Model perubahan manajemen proyek | #48 Memulai manajemen proyek

Dikelola dengan baik, perubahan yang terjadi selama proyek dapat mengarah pada transformasi aktivitas anggota tim dan pemangku kepentingan serta bahkan merombak budaya organisasi. Namun, mengelola perubahan yang mendalam memerlukan metode yang terstruktur yang bertujuan untuk mencari tahu bagaimana cara bergerak dari keadaan saat ini ke keadaan yang diinginkan. Jadi, apa itu model perubahan dalam sebuah proyek? Baca terus untuk mengetahuinya!

Model perubahan manajemen proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Model ADKAR®
3. 8 langkah manajemen perubahan Kotler
4. Model Perubahan Satir
5. Model transformasi Bridges
6. Model perubahan – ringkasan

Pendahuluan

Manajemen perubahan tidak hanya memerlukan kesadaran akan sumber dan area proyek yang mengalami perubahan. Sama pentingnya adalah pemilihan metode. Metode yang tepat harus memungkinkan Manajer Proyek untuk memahami perubahan dan memutuskan langkah-langkah yang paling menguntungkan. Bagaimanapun, dengan metode manajemen perubahan yang dipilih dengan hati-hati, suatu peristiwa yang tidak terduga dapat berakhir dengan konsekuensi yang menguntungkan.

Sementara ada banyak model perubahan yang menggambarkan aktivitas yang diperlukan untuk manajemen perubahan proyek yang sukses, kita hanya akan membahas yang paling populer hari ini. Beberapa yang terbukti sukses di banyak organisasi dan edisi terbaru PMBOK merekomendasikannya.

Model ADKAR®

Model ADKAR® terdiri dari lima langkah yang dimulai dengan mengenali kebutuhan akan perubahan dalam sebuah proyek, untuk beradaptasi dengan kondisi baru. Penulis model ini adalah Jeff Hiatt, yang dalam bukunya “ADKAR: a Model for Change in Business, Government, and Our Community” mengajukan urutan manajemen perubahan berikut:

1. Kesadaran. Dalam langkah ini, penyebab perubahan diidentifikasi.
2. Keinginan. Setelah mengenali alasan perubahan, harus ada keinginan untuk perubahan dan penerimaan terhadapnya.
3. Pengetahuan. Mereka yang terlibat dalam perubahan harus memutuskan bagaimana cara melaksanakan transformasi secara efektif. Ini termasuk mempelajari proses, dan sistem baru, serta peran dan tanggung jawab. Pengetahuan dapat disampaikan melalui pelatihan dan pendidikan.
4. Keterampilan. Pada tahap ini, praktik memperkuat pengetahuan, dan, jika perlu, merekrut ahli yang berspesialisasi di bidang yang menjadi perhatian di mana perubahan dilakukan.
5. Penguatan. Langkah terakhir adalah Ini dapat mencakup penghargaan, pengakuan, umpan balik, dan mengukur efek dari respons yang diterapkan terhadap perubahan.

Model Perubahan 8 Langkah Kotler

John Kotler, profesor emeritus di Harvard Business School, menulis buku tentang manajemen perubahan. Dia merancang metode 8 langkah untuk mentransformasi sebuah organisasi dengan pendekatan dari atas ke bawah, di mana kebutuhan akan perubahan dan rencana untuk mengelola transformasi berasal dari tingkat tertinggi organisasi. Kemudian, itu disalurkan ke bawah melalui jajaran manajemen organisasi kepada penerima perubahan.

Metode Kotler sangat berguna terutama ketika manajemen organisasi khawatir tentang kinerja proyek yang buruk dan memutuskan untuk mengubah tujuan atau parameter kunci lainnya. Ini terdiri dari delapan langkah:

1. Menimbulkan kebutuhan mendesak. Identifikasi potensi ancaman dan peluang yang mengarah pada kebutuhan akan perubahan.
2. Membentuk koalisi yang kuat. Identifikasi pemimpin perubahan. Hierarki atau pangkat mereka tidak begitu penting dibandingkan dengan potensi mereka untuk mempengaruhi orang lain dalam berbagai peran, kompetensi, dan tingkat kepentingan yang bervariasi dalam organisasi.
3. Membuat visi untuk perubahan. Sajikan ide yang jelas, menginspirasi, dan menarik untuk masa depan yang memotivasi dan melibatkan orang-orang dalam proses perubahan.
4. Komunikasikan visi. Temukan cara untuk menyederhanakan dan menyampaikan konsep Anda, dengan tujuan menjaga orang tetap terlibat.
5. Hapus hambatan. Identifikasi mereka yang dapat mencegah Anda memenuhi visi perubahan Anda dan selesaikan masalah tersebut.
6. Buat kemenangan cepat. Terapkan tujuan yang cepat dan mudah dicapai yang meyakinkan orang untuk berubah dan memberi mereka rasa keberhasilan.
7. Jaga momentum tetap berjalan. Tetap aktif dan dinamis untuk memastikan keterlibatan tim dalam proses perubahan yang berkelanjutan.
8. Secara teratur memantau keadaan perubahan yang diterapkan dan kemajuan pengembangan.

Model Perubahan Satir

Virginia Satir merancang model perubahan berdasarkan teori komunikasi. Sebagai seorang psikoterapis, dia merasakan kebutuhan untuk membantu pasiennya menghadapi perubahan dan mengembangkan model yang juga diterapkan dalam bisnis, termasuk manajemen proyek.

Model Satir menggambarkan empat tahap yang dilalui oleh proses perubahan:

1. Pengenalan kebaruan. Kebaruan dapat terjadi sebagai akibat dari perubahan internal atau eksternal.
2. Kekacauan. Gangguan terhadap tatanan yang ada menyebabkan proyek mengalami fase kekacauan yang singkat, di mana tim dan organisasi beradaptasi dengan situasi baru.
3. Transformasi. Pada fase ini, pemahaman tentang situasi baru semakin mendalam. Tindakan diambil untuk beradaptasi dengan situasi tersebut.
4. Integrasi. Pada fase ini, situasi pasca-perubahan mencapai stabilitas pertamanya dan pelaksanaan proyek berlangsung dengan ritme baru di bawah kondisi yang berubah.

Model transformasi Bridges

William Bridges mengklaim bahwa modelnya bukan tentang perubahan, karena dia memandangnya sebagai peristiwa eksternal yang mempengaruhi keadaan yang ada. Model Bridges adalah tentang transformasi atau melihat orang-orang yang merasakan dan bertindak ketika menghadapi metamorfosis. Oleh karena itu, model ini terutama berfokus pada adaptasi orang terhadap perubahan. Bridges percaya bahwa kunci untuk melaksanakan transformasi yang menguntungkan dari status quo adalah dengan mengenali bagaimana tim proyek, Manajer Proyek, dan orang lain yang terlibat dalam tugas menyesuaikan tindakan mereka dengan kondisi baru.

Model Bridges terdiri dari tiga tahap:

1. Akhir. Pada fase ini, orang-orang yang terlibat dalam proyek merasa cemas dan khawatir kehilangan tatanan yang sudah dikenal.
2. Periode transisi. Pada tahap ini, proses adaptasi terhadap situasi baru dimulai.
3. Awal baru. Pada fase ini, Manajer Proyek, tim proyek, dan pemangku kepentingan menerima tatanan baru dalam pelaksanaan tugas yang stabil dan fungsional.

Model perubahan – ringkasan

Manajemen perubahan mengharuskan seorang Manajer Proyek tidak hanya menunjukkan kompetensi teknis tetapi juga mengelola orang dan melihat bagaimana perubahan mempengaruhi pekerjaan mereka.

Setiap dari empat model manajemen perubahan:

• ADKAR®,
• Model Perubahan 8 Langkah Kotler,
• Model Perubahan Satir, dan
• Model transformasi Bridges,

fokus pada aspek yang sedikit berbeda dari melalui perubahan. Namun, semuanya menekankan bahwa dalam proses transformasi dan modifikasi, penting untuk tidak hanya menyelesaikan struktur tugas dan jadwal proyek. Sama pentingnya adalah membimbing tim dan organisasi melalui proses tersebut sehingga awal baru dapat menjadi titik awal yang kuat untuk pelaksanaan proyek lebih lanjut.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.