningkatkan akurasi data, dan meningkatkan layanan pelanggan. Memilih alat yang tepat tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan, tetapi semua solusi ini menawarkan fitur canggih yang membantu perusahaan sukses di dunia digital saat ini.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.