Domain perencanaan dalam manajemen proyek | #17 Memulai manajemen proyek

Perencanaan dalam manajemen proyek memakan waktu sama dengan seluruh proyek. Pertama, gambaran yang paling luas dibuat, tonggak waktu ditetapkan dan area implementasi yang paling penting yang kadang-kadang disebut epik diidentifikasi. Namun, bahkan sehari sebelum proyek berakhir, masih ada rapat akhir proyek yang harus direncanakan.

Perencanaan dalam manajemen proyek – daftar isi:

1. Perencanaan dalam manajemen proyek – pengantar
2. Domain proyek
3. Domain perencanaan
4. C.L.E.A.R
5. Ringkasan

Pengantar

Dalam pendekatan tradisional yang berurutan, ada fase perencanaan yang mendahului pelaksanaan proyek. Dalam fase ini, penyusunan jadwal kegiatan yang rinci, penetapan tonggak waktu, dan alokasi sumber daya anggaran di antara berbagai tugas seharusnya ditutup. Setelah perencanaan dalam manajemen proyek selesai, cukup untuk melanjutkan ke pelaksanaan dan mencentang tugas yang telah diselesaikan langkah demi langkah. Namun, kenyataan manajemen proyek telah menyimpang tajam dari gambaran ideal, di mana tahap perencanaan dan pelaksanaan proyek dapat dengan mudah dipisahkan.

Domain proyek

PMBOK terbaru tidak lagi merujuk pada tahap berturut-turut dari perencanaan dan pelaksanaan proyek. Sebaliknya, domain manajemen proyek telah membedakan domain kinerja, yang merupakan area di mana proyek terjadi, bukan kerangka waktu temporalnya. Memang, domain ini adalah:

• pemangku kepentingan
• tim
• metode dan siklus hidup proyek
• perencanaan
• pelaksanaan proyek
• pengiriman hasil
• pemantauan
• ketidakpastian dan risiko

Domain-domain ini saling berinteraksi dan berpotongan di banyak tempat. Namun, berbicara tentang domain daripada tahap membuatnya lebih mudah untuk membedakan antara siklus hidup proyek dan metode operasi yang diterapkan. Dalam banyak pendekatan, perencanaan, pelaksanaan, dan pengiriman hasil terjadi berkali-kali selama proyek.

Domain perencanaan

Dengan perencanaan dalam manajemen proyek, proyek dilaksanakan dengan cara yang terorganisir, terkoordinasi, dan bertujuan. Pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama pelaksanaan proyek disesuaikan secara berkelanjutan untuk mengejar tujuan proyek dengan cara yang paling efektif. Inilah sebabnya mengapa domain perencanaan didefinisikan dalam PMBOK sebagai:

“Domain aktivitas yang melibatkan kegiatan dan fungsi yang terkait dengan organisasi dan koordinasi awal, berkelanjutan, dan berkembang yang diperlukan untuk menyampaikan hasil dan keluaran proyek.”

Ini berarti bahwa elemen perencanaan dapat ditemukan di hampir setiap momen proyek. Mereka hadir di fase inisiasi ketika pekerjaan untuk melaksanakan proyek belum dimulai, tetapi juga di tahap akhir, di mana hasil kerja tim diuji dan diterapkan di lokasi klien.

Dokumen dan alat yang terkait dengan domain perencanaan dikenal secara kolektif sebagai artefak. Meskipun mereka terutama digunakan dalam domain perencanaan proyek, mereka sering digunakan di domain lain juga. Misalnya:

• Backlog – sering kali berbentuk papan Kanban dan merupakan kumpulan tugas yang dijadwalkan untuk dilaksanakan, juga termasuk dalam domain pelaksanaan proyek,
• Rencana manajemen proyek – juga berlaku untuk domain pemangku kepentingan dan pelaksanaan proyek,
• Rencana manajemen risiko – juga termasuk dalam domain ketidakpastian dan risiko.

Namun, aspek terpenting dari perencanaan adalah menciptakan rencana tindakan yang akan mengarah pada realisasi yang efektif dari tujuan proyek.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. adalah salah satu metode untuk merumuskan tujuan. Ini dirumuskan oleh Adam Crick. Akronim ini diperluas sebagai berikut:

• C – Kolaboratif, atau Berbagi – saat merencanakan tujuan proyek, penting untuk mengingat untuk mendorong tim proyek untuk bekerja sama
• L – Terbatas, atau Dibatasi – kerangka proyek yang direncanakan harus didefinisikan dan diketahui oleh semua pihak yang berkepentingan
• E – Emosional, atau Dipengaruhi Emosi – tujuan proyek harus mewarisi dari visinya kemampuan untuk membangkitkan keinginan untuk direalisasikan
• A – Dapat Dihargai – merencanakan tujuan yang terlalu kecil tidak berfungsi untuk imajinasi, harus menetapkan standar yang cukup tinggi untuk merangsang ambisi
• R – Dapat Diperbaiki, yang berarti mampu berubah bentuk dan disesuaikan dengan kondisi baru

Poin terakhir dari metode C.L.E.A.R. sangat penting untuk domain perencanaan. Ini karena menekankan perlunya menyesuaikan tujuan dengan kondisi pelaksanaan proyek dan kontinuitas proses perencanaan.

Penggunaan C.L.E.A.R. dapat membantu dalam perencanaan yang efektif untuk mencapai tujuan proyek. Ini karena mengaitkan domain perencanaan dengan domain tim. Ini, pada gilirannya, kadang-kadang terpinggirkan saat menggunakan metode umum untuk merumuskan tujuan, seperti SMART, misalnya. Jadi, ada baiknya menggabungkan kedua metode, sehingga mendapatkan gambaran yang lebih luas dan kemungkinan perencanaan yang lebih menarik.

Domain perencanaan dalam manajemen proyek. Ringkasan

Domain perencanaan ada di mana-mana dalam manajemen proyek. Ini menyertai hampir semua aktivitas Manajer Proyek. Ini karena hadir sejak fase inisiasi yang mendefinisikan untuk apa proyek itu. Sebaliknya, ia memainkan peran utama dalam perencanaan awal, penjadwalan, dan penetapan tonggak proyek. Namun, saat merencanakan tugas proyek, hal terpenting adalah bertindak dalam semangat lean, yaitu, merencanakan secara rinci hanya apa yang diperlukan oleh perencanaan. Dan adaptasi, yaitu, segera menggunakan pengetahuan yang diperoleh selama proyek untuk meningkatkan efisiensi operasi.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.