Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya | #38 Memulai manajemen proyek

Analisis risiko membantu meningkatkan peluang keberhasilan penyelesaian proyek. Tapi jenis risiko apa yang dapat mengancam sebuah proyek? Alat apa yang digunakan untuk mengidentifikasinya tepat waktu?

Analisis risiko – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Jenis risiko dalam proyek
3. Risiko teknis
4. Risiko sumber daya
5. Risiko lingkungan bisnis
6. Alat analisis risiko
7. Diagram Ishikawa
8. Matriks risiko
9. Ringkasan

Pendahuluan

Analisis risiko adalah komponen kunci dari manajemen proyek karena memungkinkan:

• identifikasi,
• penilaian dan
• menanggapi risiko potensial, yang jika diabaikan dapat menggagalkan seluruh proyek.

Menurut laporan Project Management Institute (PMI) tahun 2021, hampir setengah dari proyek gagal mencapai tujuannya, dan lebih dari setengahnya tertinggal dari jadwal atau melebihi anggaran.

Jenis risiko dalam proyek

Tiga jenis risiko yang paling umum mempengaruhi sebagian besar proyek perusahaan adalah:

• Risiko teknis – mengacu pada masalah yang terkait dengan perangkat lunak, perangkat keras, atau proses yang dapat menghalangi pelaksanaan proyek
• Risiko sumber daya – mencakup masalah yang terkait dengan ketersediaan sumber daya, seperti karyawan, anggaran, atau waktu
• Risiko lingkungan bisnis – berkaitan dengan masalah seperti perubahan regulasi atau persaingan.

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing untuk melihat bagaimana cara mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi setiap jenis risiko.

Risiko teknis

Untuk secara efektif mengidentifikasi dan menganalisis risiko teknis, Anda harus melakukan analisis mendetail terhadap spesifikasi teknis proyek dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Tugas apa yang memerlukan penggunaan teknologi inovatif?
• Apakah organisasi memiliki tim untuk mengembangkan, menerapkan, dan mengoperasikan sisi teknologi proyek? Jika tidak,
• Penyedia solusi mana yang harus dipilih dan bagaimana merumuskan kontrak dengan kontraktor?

Anda juga harus melakukan analisis risiko berbasis skenario untuk menemukan masalah potensial dan konsekuensinya. Untuk meminimalkan risiko teknis, perhatikan khususnya kontrol kualitas dalam proyek, dan sediakan pengujian dan pemeliharaan secara berkala. Rencana darurat juga dapat dipertimbangkan. Manajer Proyek juga harus mengikuti perkembangan inovasi teknologi dan berkonsultasi dengan para ahli di bidang di mana proyek dilaksanakan.

Risiko sumber daya

Meminimalkan risiko sumber daya memerlukan analisis ketersediaan spesialis dan pekerja terampil, ketersediaan anggaran yang realistis, dan waktu untuk pelaksanaan tugas yang tidak terputus.

Ketika menganalisis jenis risiko ini, Manajer Proyek harus mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah organisasi memiliki cukup spesialis di bidang kunci proyek, seperti pemrograman, desain, atau pembiayaan, misalnya?
2. Apakah ada prosedur dan alat yang memadai untuk manajemen sumber daya, seperti perencanaan sumber daya atau pelaporan?
3. Apakah anggaran proyek mencakup dana yang cukup untuk merekrut atau mengalihdayakan sumber daya sesuai kebutuhan?

Risiko terkait lingkungan bisnis

Risiko bisnis terutama terkait dengan munculnya perkembangan dinamis dari persaingan. Mereka juga dapat merujuk pada regulasi baru yang mempengaruhi anggaran atau waktu proyek. Contoh yang baik adalah kebutuhan untuk sertifikasi solusi atau prosedur resmi yang mendahului pengenalan hasil ke pasar atau kebutuhan untuk melanjutkan proyek.

Pertanyaan contoh yang dapat membantu Manajer Proyek menganalisis risiko bisnis adalah sebagai berikut:

1. Apakah kita menyadari potensi perubahan regulasi di industri di mana proyek kita beroperasi?
2. Apakah kita telah menganalisis potensi ancaman dari pesaing, seperti produk atau layanan baru?
3. Apakah kita memiliki rencana darurat jika terjadi perubahan yang merugikan di lingkungan bisnis, seperti penurunan permintaan untuk produk atau layanan kita?

Alat analisis risiko

Untuk analisis risiko awal, SWOT yang banyak diterapkan akan bekerja dengan baik. Namun, ketika melakukan diagnosis menyeluruh terhadap risiko teknologi, sumber daya, dan bisnis, lebih baik memilih alat khusus yang didedikasikan. Berikut adalah yang terkenal karena efektivitasnya:

• Diagram Ishikawa juga disebut diagram ikan karena bentuknya yang khas, dan
• Matriks risiko.

Diagram Ishikawa

Diagram Ishikawa adalah alat untuk mengidentifikasi dan menganalisis penyebab masalah dan risiko potensial. Ini dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang insinyur Jepang dan konsultan kualitas. Ishikawa adalah seorang pengajar dan ahli manajemen kualitas yang terkenal serta pencipta banyak alat dan metode terkait kualitas lainnya, seperti diagram Pareto dan diagram histogram. Ishikawa bekerja terutama di industri, tetapi alat dan metodenya juga ditemukan aplikasinya di bidang lain, termasuk manajemen proyek.

Diagram Ishikawa menyajikan masalah dalam bentuk grafik sebab-akibat, dari mana Anda dapat mengekstrak penyebab utama masalah. Di antara hal-hal lain, ini dapat memberikan penilaian yang bertujuan untuk menemukan risiko teknis. Ini karena dapat mengidentifikasi potensi kekurangan atau masalah yang terkait dengan teknologi dan menentukan penyebabnya.

Matriks risiko

Matriks risiko pertama kali muncul pada tahun 1950-an di industri dirgantara, di mana ia diterapkan untuk menilai risiko keselamatan penerbangan. Alat ini populer tidak hanya dalam manajemen proyek tetapi juga dalam bisnis, sains, atau analisis keselamatan.

Matriks risiko memungkinkan Anda untuk menentukan tingkat risiko untuk setiap bahaya dengan memberikan bobot berdasarkan probabilitas terjadinya dan dampaknya. Ini adalah tabel sederhana di mana baris mewakili berbagai risiko dan kolom mewakili probabilitas terjadinya dan dampak.

Diagram matriks risiko terdiri dari kotak-kotak yang mewakili risiko individu. Setiap bahaya ditempatkan di salah satu dari empat kotak yang sesuai dengan tingkat risiko:

• rendah,
• sedang,
• tinggi atau
• sangat tinggi.

Kotak-kotak tersebut memberikan informasi tentang probabilitas terjadinya dan konsekuensi dari risiko. Dengan menggunakan matriks risiko, Manajer Proyek dapat mengidentifikasi risiko apa yang terkait dengan proyek dan mempertimbangkan tindakan apa yang harus diambil untuk meminimalkannya.

Ringkasan

Analisis risiko mengidentifikasi, menilai, dan menanggapi risiko potensial yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek. Namun, volatilitas lingkungan bisnis saat ini membuat semakin sulit untuk menganalisis dan menarik kesimpulan dengan akurat. Jenis risiko baru muncul terkait dengan, misalnya, keamanan siber, inflasi, atau ketersediaan bahan baku. Oleh karena itu, penting untuk diingat bahwa