Bagaimana cara membentuk tim proyek? | #29 Memulai manajemen proyek

Menurut PMBOK, tim proyek adalah “sekelompok individu yang melakukan pekerjaan proyek untuk mencapai tujuannya.” Namun, kami percaya bahwa definisi tersebut mengabaikan setidaknya satu aspek penting dalam mencapai tujuan proyek: kolaborasi. Dan inilah yang ingin kami fokuskan hari ini dalam menjawab pertanyaan tentang bagaimana cara membentuk tim proyek.

Bagaimana cara membentuk tim proyek? – daftar isi:

1. Pengantar
2. Kompetensi dan tanggung jawab anggota tim
3. Kepribadian dalam tim
4. Peran dalam tim
5. Ringkasan

Pengantar

Ketika seorang Manajer Proyek mulai membentuk tim proyek, dia sudah menyelesaikan fase inisiasi proyek, dan sebagian dari fase perencanaan. Tugas ini lebih mudah jika proyek melibatkan orang-orang di dalam organisasi. Namun seringkali, proyek memerlukan perekrutan spesialis baru, konsultan eksternal, atau freelancer.

Jika proyek berlangsung di organisasi besar, cukup bagi Manajer Proyek untuk menentukan dengan tepat ruang lingkup kompetensi dan tanggung jawab spesialis yang dibutuhkan. Staf HR kemudian akan menangani perekrutan kandidat yang sesuai.

Namun, jika berada di perusahaan kecil atau startup, Manajer Proyek harus menangani pemilihan kandidat yang sesuai. Tugas ini juga disebut “mengakuisisi tim proyek” dan berfokus pada dua area:

• kompetensi dan pengalaman profesional, dan
• ciri kepribadian individu dari rekan-rekan di masa depan.

Merekalah yang akan membuat sekelompok spesialis segera menjadi tim. Yaitu, bahwa mereka akan bekerja sama secara efektif sepanjang proyek.

Kompetensi dan tanggung jawab anggota tim

Menentukan tanggung jawab setiap anggota tim sangat penting di awal kerjasama. Ini karena sering terjadi bahwa kompetensi rekan-rekan saling tumpang tindih. Oleh karena itu, Manajer Proyek harus menentukan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas tertentu. Di sisi lain, orang-orang yang bekerja sama di area tertentu dari proyek harus merasa bahwa mereka berbagi tanggung jawab atas keberhasilannya (kepemilikan bersama).

Kesulitan lebih lanjut yang dihadapi oleh Manajer Proyek ditunjukkan oleh pertanyaan:

• Bagaimana Anda mengidentifikasi spesialis mana yang cocok untuk melaksanakan tugas?
• Alat apa yang mereka butuhkan? Dan apa yang berikutnya –
• Bagaimana menentukan anggaran yang diperlukan untuk menyelesaikan tim?

Di sini kita hanya dapat memperhatikan pertanyaan-pertanyaan tersebut. Jawabannya akan berbeda di setiap proyek.

Kepribadian dalam tim

Dalam tim proyek, setiap anggota harus memiliki keterampilan dan pengalaman yang tepat. Namun, sama pentingnya adalah ciri kepribadian yang akan membuat tim kuat dan kohesif. Ketika berbicara tentang ciri-ciri umum, tim proyek harus terdiri dari orang-orang yang:

• fleksibel dan dapat beradaptasi dengan kondisi yang berubah
• terbuka terhadap tantangan baru
• kooperatif
• bersedia mengambil tanggung jawab atas tugas yang diberikan kepada mereka, dan
• tahu bagaimana menghadapi stres.

Namun, sama pentingnya adalah keberagaman kepribadian dan gaya kerja. Ini akan memungkinkan untuk memanfaatkan kekuatan mereka dengan jauh lebih baik. Semua tim akan mendapatkan manfaat dari memiliki individu yang:

1. Berorientasi pada tujuan – fokus pada mencapai hasil terbaik yang mungkin dan berorientasi pada tindakan
2. Kreatif – produktif dengan ide-ide, menunjukkan tingkat inovasi yang tinggi dan kemampuan untuk menemukan solusi baru
3. Berorientasi pada orang – bagi mereka yang manusia lain, hubungan, dan saling pengertian adalah yang terpenting

Peran dalam tim

Peran tim informal muncul secara spontan. Namun, penting untuk mencatat keberadaan dan dinamika mereka selama pelaksanaan proyek. Peran utama dalam tim proyek meliputi:

• Pemimpin – memberikan perhatian khusus pada efisiensi tim,
• Mediator – menyelesaikan konflik dan membantu tim beroperasi lebih efisien
• Pelawak – orang yang membuat orang lain tertawa dan meningkatkan suasana hati tim,
• Pengingat – selalu mengingat tenggat waktu dan tugas penting,
• Koordinator – membantu tim beroperasi lebih efisien dengan menggabungkan elemen kerja anggota individu,
• Mentor – seringkali anggota tim senior yang bersedia berbagi pengalaman dan pengetahuan dengan orang lain.

Peran informal membantu tim berfungsi secara efektif dan menghasilkan hasil yang lebih baik. Namun, Anda tidak boleh menganggapnya sebagai pengganti tanggung jawab formal.

Ringkasan

Pemilihan tim proyek dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan seluruh proyek. Itulah sebabnya sangat penting bahwa tim harus terdiri dari orang-orang dengan keterampilan dan kepribadian yang berbeda, pengalaman yang berbeda, dan gaya kerja yang berbeda. Jika Manajer Proyek memilih rekan-rekan dengan benar, mereka secara alami akan memerankan peran informal untuk membentuk tim yang kohesif, meningkatkan peluang keberhasilan dan kerjasama yang lebih produktif di masa depan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.