Kalender AI. Bagaimana cara mengoptimalkan waktu Anda di perusahaan? | AI dalam bisnis #107

Bagaimana kalender AI dapat membantu manajemen waktu?

Kalender AI dapat secara signifikan meningkatkan manajemen waktu perusahaan Anda. Bagaimana? Pertama, dengan mempersonalisasi jadwal karyawan. Dengan menganalisis data historis tentang kebiasaan dan produktivitas orang, kalender AI dapat menyesuaikan jadwal mereka untuk memaksimalkan produktivitas. Ini juga dapat mengotomatiskan penjadwalan tugas, dengan mempertimbangkan beberapa faktor penting seperti tenggat waktu, prioritas, dan ketergantungan tugas.

Lebih dari itu, menurut studi, sebanyak 60% waktu kerja dihabiskan untuk hal-hal seperti merespons email, berpartisipasi dalam rapat yang tidak perlu, dan mencari informasi dalam kumpulan file yang kacau. Tugas rutin ini dapat berhasil diotomatisasi dengan kalender AI.

Jadi, apa tantangan terbesar dalam menerapkan solusi semacam itu? Pertama-tama, kebiasaan saat ini – Anda harus mengatur ulang rutinitas Anda dan mengubah cara Anda melakukan tugas harian. Biaya juga bisa menjadi tantangan. Alat berbasis AI tidaklah murah. Selain itu, privasi data yang perlu dibagikan dengan kalender semacam itu mungkin menjadi perhatian.

Namun, sebagian besar produsen meyakinkan bahwa mereka mengikuti standar keamanan yang ketat dan bahwa informasi hanya digunakan untuk mengoptimalkan jadwal pengguna.

Sinkronisasi kalender tim. Clockwise

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan bukanlah manajemen waktu, tetapi kesulitan menemukan tanggal yang sama untuk rapat yang perlu dihadiri oleh kelompok orang yang lebih besar. Di sinilah Clockwise (https://www.getclockwise.com/) berperan, sebuah aplikasi yang secara otomatis menganalisis kalender anggota tim dan menyarankan waktu yang nyaman bagi semua orang untuk bertemu. Lebih dari itu, ia terus memantau jadwal karyawan dan, jika perlu, menjadwalkan ulang acara fleksibel untuk memberi ruang bagi rapat prioritas.

Clockwise adalah alat produktivitas yang mengoptimalkan jadwal individu dan tim untuk membebaskan waktu untuk pekerjaan mendalam tanpa tugas yang mengganggu yang memecah hari menjadi momen-momen singkat. Ini berfungsi seperti asisten penjadwalan yang memahami preferensi pengguna dan berusaha untuk mengkonsolidasikan acara yang tidak perlu dilakukan pada waktu tertentu. Clockwise dengan cepat menghitung waktu terbaik untuk rapat, tugas, dan pekerjaan mendalam. Ini dilakukan untuk seluruh tim dan organisasi, sehingga semakin banyak orang yang menggunakannya, semakin pintar ia menjadi.

Ini memberikan setiap anggota tim kalender yang jelas dan membuatnya jauh lebih mudah untuk menjadwalkan rapat bersama. Menurut data yang dikumpulkan oleh Clockwise, kemampuan untuk secara otomatis menyarankan janji saja menghemat hingga 19 hari kerja per tahun! Ini menunjukkan potensi penggunaan AI untuk menyinkronkan kalender tim.

Sumber: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Menjadwalkan rapat dengan pelanggan. Kronologic

Menjadwalkan janji dengan pelanggan bisa menjadi tugas yang menakutkan. Terkadang pelanggan yang paling sibuk adalah yang paling berharga bagi perusahaan, tetapi sangat sulit untuk menemukan tanggal yang cocok bagi mereka untuk bertemu dengan tenaga penjual kami.

Dalam situasi seperti itu, aplikasi bernama Kronologic (https://www.kronologic.com/) datang untuk menyelamatkan, yang dapat sepenuhnya mengotomatiskan proses pengaturan rapat dengan prospek. Pertama, ia menyarankan slot waktu yang paling nyaman berdasarkan analisis kalender kedua belah pihak. Kedua, jika rapat perlu dijadwalkan ulang, Kronologic secara mandiri melakukan korespondensi email mengenai hal tersebut hingga tanggal yang saling memuaskan ditetapkan.

Kronologic adalah platform yang mempercepat penjualan dengan secara otomatis mengirimkan email undangan, menggunakan AI untuk bernegosiasi perubahan waktu rapat, dan mengoordinasikan semuanya di seluruh tim. Dengan Kronologic, perusahaan dapat melihat dan mengelola tim di beberapa lokasi, mengidentifikasi prospek, dan mengirimkan pemberitahuan otomatis kepada perwakilan penjualan melalui portal terpusat.

Dengan cara ini, tenaga penjual dapat fokus pada persiapan untuk rapat, daripada membuang waktu mencoba menjadwalkan janji. Terutama karena jumlah prospek yang harus diproses sering mencapai beberapa ratus per bulan!

Menurut statistik, menggunakan Kronologic dapat meningkatkan konversi janji hingga 17%. Seperti yang Anda lihat, menjadwalkan janji dengan pelanggan yang selalu sibuk adalah area lain di mana AI dapat melakukan keajaiban.

Sumber: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Bagaimana kalender AI dapat mengubah cara perusahaan Anda mengelola waktu?

Titik nyeri lain dari tim besar yang terdistribusi adalah terkadang kesulitan dalam mengelola tugas secara efisien. Dalam situasi seperti itu, Trevor (https://www.trevorai.com/) dapat berguna untuk mengoptimalkan penggunaan waktu kerja. Ini memudahkan dan intuitif untuk memvisualisasikan dan memprioritaskan semua tugas yang saat ini bersaing untuk perhatian kita. Lebih dari itu, kalender AI ini secara otomatis memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Ini juga mengingatkan kita tentang tenggat waktu yang akan datang.

Trevor AI adalah perencana harian yang intuitif yang menggunakan teknologi pemblokiran waktu berbasis AI untuk membantu Anda menjadwalkan tugas antara daftar tugas dan kalender waktu nyata Anda. Trevor AI menyeimbangkan presisi penjadwalan manual dengan kenyamanan penjadwalan otomatis. Saran cerdasnya menjaga alur kerja Anda seimbang dan memudahkan untuk memutuskan kapan menjadwalkan tugas mana.

Trevor AI sangat baik dalam pemblokiran waktu, memungkinkan pengguna untuk fokus pada satu tugas pada satu waktu tanpa gangguan. Ini sangat baik untuk produktivitas dan menghilangkan kebutuhan untuk multitasking, yang telah ditunjukkan oleh penelitian dapat secara signifikan mengurangi efisiensi kerja.

Sumber: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Ringkasan

Seperti yang Anda lihat, kalender AI dapat secara signifikan meningkatkan manajemen waktu dan meningkatkan produktivitas di tim besar yang terdistribusi. Ini mengotomatiskan banyak tugas rutin, memungkinkan karyawan untuk fokus pada pengembangan bisnis mereka dan berurusan dengan pelanggan.

Oleh karena itu, patut dipertimbangkan penerapan solusi semacam itu, yang, meskipun dengan biaya awal, akan terbayar secara signifikan seiring waktu dalam bentuk peningkatan efisiensi organisasi yang terukur. Sinkronisasi kalender, penjadwalan janji otomatis, atau dukungan dalam manajemen tugas hanyalah beberapa aplikasi dari kalender AI, yang memiliki potensi untuk merevolusi pendekatan terhadap perencanaan waktu kerja di organisasi modern.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.