Diagram Gantt dalam perencanaan manajemen proyek | #41 Memulai manajemen proyek

Diagram Gantt adalah salah satu alat yang paling populer dalam perencanaan manajemen proyek. Meskipun dirancang pada abad ke-19 oleh insinyur Polandia Karol Adamiecki, diagram ini hampir secara eksklusif diasosiasikan dengan Henry Gantt, seorang insinyur Amerika dan konsultan manajemen proyek. Dia membantu mempopulerkan alat sederhana namun sangat efektif ini.

Diagram Gantt dalam perencanaan manajemen proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Apa itu diagram Gantt digunakan untuk?
3. Apa yang perlu diingat saat membuat diagram Gantt?
4. Alat
5. Konsistensi
6. Simplicity
7. Ringkasan

Pendahuluan

Diagram Gantt adalah grafik batang yang berisi informasi tentang jadwal proyek. Tugas individu berada di sumbu vertikal, sementara tanggal penyelesaian yang dijadwalkan berada di sumbu horizontal. Batang horizontal menunjukkan durasi kegiatan dengan menghubungkan tanggal mulai dan akhir mereka. Alat ini memungkinkan Manajer Proyek dan anggota tim untuk dengan cepat melihat jadwal tugas, ketergantungan di antara mereka, dan memberikan gambaran yang jelas tentang status kemajuan proyek.

Apa itu diagram Gantt digunakan untuk?

Diagram Gantt memungkinkan Anda untuk dengan mudah memvisualisasikan informasi proyek berikut:

• daftar tugas yang membentuk proyek,
• tanggal mulai dan akhir dari setiap tugas,
• ketergantungan antara tugas,
• jadwal,
• kemajuan setiap tugas,
• orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap tugas.

Aplikasi lain yang sering digunakan dari diagram Gantt adalah untuk mengidentifikasi Jalur Kritis dari sebuah proyek. Ini adalah rangkaian tugas terpanjang yang mungkin dalam sebuah proyek, di mana setiap tugas bergantung pada tugas sebelumnya dan tidak dapat ditunda tanpa mempengaruhi tenggat waktu akhir proyek. Diagram ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah menganalisis secara visual semua hubungan antara tugas dan menentukan mana yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

Apa yang perlu diingat saat membuat diagram Gantt?

Saat membuat diagram Gantt untuk proyek baru, Anda perlu memperhatikan tiga aspek:

• Memilih alat yang tepat – yang akan kita gunakan sepanjang proyek,
• Pemberian label tugas yang konsisten – menyediakan skema penamaan yang repetitif dan warna yang mudah dibedakan,
• Mengurangi tingkat kompleksitas diagram.

1. Alat

Untuk dengan mudah membuat dan kemudian menggunakan diagram Gantt, memilih alat yang tepat sangat penting. Mencari aksesori yang paling sesuai dengan kebutuhan kita memerlukan mempertimbangkan hal-hal berikut:

• ukuran proyek,
• jumlah anggota tim,
• kompleksitas proyek, dan
• frekuensi pembaruan.

Semakin kompleks proyek, semakin kuat alat yang kita butuhkan. Untuk proyek kecil, alat online sederhana seperti Canva, online Gantt, atau termagant sudah cukup. Untuk proyek yang lebih kompleks, sebaiknya menggunakan perangkat lunak manajemen proyek (seperti Firmbee) atau spreadsheet, di mana kita dapat mengumpulkan semua data tentang proyek yang sedang berlangsung dalam satu dokumen.

Jika proyek sangat canggih dan mengandung banyak tugas dengan ketergantungan yang rumit, Anda harus mempertimbangkan untuk mengambil pendekatan yang berbeda untuk visualisasi. Dalam hal ini, lebih baik mengadopsi alat seperti diagram PERT (Program Evaluation and Review Technique).

2. Konsistensi

Sejak awal, adalah ide yang baik untuk secara konsisten menerapkan warna untuk menandai tugas yang membentuk keseluruhan yang lebih besar. “Pengkodean warna” akan membantu mengidentifikasi tugas tertentu, fase proyek atau menyoroti tugas kunci. Ini juga dapat menarik perhatian pada momen-momen tersulit dalam proyek, seperti tenggat waktu yang singkat untuk tugas terkait. Ini membantu dengan cepat mengidentifikasi area yang perlu perhatian dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.

3. Kesederhanaan

Ketika Anda menyertakan terlalu banyak detail, diagram Gantt dapat dengan cepat menjadi berlebihan dan rumit bagi audiens. Jadi, sebaiknya pertimbangkan tugas mana yang perlu disertakan agar tidak kehilangan pandangan tentang visi keseluruhan proyek. Tugas lainnya dapat ditulis dalam dokumen, tetapi dihapus dari diagram, sehingga diagram yang dihasilkan sederhana dan fokus pada apa yang paling penting.

Lebih baik, soroti tugas kunci, titik kritis serta tenggat waktu, dan pastikan semua yang terlibat memahami diagram dan tujuannya. Jika perlu, perbaiki diagram dan jelaskan singkatan serta penunjukan yang digunakan kepada anggota tim sampai semua keraguan teratasi.

Ringkasan

Diagram Gantt adalah salah satu alat yang paling populer dalam manajemen proyek. Ini membantu Anda untuk secara visual menyajikan informasi tentang penjadwalan tugas dan kemajuan proyek. Penggunaan diagram Gantt dapat meningkatkan efisiensi penjadwalan dan meningkatkan kolaborasi tim jarak jauh serta delegasi tugas yang efisien. Ini juga memberikan representasi visual dari proyek, yang memudahkan Manajer Proyek dan anggota tim untuk berorientasi saat mengejar tujuan proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.