Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek? | #44 Memulai manajemen proyek

Mengelola risiko dalam sebuah proyek sangat penting untuk keberhasilannya. Menurut penelitian, hanya 30% proyek yang selesai tepat waktu, dan lebih dari 70% di antaranya mengalami keterlambatan atau biaya tambahan. Untuk menghindari kegagalan semacam itu, Manajer Proyek harus mengakui risiko utama dan menerapkan langkah-langkah penanggulangan yang tepat, dan untuk melakukannya, ia membuat daftar risiko. Ini adalah alat yang membantu mengelola dan mengantisipasi risiko proyek. Tapi bagaimana cara menyiapkan daftar risiko yang sukses untuk perencanaan dan pelaksanaan proyek? Baca terus untuk mengetahuinya!

Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek? – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Seperti apa seharusnya tampilan daftar faktor risiko?
3. Bagaimana cara menyiapkan daftar risiko?
4. Ringkasan

Pendahuluan

Risiko adalah bagian integral dari setiap proyek. Untuk mengelolanya secara efektif, Anda memerlukan alat yang membantu Anda mengidentifikasi, memantau, dan merespons secara efektif terhadap hambatan yang muncul, dengan kata lain, sebuah daftar risiko. Keberhasilan penyelesaian banyak proyek korporat dan organisasi terancam pada beberapa tahap pelaksanaan. Untuk alasan ini, Manajer Proyek harus mengenal metode dan alat manajemen risiko, dan di atas segalanya – dengan terampil menyiapkan daftar risiko.

Sebuah daftar risiko, juga dikenal sebagai log risiko atau daftar faktor risiko, adalah dokumen yang mencatat semua hambatan, ancaman, atau bahaya yang teridentifikasi. Ini juga mencakup analisis mereka serta langkah-langkah penanggulangan yang harus diambil jika mereka muncul selama proyek. Daftar tersebut menjadi kumpulan dan penyimpanan informasi tentang semua risiko dan peluang terkait proyek.

Seperti apa seharusnya tampilan daftar faktor risiko?

Daftar risiko harus muncul sebagai dokumen yang terbaca dan berisi informasi berikut:

• Deskripsi risiko – apa itu risiko dan area mana dari proyek yang dipengaruhi?
• Konsekuensi yang mungkin terjadi – ancaman apa yang ditimbulkan oleh bahaya terhadap proyek? Apakah itu akan mengakibatkan munculnya konsekuensi lebih lanjut? Bisakah kita mencegahnya?
• Probabilitas terjadinya – apakah ini risiko biasa, yang terkait dengan, misalnya, keterlambatan dalam menyelesaikan tugas; atau apakah ini risiko langka yang dapat membahayakan seluruh upaya proyek?
• Prioritas – seberapa serius risiko ini dibandingkan dengan yang lain dengan probabilitas terjadinya yang serupa?
• Orang yang bertanggung jawab – siapa yang akan bertanggung jawab untuk merespons risiko dengan tepat, cepat, dan efektif?
• Rencana respons risiko – tindakan apa yang harus diambil ketika kesulitan muncul?

Oleh karena itu, daftar risiko harus mengumpulkan informasi tentang semua risiko yang teridentifikasi, analisis mereka, serta langkah-langkah penanggulangan. Ini juga perlu diperbarui secara teratur kepada semua pemangku kepentingan proyek sehingga semua orang dapat mengikuti dan merespons risiko dan keadaan darurat yang muncul.

Bagaimana cara menyiapkan daftar faktor risiko?

Persiapan daftar risiko terdiri dari beberapa langkah:

1. Identifikasi risiko. Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua risiko yang terkait dengan proyek. Anda dapat melakukannya dengan mengadakan sesi brainstorming dengan tim atau meninjau literatur yang terkait dengan proyek. Setelah Anda membuat daftar panjang risiko, analisis untuk memecah semua ancaman potensial menjadi lingkungan teknis, terkait sumber daya, dan bisnis proyek.
2. Penilaian risiko. Setelah diidentifikasi, analisis risiko untuk menilai dampak potensialnya terhadap proyek. Jawab pertanyaan:
• Risiko mana yang paling mungkin terjadi? Ini juga merupakan ide yang baik untuk mencantumkannya dalam urutan kemungkinan terjadinya. Ini akan membantu Anda menentukan mana yang perlu mendapatkan perhatian paling banyak.
• Apa konsekuensi yang mungkin terjadi? Di sini cara terbaik adalah memulai daftar dengan konsekuensi yang paling serius.
3. Perencanaan respons risiko. Berdasarkan analisis dan prioritas, Manajer Proyek harus mengembangkan rencana respons untuk setiap risiko yang teridentifikasi. Sebaiknya, tentukan langkah-langkah yang harus diambil jika risiko terjadi. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menyiapkan rencana kontinjensi, sebuah cetak biru dengan skenario termasuk panduan tentang bagaimana bersikap ketika peristiwa semacam itu terjadi yang dapat Anda terapkan segera setelah itu terjadi.
4. Perbarui daftar. Daftar risiko harus diperbarui secara teratur untuk melacak dan mengelola risiko yang teridentifikasi dengan baik, serta menambahkan yang baru sesuai kebutuhan seiring berjalannya proyek.

Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan saat menyiapkan daftar risiko adalah analisis penyebab risiko yang tidak memadai dan perencanaan respons risiko yang tidak memadai. Untuk menghindari kesalahan ini, Manajer Proyek harus meluangkan waktu dan perhatian untuk analisis dan perencanaan. Dengan cara ini, ia akan mendapatkan kepercayaan bahwa risiko yang paling mungkin telah diidentifikasi dengan baik.

Ringkasan

Daftar risiko adalah alat untuk mengelola dan mengantisipasi risiko yang terkait dengan pelaksanaan proyek. Ini berisi informasi terperinci tentang risiko yang teridentifikasi, analisis mereka, dan langkah-langkah penanggulangan. Selain itu, tim proyek harus bekerja sama dalam menyusun daftar pada tahap perencanaan proyek, dan kemudian menjaga agar tetap diperbarui dan tersedia untuk semua pemangku kepentingan proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.