Manajemen waktu dalam proyek | #43 Memulai manajemen proyek

Manajemen waktu yang efisien dalam sebuah proyek sangat penting untuk keberhasilannya. Namun, menurut survei PMI 2021, hanya 55% proyek yang selesai tepat waktu. Sebagian besar, Manajer Proyek menghadapi masalah akibat jadwal yang tidak realistis, kurangnya fleksibilitas, atau alat yang tidak tepat. Bagaimanapun, manajemen waktu adalah tentang perencanaan, pemantauan, serta pengendalian waktu proyek, sementara Manajer Proyek bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan dan menentukan prioritas untuk memastikan tugas diselesaikan sesuai jadwal.

Manajemen waktu dalam proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Apa itu manajemen waktu dalam sebuah proyek?
3. Masalah manajemen waktu dalam proyek
4. Metode manajemen waktu proyek
5. Metode Pareto
6. Metode ABC
7. Metode Eisenhower
8. Ringkasan

Pendahuluan

Proyek perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu, sesuai dengan jadwal yang ditetapkan, agar tidak mengalami kerugian dan mengancam organisasi. Menggeser tenggat waktu menghasilkan biaya tambahan, mempengaruhi tugas lain di perusahaan, dan menyebabkan penumpukan tugas serta peningkatan kompleksitas proyek yang cepat. Jadi, bagaimana cara melakukan manajemen waktu yang baik dalam proyek yang sudah berada di tahap perencanaan?

Apa itu manajemen waktu dalam sebuah proyek?

Manajemen waktu dalam sebuah proyek adalah tentang:

• perencanaan,
• pemantauan, dan
• pemantauan berkelanjutan terhadap waktu dari setiap tugas dan sub-tujuan.

Manajer Proyek harus menetapkan tujuan dan menentukan prioritas untuk memastikan bahwa proyek tetap sesuai jadwal. Untuk tujuan ini, Manajer Proyek harus merencanakan setiap tahap proyek dengan cermat, memperhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas dan kemungkinan hambatan untuk penyelesaiannya.

Masalah manajemen waktu dalam proyek

Masalah manajemen waktu yang paling umum dalam sebuah proyek adalah:

1. Jadwal yang tidak realistis – terutama saat bekerja dengan tim baru atau di bidang berisiko tinggi, membuat jadwal yang akurat dan menetapkan tonggak yang realistis memerlukan pengalaman dan sangat sulit; oleh karena itu, umum untuk membuat jadwal selama perencanaan proyek yang tidak mungkin dilaksanakan dalam waktu yang ditentukan.
2. Kurangnya fleksibilitas – Kurangnya fleksibilitas adalah kerangka waktu yang ditetapkan terlalu ketat, kurangnya waktu yang disediakan untuk pelaksanaan anggota tim baru, atau kurangnya rencana kontinjensi untuk waktu henti akibat kurangnya bahan baku atau minat pasar yang diharapkan.
3. Alat yang tidak memadai – Manajer proyek sering menggunakan alat manajemen waktu yang tidak memadai, yang mengakibatkan kesalahan dalam memperkirakan durasi tugas dan ketergantungan.

Metode manajemen waktu dalam proyek

Untuk menghindari masalah ini atau mengurangi risiko dari kegagalan proyek, Manajer Proyek harus memperhatikan metode dan alat manajemen waktu proyek: metode Pareto, ABC, dan metode Eisenhower.

Metode Pareto

Ilmuwan Italia Vilfredo Pareto menanam kacang polong di kebunnya. Dalam prosesnya, ia memperhatikan bahwa sebanyak 80% biji kacang polong ditemukan dalam 20% dari polong. Karena ia terutama peduli dengan ekonomi, ia segera menemukan bahwa prinsip ini juga berlaku di bidang kehidupan lainnya. Misalnya, pada masanya 80% tanah di Italia dimiliki oleh 20% populasi.

Segera menjadi jelas bahwa penerapan metode Pareto sangat luas, terutama di bidang bisnis. Ini membantu, antara lain, untuk mengidentifikasi:

• Tugas yang paling penting untuk dilakukan dalam proyek, serta
• Jenis tugas yang paling sering menyebabkan keterlambatan,
• Penyebab keterlambatan yang paling umum, terlepas dari jenis tugas.

Metode Pareto didasarkan pada asumsi bahwa 20% aktivitas menghasilkan 80% efek. Dalam praktiknya, ini berarti bahwa untuk menghindari keterlambatan, Manajer Proyek harus fokus pada:

• Mengidentifikasi 20% tugas teratas dalam proyek dan memastikan bahwa mereka diselesaikan terlebih dahulu,
• Mendeteksi tugas yang menyebabkan keterlambatan dan memahami penyebabnya,
• Mendefinisikan 20% penyebab keterlambatan yang paling umum dan bekerja untuk menghilangkannya.

Metode Pareto sering divisualisasikan menggunakan diagram Pareto. Ini menggabungkan diagram batang dengan diagram garis, di mana:

• Pada sumbu X, misalnya, penyebab keterlambatan ditandai, diurutkan dari yang paling umum,
• Pada sumbu Y adalah jumlah kemunculannya dan persentase dari total jumlah keterlambatan,
• Diagram garis memudahkan untuk mengidentifikasi penyebab keterlambatan mana yang termasuk dalam dua puluh persen terpenting.

Metode ABC

Metode ABC melibatkan pelabelan tugas sesuai dengan pentingnya – kelas A, B, dan C. Kelas tugas:

• A – adalah yang paling penting dan memerlukan perhatian paling banyak,
• B – penting, tetapi kurang mendesak,
• C – tidak relevan dan dapat ditunda.

Ini memungkinkan Manajer Proyek untuk fokus pada tugas yang paling penting dan tidak membuang waktu pada yang kurang penting.

Metode ABC mudah diterapkan dan mudah dipahami. Ini sangat berguna dalam proyek dengan banyak tugas yang memiliki tingkat kepentingan yang serupa.

Metode Eisenhower

Metode Eisenhower, juga dikenal sebagai matriks Eisenhower, mungkin adalah alat yang paling banyak digunakan untuk memprioritaskan tugas, tujuan, dan bahkan seluruh proyek. Metode ini melibatkan pembagian tugas menjadi mendesak dan tidak mendesak, penting dan tidak penting, dan kemudian fokus pada tugas yang mendesak dan penting.

Ini biasanya disajikan dengan dua garis yang saling berpotongan membagi lembaran menjadi empat bagian.

	URGENT	DIPERBARUI
PENTING	Harus dilakukan segera	Harus dijadwalkan segera
TIDAK VALID	Harus didelegasikan atau dilakukan sesuai waktu yang memungkinkan	Harus ditolak

Manajer Proyek harus menentukan apakah tugas tersebut mendesak dan penting, hanya mendesak, hanya penting, atau tidak mendesak dan tidak penting sama sekali. Dengan cara ini, seseorang dapat fokus pada tugas yang paling penting dan tidak membuang waktu pada tugas yang memberikan sedikit kontribusi pada proyek.

Untuk menggunakan matriks Eisenhower secara efektif, Anda perlu secara teratur memperbarui status tugas yang ditempatkan di dalamnya. Ini karena sering kali sebuah tugas melompat ke kategori yang paling mendesak dalam semalam.

Ringkasan

Manajemen waktu dalam sebuah proyek mempengaruhi kualitas dan keberhasilan proyek, jadi Manajer Proyek harus mengetahui dan menggunakan alat seperti metode Pareto, metode ABC, dan metode Eisenhower, serta menjaga status semua tugas dalam proyek tetap terbarui. Untuk melakukan ini, ia harus terus berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat dan menyesuaikan jadwal untuk mengakomodasi perubahan yang mungkin terjadi.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.