Jenis-jenis pertemuan proyek | #33 Memulai manajemen proyek

Kick-off dan penutupan, konfrontasi dan negosiasi, harian dan kontrol… Mereka berbeda dalam peserta, durasi serta agenda. Namun, semua pertemuan proyek memiliki satu kesamaan: selama pertemuan tersebut, orang-orang yang terlibat dalam proyek menyampaikan masalah atau hasil, dan mendiskusikan pelaksanaan tugas bersama-sama.

Jenis-jenis pertemuan proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Perencanaan
3. Mencari solusi
4. Pengambilan keputusan
5. Mengontrol hasil
6. Ringkasan Kegiatan
7. Ringkasan

Pendahuluan

PMBOK membedakan sebanyak 16 jenis pertemuan yang krusial untuk manajemen proyek yang efisien! Masing-masing memiliki tujuan spesifik dan daftar peserta yang kehadirannya diperlukan agar pertemuan dapat berlangsung. Kami tidak akan mencantumkan semua jenis, melainkan akan fokus pada jenis-jenis dasar ini dan menjawab pertanyaan, “Mengapa pertemuan diadakan?”

Pertemuan sering kali diasosiasikan dengan pemborosan waktu, tetapi secara desain, mereka adalah bagian kunci dari sebuah proyek dan alat komunikasi yang penting. Namun, agar ini terjadi, peserta perlu mengetahui tujuan dan, idealnya, agenda pertemuan. Anda juga akan membutuhkan seseorang yang bertanggung jawab untuk kelancaran pertemuan tersebut. Hari ini, mari kita lihat jenis-jenis pertemuan yang dibagi berdasarkan tujuan yang mereka layani.

Perencanaan

Perencanaan tugas untuk proyek adalah tujuan dari pertemuan kick-off dan pertemuan berkala di mana tim mendiskusikan tujuan dan sasaran proyek.

Sebuah pertemuan kick-off berlangsung di awal proyek, fase-nya, atau iterasi tertentu. Semua anggota tim dan pemangku kepentingan kunci hadir dan komponen kuncinya adalah:

• Mengenal satu sama lain dan anggota tim,
• Menetapkan harapan
• Perencanaan – menetapkan rencana tindakan pertama.

Dari pertemuan kick-off yang dilakukan dengan baik, semua peserta harus membawa motivasi untuk memulai proyek dan pemahaman yang jelas:

• Tujuan proyek,
• Harapan yang ditempatkan pada mereka,
• Sumber daya yang tersedia dan cara menggunakannya,
• Pembagian peran dan tanggung jawab dalam proyek,
• Jangka waktu dan ruang lingkup proyek,
• Tugas yang harus mereka mulai.

Selama pertemuan kick-off dan pertemuan perencanaan berikutnya, penyesuaian bertahap dari rencana proyek terhadap keadaan pelaksanaannya berlangsung. Tim merencanakan tugas yang lebih rinci untuk mendefinisikan tujuan dan cara mencapainya. Dengan demikian, mereka juga terlibat dalam mencari solusi.

Mencari solusi

Mencari cara untuk mengatasi kesulitan yang muncul selama pelaksanaan proyek adalah tujuan dari sesi brainstorming yang populer dan pertemuan pemecahan masalah yang mendalam.

Tujuan dari brainstorming adalah untuk menghasilkan banyak ide dan solusi potensial untuk suatu masalah atau tantangan. Mereka biasanya hanya melibatkan anggota tim proyek dan kadang-kadang pemangku kepentingan yang diundang. Meski sering dikritik karena lebih menguntungkan orang-orang yang suka berbicara cepat, banyak, dan keras, mereka adalah alat yang hebat untuk menghasilkan banyak ide yang kemudian dapat didiskusikan dalam suasana yang lebih tenang.

Pertemuan pemecahan masalah adalah kelanjutan alami dari sesi brainstorming. Di sini, solusi dibahas lebih rinci sehingga keputusan yang lebih akurat dan seimbang dapat diambil.

Pengambilan keputusan

Pertemuan pengambilan keputusan berlangsung untuk mendiskusikan opsi yang tersedia dan mencapai kesepakatan tentang tindakan tertentu. Jika mereka berkaitan dengan pelaksanaan tujuan, hanya tim proyek yang berpartisipasi. Jika, di sisi lain, keputusan berkaitan dengan isu-isu yang memiliki implikasi besar, pemangku kepentingan kunci juga hadir.

Keputusan kunci diambil pada pertemuan “puncak”, komite pengarah. PMBOK mendefinisikannya sebagai “sebuah pertemuan di mana pemangku kepentingan senior memberikan arahan dan dukungan kepada tim proyek, dan membuat keputusan di luar wewenang tim proyek.”

Mengontrol hasil

Pertemuan untuk berbagi dan menganalisis informasi tentang hasil kerja proyek diadakan secara berkala. Mereka disebut “Pertemuan pembaruan status” atau cukup “Pertemuan status”. Mereka memungkinkan untuk dengan cepat mengidentifikasi perubahan yang tidak menguntungkan dalam fungsi tim dan merespons risiko yang muncul.

Ringkasan Kegiatan

Ringkasan kegiatan siklikal terjadi selama pertemuan yang disebut retrospektif. Mereka diadakan di akhir setiap tahap penting proyek, misalnya, ketika sebuah tonggak dicapai. Tujuan mereka adalah untuk merefleksikan bersama tim tentang tugas yang telah dilakukan dan cara anggota tim bekerja sama.

Selain retrospektif, PMBOK menyebutkan jenis pertemuan menarik yang bertujuan untuk belajar dari pengalaman masa lalu yang disebut “pelajaran yang dipelajari.” Ini digunakan untuk merangkum dan membagikan pelajaran yang dipelajari dari seluruh proyek atau fase yang dipilih. Hasilnya harus berupa peningkatan kinerja tim proyek yang dicapai melalui kesadaran yang lebih besar tentang kesalahan yang dibuat, serta melalui penerapan praktik baik yang konsisten. Anda dapat mengatur pertemuan “pelajaran yang dipelajari” untuk mendiskusikan situasi dalam tim yang seharusnya dapat diselesaikan dengan lebih baik. Namun, ini paling sering didedikasikan untuk keberhasilan yang ingin diulang oleh tim, dan solusi yang telah memberikan hasil yang sangat baik.

Ringkasan

Tujuan utama dari pertemuan proyek adalah:

• memfasilitasi komunikasi,
• pemecahan masalah,
• pengambilan keputusan, dan
• melacak kemajuan kerja proyek.

Kunci untuk efektivitas mereka adalah transparansi. Setiap pertemuan proyek harus memiliki tujuan yang jelas, agenda, dan daftar peserta, dan jika memungkinkan, seorang fasilitator yang kehadirannya dapat membantu memastikan bahwa pertemuan berjalan lancar dan efisien.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.