Sumber dan area perubahan dalam proyek | #47 Memulai manajemen proyek

Indeks istilah di akhir buku PMBOK berisi sebanyak 22 entri untuk perubahan proyek. Ini mencakup biaya dan budaya perubahan dalam organisasi hingga permintaan perubahan. Apa yang membuat perubahan begitu penting dalam proyek dan bagaimana cara menghadapinya? Apa itu manajemen perubahan?

Manajemen perubahan – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Apa itu perubahan dan manajemen perubahan?
3. Area perubahan dalam proyek
4. Perubahan selama perencanaan proyek
5. Perubahan selama pelaksanaan proyek
6. Sumber perubahan dalam proyek
7. Eksternal
8. Internal
9. Ringkasan

Pendahuluan

Perubahan selama proyek hampir tidak terhindarkan, namun banyak organisasi masih tampaknya mengabaikan hal yang jelas ini. Terlepas dari masa hidupnya, apakah itu tiga bulan, setahun, atau tiga tahun, setiap proyek mengandung faktor risiko yang mungkin mengakibatkan Manajer Proyek harus merundingkan kembali pelaksanaannya dengan para pemangku kepentingan. Jika, di sisi lain, tim proyek terus belajar dari tugas yang ada, perbaikan dan perubahan dalam organisasi kerja yang dihasilkan dari pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan pemangku kepentingan juga dapat terjadi.

Apa itu perubahan dan manajemen perubahan?

PMBOK mendefinisikan perubahan sebagai:

“Sebuah modifikasi terhadap deliverable yang dikendalikan secara formal, komponen rencana manajemen proyek, dokumen proyek.”

Ini dapat mencakup modifikasi terkait:

• tujuan proyek,
• prioritas,
• jadwal,
• tonggak proyek, atau
• pembagian kerja dalam tim proyek.

Manajemen perubahan, di sisi lain, didefinisikan sebagai:

“Sebuah pendekatan komprehensif, siklis, dan terstruktur untuk mentransisikan individu, kelompok, dan organisasi dari keadaan saat ini ke keadaan masa depan dengan manfaat bisnis yang diinginkan.”

Tetapi area mana dari proyek yang harus diperhatikan oleh Manajer Proyek untuk mempersiapkan manajemen perubahan?

Area perubahan dalam proyek

Perubahan pada proyek dapat terjadi di setiap tahap siklus hidupnya, tetapi Anda harus memberikan perhatian lebih pada perubahan yang terjadi selama fase perencanaan dan pelaksanaan proyek.

Perubahan selama perencanaan proyek

Menurut PMBOK, pada tahap perencanaan, tim proyek bersama dengan Manajer Proyek harus menyiapkan garis besar proses untuk menyesuaikan kegiatan saat ini dengan pergeseran dan perkembangan yang muncul. Dengan kata lain, mereka harus merancang bagaimana cara melaksanakannya. Ini dapat mencakup:

• perubahan alur kerja,
• merombak prioritas tugas yang termasuk dalam backlog, dan bahkan proyeksi untuk resolusi radikal seperti
• merombak tujuan utama proyek

Perubahan selama pelaksanaan proyek

Perubahan yang terjadi selama fase pelaksanaan proyek harus mengikuti metodologi yang diadopsi, masing-masing:

• Waterfall – penyesuaian memerlukan proses persetujuan formal dan amandemen pada dokumentasi proyek,
• Agile – mereka adalah bagian alami dari proses dan diperkenalkan secara berkelanjutan dengan memperbarui backlog dan menyesuaikan aktivitas tim,
• Scrum – sebagai salah satu metodologi Agile, Scrum juga mengasumsikan bahwa transformasi tidak terhindarkan. Namun sebelum mengambil langkah, tim harus memenuhi tujuan Sprint yang telah dimulai,
• Prince2 – di sini rencana proyek harus didefinisikan dengan hati-hati di awal dan perubahan diminimalkan dengan desain. Namun, jika Anda harus melakukan transisi, pastikan untuk mendokumentasikan dengan baik dan berkonsultasi dengan pemangku kepentingan.

Manajer Proyek harus menyadari bahwa semua penyesuaian akan mempengaruhi elemen lain dari proyek, terkadang secara tidak terduga. Misalnya, pengenalan solusi teknis yang memudahkan satu tugas dapat secara signifikan mempersulit pelaksanaan tugas lain, sehingga meningkatkan biaya, mengubah ruang lingkup pekerjaan, dan pada akhirnya mempengaruhi kualitas pelaksanaan.

Sumber perubahan dalam proyek

Ketika dinamika lingkungan bisnis dan inovasi yang diproyeksikan meningkat, modifikasi dapat mengubah hampir setiap bidang pelaksanaan tugas. Sumber-sumbernya jatuh ke dalam dua kategori utama:

• Eksternal – berasal dari luar tim proyek, dan
• Internal – yang dihasilkan dari proses yang terjadi selama pelaksanaan tugas tertentu.

Eksternal

Sumber eksternal yang paling umum dari perubahan desain adalah:

1. Perubahan dalam kebutuhan pelanggan. Kebutuhan pelanggan adalah komponen kunci dari setiap proyek. Mereka dapat berubah karena perkembangan dalam lingkungan bisnis, munculnya kebutuhan baru atau persaingan. Ketika kebutuhan pelanggan berubah, Manajer Proyek harus menganalisis dengan cermat bagaimana hal itu dapat mempengaruhi proyek dan apakah mungkin untuk melakukan penyesuaian tanpa mengorbankan kualitas, waktu, atau biaya. Misalnya, jika klien memutuskan untuk merombak persyaratan antarmuka pengguna, itu dapat merombak struktur kode, yang pada gilirannya dapat mengatur ulang jadwal dan meningkatkan biaya.
2. Pemotongan anggaran. Pengurangan anggaran dapat terjadi akibat situasi keuangan organisasi yang sulit, pergeseran prioritas, atau munculnya proyek baru. Dalam kasus pemotongan anggaran, Manajer Proyek harus berusaha mencapai tujuan dengan biaya yang lebih sedikit. Ini mungkin berarti:
• pengurangan ruang lingkup pekerjaan,
• memperpendek jadwal,
• pengurangan ukuran,
• penggunaan outsourcing, atau
• penggunaan sumber daya organisasi yang ada lainnya.
3. Perubahan dalam lingkungan bisnis. Modifikasi yang diperkenalkan dalam legislasi, munculnya tren baru, atau konversi pesaing dapat mempengaruhi tujuan proyek atau kebutuhan klien. Dalam hal perubahan yang sulit diprediksi seperti itu, Manajer Proyek harus menetapkan langkah-langkah untuk meminimalkan dampak perubahan pada proyek dan meningkatkan pencapaian tujuan.

Internal

Perubahan internal disebabkan oleh faktor-faktor terkait tugas. Yang paling signifikan termasuk:

1. Pembelajaran anggota tim. Perubahan internal dalam proyek dapat berasal dari proses anggota tim yang memperoleh pengetahuan baru. Semakin berpengalaman tim, semakin besar kemungkinan mereka mengembangkan keterampilan yang akan memungkinkan mereka untuk tampil lebih baik.

Contohnya adalah ketika seorang programmer menyadari bahwa kodenya tidak terlalu mudah dibaca dan memutuskan untuk mengeksplorasi penulisan yang lebih bersih. Akhirnya, dia dapat mengusulkan modifikasi yang akan berdampak positif pada kualitas proyek.

2. Pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan pelanggan dan spesifikasi produk. Selama proyek, pemahaman tim tentang harapan pengguna dapat berkembang. Ini dapat menghasilkan keinginan untuk mengubah ruang lingkup pekerjaan atau menyesuaikan teknologi untuk memenuhi kebutuhan klien yang teridentifikasi. Misalnya, setelah melakukan survei pengguna, tim proyek dapat memutuskan untuk memperkenalkan fungsionalitas baru yang telah diminta oleh orang-orang yang disurvei.
3. Perubahan organisasi kerja setelah belajar dari alur kerja saat ini. Sebagai hasil dari memperoleh pengetahuan baru, ide-ide dapat muncul untuk meningkatkan proses, memperkenalkan solusi inovatif, atau memodifikasi jadwal. Dengan menganalisis alur kerja saat ini, tim proyek dapat mengidentifikasi kesalahan serta kemungkinan perbaikan, kemudian membuat amandemen untuk mempercepat pekerjaan. Misalnya, mereka mungkin menemukan alat manajemen proyek yang berbeda lebih cocok untuk memperlancar proses dan meningkatkan produktivitas.

Ringkasan

Manajemen perubahan sangat penting untuk keberhasilan proyek. Perubahan proyek tidak terhindarkan dan berasal dari sumber eksternal maupun internal. Tergantung pada tahap siklus hidup proyek, Anda harus merancang rencana yang sesuai untuk menyesuaikan kegiatan saat ini dengan perubahan yang muncul. Manajemen perubahan memerlukan proses komunikasi dan koordinasi yang efektif di seluruh tim proyek dan dengan pemangku kepentingan. Oleh karena itu, Manajer Proyek memiliki tantangan yang sulit: untuk tetap fleksibel dan terbuka terhadap perubahan, namun pada saat yang sama tetap mengendalikan untuk menghindari dampak negatif pada proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.