Struktur rincian kerja – bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan secara efektif dalam sebuah proyek? | #30 Memulai manajemen proyek

Selama perencanaan proyek, Manajer Proyek memutuskan bagaimana menetapkan tujuan, tugas mana yang harus diselesaikan serta kapan dan spesialis mana yang harus dilibatkan. Dalam melakukannya, dia menciptakan Struktur Rincian Pekerjaan (WBS).

Struktur rincian pekerjaan – daftar isi:

1. Pengantar
2. Struktur Rincian Pekerjaan
3. Tanggung jawab dalam tim (Kepemilikan Tim/Kolektif)
4. Ringkasan

Pengantar

Struktur rincian pekerjaan (WBS) yang dirancang dengan baik diterjemahkan menjadi aliran kerja tim yang lancar. Setiap orang yang terlibat akan mengetahui tujuan dari melakukan tugas tertentu, dari siapa mereka akan menerima penugasan dan kepada siapa mereka harus meneruskannya. Ini akan memudahkan untuk melihat siapa yang terbebani dengan terlalu banyak pekerjaan, karena, misalnya, tiga anggota tim membutuhkan bantuan dari satu orang secara bersamaan. Dengan demikian, WBS memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan proses aliran kerja bahkan pada tahap perencanaan. Ini memberikan aspek yang sangat penting dari pekerjaan proyek: akuntabilitas tim untuk penyelesaian tugas. Tapi bagaimana cara merencanakan struktur kerja terbaik untuk proyek?

Struktur Rincian Pekerjaan

Struktur pembagian kerja biasanya divisualisasikan menggunakan pohon, di mana fase-fase dari siklus hidup proyek ditandai dibagi menjadi tujuan yang semakin rinci. Ini memudahkan untuk merencanakan durasi tugas dan biaya penyelesaiannya, serta untuk mendistribusikan tanggung jawab dengan tepat di antara anggota tim.

Dalam melakukannya, ingatlah bahwa WBS menentukan apa yang harus diimplementasikan, tetapi tidak menjawab pertanyaan “bagaimana.” Juga perlu dicatat prinsip pembatasan tingkat detail. Ini tergantung pada jenis dan persyaratan formal proyek. Tingkat perencanaan yang berbeda diperlukan untuk produksi peralatan medis atau reagen kimia, dan yang lain untuk organisasi acara atau kampanye pemasaran.

Struktur rincian pekerjaan didefinisikan dalam PMBOK sebagai berikut:

“Dekomposisi hierarkis dari total ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan deliverables yang diperlukan.”

Kata “total” sangat penting di sini, dan “aturan 100%” terkait dengannya. Ini karena WBS yang dirancang dengan baik mempertimbangkan semua tujuan proyek: tepatnya segala sesuatu yang harus dicapai. Termasuk manajemen proyek itu sendiri. Dengan kata lain, dengan membaca tugas dari tingkat terendah pohon, kita mencantumkan semua komponen dari tingkat yang lebih tinggi. Ini adalah prinsip yang sangat sulit untuk diikuti dalam praktik. Namun, sering kali dikutip sebagai alat yang efektif untuk mencegah apa yang disebut Scope creep. Menentukan segala sesuatu yang harus dicapai mencegah penambahan tugas baru yang tidak sesuai dengan tujuan proyek yang telah ditentukan.

Tanggung jawab dalam tim

Tugas yang dilakukan oleh tim adalah bagian dari tujuan akhir yang dibuat melalui upaya bersama. Namun, di banyak perusahaan dan proyek, visibilitas atau bahkan keberadaan tujuan ini tidak jelas. Oleh karena itu, struktur tugas yang direncanakan dengan baik dan aliran kerja yang jelas bagi tim proyek adalah dasar untuk membangun tanggung jawab kolektif.

Membangun rasa kepemilikan tim (Kepemilikan Tim/Kolektif) memungkinkan anggota tim untuk lebih memahami tujuan proyek dan bagaimana pekerjaan yang dilakukan berkontribusi untuk mencapai tujuan tersebut. Ini meningkatkan motivasi dan komitmen serta meningkatkan kinerja tim. Komitmen terhadap proyek yang lebih besar dan penyelesaiannya yang sukses juga diterjemahkan menjadi loyalitas karyawan terhadap perusahaan dan suasana yang baik. Dengan kata lain, rasa tanggung jawab dalam tim dapat berkontribusi pada hasil bisnis yang lebih baik bagi perusahaan secara keseluruhan.

Ringkasan

Menugaskan tugas dalam proyek adalah tugas bagi Manajer Proyek saat merencanakan untuk mencapai tujuan secara efektif. Pertama, WBS membantu mengorganisir ruang lingkup proyek – untuk mengisolasi kelompok tugas yang serupa, untuk memperhatikan ketergantungan di antara mereka, yang akan menentukan urutan penyelesaiannya, dan juga untuk membangun tanggung jawab tim untuk tugas yang dilakukan dengan menyajikannya dalam konteks tujuan yang lebih kecil dan lebih besar yang dikejar oleh perusahaan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.