Apa itu daftar pemangku kepentingan? | #40 Memulai manajemen proyek

Desain dan implementasi proyek adalah proses yang kompleks yang mengharuskan Manajer Proyek untuk menangani banyak aspek dari proyek. Salah satu perhatian ini adalah identifikasi dan manajemen pemangku kepentingan, yaitu, orang-orang yang bekerja untuk keberhasilan proyek serta orang lain yang mungkin terpengaruh olehnya. Daftar semacam itu adalah register pemangku kepentingan dan hari ini, kita akan mendefinisikannya dan menunjukkan beberapa tips berguna untuk menyusun yang baik.

Apa itu register pemangku kepentingan? – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Mengapa membuat register pemangku kepentingan?
3. Siapa yang harus dimasukkan dalam register pemangku kepentingan?
4. Bagaimana cara menyiapkan register pemangku kepentingan?
5. Ringkasan

Pendahuluan

Saat ini, semakin banyak proyek yang dilaksanakan dalam lingkungan internasional. Ini tidak hanya membuat jumlah pemangku kepentingan meningkat, tetapi juga kelompok mereka menjadi lebih beragam. Oleh karena itu, agar proyek berhasil, Manajer Proyek harus mengidentifikasi kebutuhan pemangku kepentingan individu dan kelompok, serta belajar bagaimana mengelola mereka sesuai dengan kebutuhan mereka.

Mengapa membuat register pemangku kepentingan?

Register pemangku kepentingan memiliki beberapa tujuan penting. Pertama, ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi semua pemangku kepentingan proyek yang dapat mempengaruhi jalannya dan hasil proyek. Kedua, ini memungkinkan Anda untuk menentukan tingkat keterlibatan dan pengaruh masing-masing pemangku kepentingan terhadap proyek. Ketiga, datanya dapat membantu Anda mengembangkan strategi manajemen pemangku kepentingan yang akan secara efektif memenuhi kebutuhan dan kepentingan mereka.

Siapa yang harus dimasukkan dalam register pemangku kepentingan?

Register pemangku kepentingan harus mencakup informasi tentang setiap orang, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi proyek dengan cara apa pun. Ini termasuk:

• Anggota tim proyek,
• Manajemen organisasi,
• Komunitas lokal, jika proyek dilaksanakan di atau mempengaruhi ruang publik,
• Investor,
• Pelanggan,
• Pemasok,
• Rekan bisnis,
• Perwakilan pemerintah setempat, jika perlu melibatkan mereka atau mendapatkan izin untuk kegiatan,
• Perwakilan LSM yang dapat menggunakan hasil yang dikembangkan dalam proyek untuk kepentingan masyarakat,
• Karyawan yang tidak terkait mungkin terpengaruh oleh proyek, misalnya, karena reorganisasi tempat kerja.

Bagaimana cara menyiapkan register pemangku kepentingan?

Manajer Proyek harus terlebih dahulu mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek dan mengumpulkan data yang fokus utamanya adalah mereka:

• kebutuhan,
• harapan,
• bisnis,
• tingkat komitmen terhadap proyek, dan
• dampak terhadap proyek.

Manajer Proyek kemudian harus mengevaluasi dan mengklasifikasikan pemangku kepentingan dengan mempertimbangkan peran mereka dalam proyek. Misalnya, tim proyek akan lebih penting daripada karyawan yang tidak terlibat langsung dalam tugas. Juga penting untuk mencatat risiko dan peluang potensial yang menyertai keterlibatan mereka dalam proyek.

Setelah mengumpulkan dan mengevaluasi data, Manajer Proyek melanjutkan ke langkah kritis: menyusun dokumen register pemangku kepentingan. Ini harus berisi informasi terkini tentang setiap pemangku kepentingan individu atau kelompok. Ini perlu diperbarui secara berkala seiring dengan kemajuan proyek dan perubahan situasi.

Langkah terakhir adalah mengembangkan strategi manajemen pemangku kepentingan. Manajer Proyek harus menentukan hal-hal berikut:

• Bagaimana dan seberapa sering akan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan?
• Tindakan apa yang akan diambil untuk memenuhi kebutuhan mereka?
• Bagaimana akan meminimalkan risiko dan memanfaatkan peluang?

Ringkasan

Register pemangku kepentingan adalah alat manajemen proyek yang sangat penting. Ini memungkinkan Manajer Proyek untuk mengenali pemangku kepentingan proyek, menilai pengaruh dan pentingnya mereka, dan pada saat yang sama memenuhi kebutuhan dan harapan mereka. Persiapan register pemangku kepentingan harus tetap menjadi prioritas utama selama langkah-langkah awal proyek setelah piagam proyek untuk menghindari masalah di tahap-tahap selanjutnya dari proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.