Bagaimana cara menulis kasus bisnis yang menarik? | #35 Memulai manajemen proyek

Justifikasi bisnis, atau kasus bisnis, adalah salah satu dokumen kunci yang disiapkan oleh Manajer Proyek. Setelah semua, ini akan meyakinkan pemangku kepentingan dan pada akhirnya menentukan apakah proyek tersebut mendapatkan dukungan, pendanaan, dan diimplementasikan. Lalu, bagaimana cara menulis kasus bisnis yang meyakinkan seperti itu?

Bagaimana cara menulis kasus bisnis yang menarik? – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Mengapa mengejar proyek ini? Definisikan kebutuhan bisnis dengan jelas
3. Apa yang akan kita lakukan? Deskripsikan ruang lingkup proyek
4. Bagaimana kita akan bekerja? Gariskan jadwal
5. Berapa biayanya? Siapkan analisis biaya-manfaat
6. Apakah tujuan itu sepadan dengan usaha yang dikeluarkan? Daftarkan hasil yang diinginkan
7. Ringkasan

Pendahuluan

Definisi kasus bisnis dalam PMBOK terbaru sangat luas. Ini berbunyi sebagai berikut:

“Kasus bisnis adalah proposisi nilai untuk proyek yang diusulkan yang mungkin mencakup manfaat finansial dan non-finansial.”

Dari penjelasan singkat tersebut, sulit untuk menyimpulkan bagaimana menyiapkan dokumen yang meyakinkan bagi pemangku kepentingan. Jadi, jenis kasus bisnis apa yang harus ditulis untuk proyek yang direncanakan?

Kasus bisnis memerlukan kejelasan yang sangat tinggi. Oleh karena itu, ide yang bagus untuk memulai adalah mencoba menjelaskannya seolah-olah Anda berbicara kepada seorang anak – nyata atau imajiner – tentang apa yang akan menjadi usaha kita. Mengapa kita ingin melakukan proyek ini dan apa yang ingin kita lakukan? Bagaimana kita akan mencapainya dan siapa target kita?

Mengapa proyek ini layak untuk dikejar? Definisikan kebutuhan bisnis dengan jelas

Langkah pertama menuju kasus bisnis yang baik adalah dengan jelas mendefinisikan kebutuhan yang ditangani oleh tujuan proyek dan manfaat bisnis bagi organisasi. Dengan kata lain, ini adalah jawaban atas pertanyaan mengapa proyek tersebut harus diimplementasikan.

Untuk menjawabnya, kita perlu menyiapkan:

• persyaratan bisnis awal,
• informasi rinci tentang tujuan dan sasaran,
• garis besar keadaan masa depan organisasi yang diuntungkan dengan mencapai tujuan.

Manajer Proyek akan memasukkan rincian kebutuhan bisnis ke dalam piagam proyek setelah persetujuan awal dari pemangku kepentingan dan keputusan untuk melanjutkan proyek ke fase perencanaan.

Apa yang akan kita lakukan? Deskripsikan ruang lingkup proyek

Langkah selanjutnya adalah menyajikan ruang lingkup proyek. Justifikasi untuk itu harus secara jelas menghubungkan tugas yang direncanakan untuk dilakukan dengan kebutuhan bisnis. Dengan cara ini, ini menjelaskan mengapa proyek tersebut layak untuk dikejar. Anda perlu meyakinkan pemangku kepentingan bahwa kebutuhan bisnis tersebut sepadan dengan investasi dan mendesak, sehingga harus ditangani saat ini.

Juga perlu disebutkan, solusi teknis dan inovasi yang kita rencanakan untuk digunakan. Jika kita mengambil solusi canggih dan perangkat atau perangkat lunak khusus, alasan kita akan lebih jelas ketika kita menjelaskan konsep dasar dan menghindari jargon.

Bagaimana kita akan bekerja? Gariskan jadwal

Sekarang, saatnya untuk menggariskan jadwal kerja proyek. Anda harus menyebutkan tonggak di sini, mendeskripsikan dalam satu atau dua kalimat hasil yang diharapkan. Ini akan memungkinkan pemangku kepentingan untuk memahami tidak hanya ruang lingkup, tetapi juga bagaimana proyek akan diimplementasikan. Ini juga akan memberikan gambaran langsung tentang ukuran tim dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai hasil pertama dari proyek kita.

Berapa biayanya? Siapkan analisis biaya-manfaat

Menyediakan analisis biaya memungkinkan pemangku kepentingan untuk membuat keputusan tentang pembiayaan proyek. Ini harus disajikan seakurat mungkin:

• jumlah total – berdasarkan analisis yang baik tentang biaya dan sumber daya yang diperlukan terkait dengan proyek,
• sub-jumlah berdasarkan tonggak atau tahun jika mengimplementasikan proyek jangka panjang.

Meskipun kasus bisnis hanya memerlukan jumlah umum, Anda akan memerlukan data dan analisis keuangan yang rinci pada tahap-tahap selanjutnya dari siklus hidup proyek. Oleh karena itu, sangat berharga untuk menyiapkan estimasi di awal, sehingga pemangku kepentingan tahu bahwa Manajer Proyek akrab dengan biaya implementasi proyek.

Apakah tujuan itu sepadan dengan usaha yang dikeluarkan? Daftarkan hasil yang diinginkan

Langkah terakhir adalah mencatat hasil yang diinginkan dari proyek. Ini adalah visi singkat tentang keadaan masa depan, yang jelas menggambarkan manfaat bagi setiap kelompok pemangku kepentingan. Anda harus menjaganya:

• singkat,
• tanpa jargon,
• dengan visual yang berisi data dan hasil yang diinginkan,
• realistis.

Perhatikan implikasi terkait poin terakhir, karena aktivitas tim proyek akan diperiksa selama implementasi dan akan dibandingkan dengan hasil yang diinginkan yang telah ditetapkan dari proyek. Jika mereka ambisius tetapi cukup hati-hati, Anda akan dengan aman memenuhi mereka dan proyek akan tetap sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan hasil yang diinginkan.

Ringkasan

Kasus bisnis yang menarik harus mencakup: kebutuhan bisnis yang didefinisikan dengan jelas, ruang lingkup proyek, jadwal, analisis biaya-manfaat, dan hasil yang diinginkan.

Menyajikan kasus bisnis secara efektif mengkomunikasikan nilai proyek kepada pemangku kepentingan. Seperti yang dinyatakan dalam PMBOK, “hasil yang diinginkan harus dijelaskan dengan jelas, dievaluasi secara iteratif, dan diperbarui sepanjang proyek.” Oleh karena itu, Manajer Proyek harus secara teratur mengevaluasi proyek dari perspektif kasus bisnis sepanjang proyek. Dengan cara ini, mereka dapat dengan mudah memastikan bahwa proyek tetap selaras dengan kebutuhan dan bergerak menuju tujuan yang disepakati dengan pemangku kepentingan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.