Panduan langkah demi langkah tentang cara membuat dan mengelola dokumentasi produk | Manajemen produk #31

Apa itu dokumentasi produk?

Dokumentasi produk adalah kumpulan teks, visual, dan video yang menjelaskan produk, fungsinya, cara penggunaannya, dan detail relevan lainnya. Tujuan utama dari pembuatan dokumentasi adalah untuk membantu pengguna memahami cara menggunakan produk, terutama fitur-fitur canggihnya.

Dokumentasi sangat penting, terutama jika Anda sedang membuat produk digital yang tidak hanya akan melayani pengguna akhir tetapi juga terintegrasi dengan produk lain – misalnya, memungkinkan Anda mengekspor data ke aplikasi lain, atau menggunakan database lokal atau kontak.

Misalnya, dokumentasi untuk alat manajemen proyek mungkin mencakup informasi tentang cara membuat proyek baru, cara menambahkan anggota tim ke proyek dan memberikan izin kepada mereka untuk mengubah hanya tugas tertentu, cara menetapkan tugas kepada beberapa orang secara bersamaan, dan cara melacak kemajuan mereka.

Elemen dokumentasi produk

Dokumentasi produk dapat mencakup:

• Manual pengguna – dokumen yang memberikan informasi tentang fitur produk, instalasi, pengaturan, dan pemecahan masalah.
• Panduan pengguna – dokumen yang menjelaskan cara melakukan berbagai tugas dengan produk, seperti cara menggunakan program pengeditan foto atau cara bermain permainan komputer.
• Basis pengetahuan – kumpulan artikel atau halaman web yang menjawab pertanyaan yang sering diajukan atau memberikan informasi tambahan tentang produk. Contohnya adalah bagian “Pusat Bantuan” atau “Dukungan” di situs web. Ini juga sering digunakan sebagai sumber informasi untuk chatbot yang membantu pelanggan.
• FAQ – daftar pertanyaan yang sering diajukan dan jawaban tentang produk. Misalnya, situs web atau file PDF yang mencakup jawaban untuk pertanyaan seperti: “Bagaimana cara mereset kata sandi saya?”, “Bagaimana cara menghubungi dukungan pelanggan?” atau “Apa saja persyaratan sistem untuk produk ini?”.
• Tutorial – video, biasanya diposting di situs web perusahaan atau YouTube, yang menunjukkan cara menggunakan produk atau melakukan tugas tertentu.
• Diagram dan infografis – representasi grafis dari struktur, fungsi, atau proses produk. Misalnya, diagram yang menunjukkan opsi apa yang harus dipilih saat mengonfigurasi API.

Bagaimana cara membuat dokumentasi produk?

Memahami audiens target

Langkah pertama dalam membuat dokumentasi produk adalah memahami audiens yang akan dituju oleh dokumen ini. Jawablah pertanyaan berikut:

• Siapa yang akan menggunakan dokumen ini? – Apakah ini pengguna baru atau pengguna yang lebih berpengalaman?
• Pada titik mana pengguna akan mencari dokumen ini? Apakah mereka mencari informasi umum atau tambahan tentang kemampuan alat, atau solusi untuk masalah tertentu?
• Perangkat apa yang akan mereka gunakan? Jika itu perangkat seluler, apakah video cukup jelas?
• Apa kebutuhan dan harapan mereka? Apakah pengguna lebih suka menonton video dinamis atau melihat diagram?

Setelah Anda memahami audiens dan kebutuhan mereka, Anda dapat mulai membuat dokumentasi Anda. Misalnya, jika kelompok target Anda adalah pengguna pemula, dokumentasi harus dapat diakses di setiap langkah, ditulis dalam bahasa yang sederhana dan mudah dipahami, serta mencakup instruksi yang rinci.

Ingatlah bahwa dokumentasi yang terorganisir dengan baik tidak hanya membantu pengguna memahami produk tetapi juga menghemat waktu yang mungkin mereka habiskan untuk mencari jawaban atas pertanyaan mereka. Ini mengurangi churn, yaitu persentase di mana pelanggan berhenti berlangganan layanan.

Komunikasi yang jelas

Membuat dokumentasi produk yang efektif tidak hanya tentang memilih bentuk komunikasi yang tepat (misalnya, video, visual, basis pengetahuan), tetapi juga tentang menulis dan berkomunikasi dengan jelas dan ringkas. Prinsip dasar komunikasi yang efektif dalam dokumentasi produk adalah sebagai berikut:

• Gunakan bahasa yang sederhana – hindari bahasa teknis dan istilah yang rumit. Misalnya, alih-alih mengatakan “memulai proyek,” Anda bisa mengatakan “mulai proyek.”
• Jadilah spesifik – berikan contoh untuk membantu pengguna memahami cara menggunakan produk. Misalnya, alih-alih mengatakan “memungkinkan Anda menambahkan anggota tim ke proyek,” katakan “tambahkan anggota tim ke proyek dengan mengklik tombol hijau di bagian bawah halaman manajemen proyek” dan tambahkan tangkapan layar dengan petunjuk visual.
• Hindari suara pasif – suara aktif lebih mudah dipahami dan dibaca. Misalnya, alih-alih mengatakan “proyek dapat dimulai oleh manajer,” katakan “manajer dapat memulai proyek.”

Masih banyak prinsip lain yang harus diikuti, tetapi yang terpenting adalah mengingat bahwa dokumentasi produk yang efektif harus dapat dipahami oleh pengguna dan membantu mereka menggunakan produk dengan efektif.

Menggunakan visual dalam dokumentasi produk

Visual, seperti gambar, gif, video pendek, diagram, dan infografis, dapat sangat meningkatkan pemahaman tentang dokumentasi produk. Misalnya, tangkapan layar yang menunjukkan di mana tombol “Tambahkan Anggota Tim” berada di halaman dapat sangat membantu bagi pengguna baru. Saat membuat dokumentasi, gunakan juga judul yang jelas dan font yang sederhana untuk mengatur teks.

Memperbarui dan memelihara dokumentasi produk

Dokumentasi produk bukanlah dokumen statis. Ini harus diperbarui secara teratur untuk mencerminkan perubahan dalam produk. Pembaruan rutin sangat penting agar dokumentasi dapat memenuhi tujuannya. Misalnya, jika Anda memperkenalkan fitur baru ke perangkat lunak manajemen produk Anda, Anda harus memperbarui dokumentasi produknya untuk mengatasinya.

Menerbitkan dan mendistribusikan dokumentasi produk

Menerbitkan dan mendistribusikan dokumentasi produk sama pentingnya dengan membuatnya. Anda perlu memastikan bahwa dokumentasi Anda mudah diakses oleh pengguna, tidak peduli di mana mereka berada atau perangkat apa yang mereka gunakan. Misalnya, Anda dapat mengunggah dokumentasi produk Anda ke situs web Anda, atau mengirimkannya langsung kepada pengguna melalui email.

Sistem manajemen dokumen terbaik untuk manajer produk

Manajer produk memiliki banyak alat yang dapat membantu mereka membuat dan mengelola dokumentasi produk. Solusi populer termasuk:

• Google Docs adalah layanan berbasis cloud untuk membuat dan mengedit dokumen. Ini adalah alat yang populer untuk manajer produk karena Anda dapat mengaksesnya di perangkat mana pun dan dapat digunakan oleh beberapa anggota tim.

• Firmbee adalah alat manajemen proyek dan tim yang komprehensif yang memungkinkan pengguna menyelesaikan tugas dari mana saja di dunia secara real-time. Manajer produk dapat dengan mudah mengatur pekerjaan mereka dan rekan-rekan mereka, melacak kemajuan, mengontrol anggaran, dan melakukan proses rekrutmen.

• Notion adalah aplikasi manajemen tugas dan proyek yang dapat digunakan untuk melacak tugas, catatan, dan file. Notion adalah pilihan populer untuk manajer produk karena fleksibel dan dapat disesuaikan.

• Zendesk Guide adalah solusi layanan pelanggan yang dapat digunakan untuk membuat dan membagikan artikel basis pengetahuan. Zendesk Guide adalah pilihan populer bagi manajer produk karena memungkinkan mereka memberikan dukungan dan membantu pelanggan menyelesaikan masalah mereka.

Ringkasan

Membuat dan mengelola dokumentasi produk adalah tugas yang sering diremehkan. Banyak pengembang produk digital percaya bahwa produk yang dirancang dengan baik sudah jelas. Namun, dokumentasi produk harus lebih dari sekadar panduan pengguna.

Ini juga harus menjadi alat yang dapat membantu meningkatkan kesadaran pelanggan tentang produk dan menganalisis minat mereka terhadap fitur baru, serta jumlah tampilan artikel atau penjelasan tertentu. Analisis semacam itu membantu perusahaan mengelola produk mereka dengan lebih baik dan meningkatkan pengalaman pengguna. Jadi, sangat berharga untuk meluangkan waktu dan usaha untuk membuat dokumentasi produk yang efektif yang dapat melayani Anda dan pengguna Anda.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.