Bagaimana cara membuat anggaran proyek? | #42 Memulai manajemen proyek

Menurut laporan dari Project Management Institute, pada tahun 2021 62% proyek diselesaikan dalam anggaran asli. Pelaku terbaik dalam peringkat ini adalah China dengan 66%, sementara Eropa berada di posisi terakhir dengan 57%. Anggaran proyek yang dibuat dengan buruk bertanggung jawab atas sebagian besar kegagalan dalam hal ini. Jadi, bagaimana Anda memperkirakan biaya dalam sebuah proyek untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilannya?

Anggaran proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Apa itu dan apa yang membentuk anggaran proyek?
3. Bagaimana cara memperkirakan anggaran proyek?
4. Alat dan metode estimasi anggaran proyek
5. Ringkasan

Pendahuluan

Pelaksanaan proyek yang tidak tepat mengakibatkan kerugian sebesar $19 juta untuk setiap satu miliar investasi (PMI 2019), dan hanya 34% organisasi biasanya atau selalu menyelesaikan proyek dalam anggaran (Wellington 2021). Untuk mengetahui bagaimana cara masuk ke dalam kelompok ini, mari kita lihat lebih dekat apa itu anggaran proyek dan cara serta alat untuk menyiapkannya.

Apa itu dan apa yang membentuk anggaran proyek?

Anggaran proyek adalah jumlah kasar yang disetujui yang dimaksudkan oleh organisasi untuk dibelanjakan pada proyek. Ini didasarkan pada perkiraan biaya proyek dan menjadi bagian dari anggaran seluruh organisasi.

Manajer Proyek harus memasukkan dalam anggaran proyek semua biaya yang terkait dengan proyek, seperti:

• Biaya langsung – pengeluaran yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang secara langsung mengarah pada pencapaian tujuan proyek, yaitu biaya material, tenaga kerja dan alat, peralatan dan persediaan,
• Biaya tidak langsung – biaya yang tidak dapat langsung dikaitkan dengan proyek, tetapi yang dikeluarkan sehubungan dengan pelaksanaannya, seperti biaya administrasi atau, misalnya, biaya manajemen proyek.
• Belanja modal – biaya yang terkait dengan akuisisi aset jangka panjang, seperti bangunan, peralatan atau mesin.
• Biaya operasional – biaya berulang yang terkait dengan pengoperasian dan pemeliharaan proyek, seperti utilitas, asuransi bersama dengan pemeliharaan,
• Cadangan kontinjensi – dana yang disisihkan untuk menutupi kejadian tak terduga atau perubahan dalam ruang lingkup proyek.

Bagaimana cara memperkirakan anggaran proyek?

Biaya yang diproyeksikan untuk pekerjaan yang dijadwalkan disebut sebagai Biaya Anggaran Pekerjaan yang Dijadwalkan (BCWS) atau Nilai Terencana (PV). Kedua indikator ini menunjukkan jumlah dana yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dijadwalkan dalam periode tertentu.

Untuk memperkirakan anggaran proyek, Manajer Proyek harus melakukan beberapa kegiatan untuk mendapatkan kutipan yang paling akurat. Pertama, Manajer Proyek harus mengetahui semua persyaratan proyek, seperti ruang lingkup pekerjaan, tenggat waktu, dan sumber daya yang akan diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Langkah selanjutnya berkaitan dengan menyelidiki harga pasar untuk sumber daya dan layanan yang akan dimasukkan dalam proyek, yaitu harga material, layanan pemasok bersama dengan gaji untuk tim proyek.

Setelah memperoleh data persyaratan dan harga, Manajer Proyek dapat memulai proses estimasi anggaran yang lebih rinci. Setelah selesai, ia harus segera meninjau anggaran dengan tim proyek. Ini akan memastikan bahwa semua biaya telah dimasukkan dan bahwa anggaran tersebut seakurat mungkin.

Lebih dari itu, anggaran proyek perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala untuk menjaga agar tetap pada jalurnya dan dalam anggaran.

Alat dan metode untuk memperkirakan anggaran proyek

Saat memperkirakan anggaran proyek, alat yang tak tergantikan adalah Microsoft Excel yang terkenal dan populer. Keuntungan utamanya adalah aksesibilitas dan kemudahan penggunaan, serta kemampuan untuk melakukan banyak perhitungan dan analisis. Namun, kelemahannya adalah Excel tidak memiliki fungsi untuk memperbarui anggaran secara otomatis dalam waktu nyata.

Namun, ini akan bekerja dengan baik untuk memperkirakan anggaran sebelum pelaksanaan. Untuk tinjauan pengeluaran yang berkelanjutan, kami merekomendasikan alat dukungan proyek seperti Firmbee. Sistem ini memungkinkan anggota tim untuk memantau secara real-time penerimaan dan pengeluaran yang terkait dengan proyek tertentu.

Untuk membuat anggaran yang akurat, Anda dapat menggunakan metode berikut:

1. Estimasi dari bawah ke atas. Metode ini melibatkan memperkirakan biaya setiap aktivitas proyek dan menjumlahkan biaya mereka untuk menentukan total biaya proyek. Ini memakan waktu dan memerlukan pengetahuan mendetail tentang aktivitas proyek. Namun, ini memberikan tingkat akurasi yang tinggi dan membantu mengidentifikasi semua biaya yang diperlukan.
2. Estimasi parametrik. Metode ini melibatkan penggunaan data statistik untuk memperkirakan biaya aktivitas proyek. Ini jauh lebih cepat daripada estimasi dari bawah ke atas, sehingga dapat berguna untuk memperkirakan anggaran proyek besar, selama organisasi memiliki sumber data yang dapat diandalkan. Meskipun demikian, ini mungkin tidak memberikan tingkat akurasi yang cukup.
3. Evaluasi ahli. Metode ketiga melibatkan memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman pemangku kepentingan proyek, termasuk Manajer Proyek dan anggota tim, untuk memperkirakan biaya aktivitas proyek. Ini dapat memberikan tingkat akurasi yang tinggi, praktis untuk proyek yang kompleks. Namun, ini bergantung pada keahlian pemangku kepentingan individu, sehingga mungkin bias dan menghasilkan konflik. Selain itu, sulit untuk memperhitungkan kondisi bisnis yang berubah, seperti inflasi atau perubahan dalam hukum.

Ringkasan

Membuat anggaran proyek yang akurat memakan waktu dan memerlukan pengalaman. Itulah sebabnya ide yang baik untuk mencoba berbagai alat dan memanfaatkan metode persiapan anggaran yang tersedia, seperti estimasi dari bawah ke atas, estimasi parametrik, atau evaluasi ahli.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.